論信息系統(tǒng)項目范圍管理

焦江

【摘要】 2015年10月，我作為項目經(jīng)理參與了**省**市人民防空辦公室的指揮平臺升級改造項目的建設(shè)，該項目投資約300萬元人民幣，建設(shè)工期3個月。該項目建設(shè)了地上指揮所、地下指揮所和機動指揮車“三位一體”指揮體系；實現(xiàn)了既有視頻信號和新增視頻信號均可高清數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)傳輸；以及地上指揮平臺和地下指揮平臺分布式控制等功能，極大的提高了該單位在實際指揮和演習過程中指揮命令的快速下發(fā)和協(xié)調(diào)。該項目于2016年1月通過驗收。本文以該項目為例，結(jié)合我的實際經(jīng)驗，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的范圍管理。

【關(guān)鍵字】 信息系統(tǒng) 項目 范圍

2015年10月，我作為項目經(jīng)理參與了**省**市人民防空辦公室的指揮平臺升級改造項目的建設(shè)，該項目投資約300萬元人民幣，建設(shè)工期3個月。通過該項目的建設(shè)，主要實現(xiàn)了以下幾個功能：1、地上與地下指揮所通過有線通信實現(xiàn)音視頻的互聯(lián)互通；地上指揮所和機動指揮車視距通過無線短波圖傳，單兵4G和衛(wèi)星通信（動中通）實現(xiàn)音視頻互聯(lián)互通。2、既有視頻信號和新增信號源均實現(xiàn)數(shù)字化高清網(wǎng)絡(luò)傳輸。跳出以往通過高清、標清視頻矩陣的束縛，對視頻信號源通過IP的形式直接通過網(wǎng)絡(luò)處理器傳輸?shù)礁黠@示單元大屏幕上顯示。3、地上指揮所、地下指揮所均可直接控制三個指揮單元的信號傳輸，通過分布式控制器與信令主機的通信，擺脫先前以地上指揮所為通信樞紐的模式，實現(xiàn)分布式控制。在本項目中范圍管理尤為重要，我作為項目經(jīng)理，除對其余管理領(lǐng)域進行恪盡職守的管理外，特別對范圍管理從制定范圍管理計劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認和范圍控制五個方面進行了管理。

一、制定范圍管理計劃

范圍管理計劃，是項目管理計劃的重要組成部分，防止項目在實施過程中出現(xiàn)范圍定義不清、范圍蔓延，影響項目的完成。在正式制定計劃之前，我查閱了項目章程及初步范圍說明書，查找了公司的組織過程資產(chǎn)，根據(jù)項目特點再結(jié)合以往的項目經(jīng)驗制定出了一份初步計劃，隨后召集所有項目干系人對計劃進行修改和完善，最終完成了一份詳細的、科學的范圍管理計劃。

二、范圍定義

一個成功的項目，應該需要在項目前期定義一個明確的項目范圍以及詳細描述，形成項目詳細的范圍說明書。在項目的早期階段我?guī)ьI(lǐng)項目團隊，進駐客戶現(xiàn)場進行研討，查看了先前的信息化集成用戶說明，現(xiàn)場觀摩指揮平臺操作，然后召集了項目干系人進行業(yè)務交流收集意見需求。我用原型法將收集到的信息做成項目DEMO，以PPT形式演示系統(tǒng)升級后實現(xiàn)的功能，形成需求文件。做好文件后召集項目主要干系人對系統(tǒng)功能做評價，并根據(jù)客戶要求不斷改進系統(tǒng)功能，最終形成了雙方認可的完整的項目范圍說明書。

三、創(chuàng)建WBS

我根據(jù)項目的特點，利用公司整理出的WBS模板，召集公司相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液晚椖扛上等苏匍_會，最終決定把項目的可交付物作為WBS分解的第一層內(nèi)容，形成一個樹形 WBS。按照項目功能劃分工作組，參照8/80小時原則，以一個較粗的粒度進行項目控制，實現(xiàn)無遺漏且相同層次的工作單元應有可比性且無交叉從屬。有的功能實現(xiàn)需其它功能完成后方能實現(xiàn)，則需要采用滾動波式計劃的方法。例如：地上指揮所、地下指揮所和機動指揮車互聯(lián)互通需在綜合布線、顯示單元高清改造、視頻信號數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理等工作完成后方能開展綜合調(diào)試，所以我們將軟件安裝、調(diào)試作為近期完成的工作，綜合測試作為遠期工作。最后項目的范圍說明書、WBS和WBS字典經(jīng)雙方確認后裝訂成冊并形成范圍基線。

四、范圍確認

范圍確認是一種階段性的驗收，但又是件很困難的事。我們希望客戶能盡快確認以便開展后續(xù)工作，而客戶則認為什么都沒看到無法確認。對此，我通過兩方面溝通解決這個問題。一方面，我通過和客戶方主任多次解釋，雖然項目范圍確認是正式的，但并不意味著項目范圍一成不變，只要走標準的變更流程且審批通過，均可以變更。另一方面，我要求項目團隊重點對客戶的潛在操作人員多進行溝通，認真進行操作培訓，詳細介紹項目的實現(xiàn)，用他們?nèi)ビ绊懣蛻魧椖康恼J知。這樣消除了客戶的顧慮，高效地完成項目確認。

五、范圍控制

范圍控制就是監(jiān)控項目范圍狀態(tài)，管理范圍基線變更的過程。因此在項目中，我定期組織召開項目狀態(tài)評審會審查項目的范圍，通過和范圍基線的對比找出偏差。例如：在一次狀態(tài)審查會上，我發(fā)現(xiàn)項目的某個功能模塊中，實施小組正在添加一項視頻信號定時輪巡的功能，但是這個在合同里根本沒有，我又查了項目的系統(tǒng)變更日志，也未找到又類似的變更記錄，于是我參照責任分配矩陣，找到相關(guān)實施人員詢問原因，得知此功能是客戶臨時直接跟我們的程序員提出的要求，沒有經(jīng)過變更，不符合規(guī)定流程，于是我找到了甲方說明情況，經(jīng)過商議決定將此需求作為補充走變更流程。事后我專門開會強調(diào)了范圍基準，以及變更流程的重要性。

經(jīng)過3個月的不懈努力，項目最終于2016年1月通過驗收。并且在隨后的軍地聯(lián)合演習中圓滿完成任務。項目的最終順利完成，得益于我在項目中采用科學的范圍管理方法和技術(shù)。但是過程中也有一些不足，經(jīng)過我方多次解釋項目才得以順利進行。今后我將加強溝通和進度方面的學習和知識積累，不斷提高自身的項目管理水平，力爭為信息化建設(shè)做出更多的貢獻。