地方高校秘書隊伍現(xiàn)狀與專業(yè)培訓(xùn)研究

郭麥霞

摘 要：通過對地方高校秘書隊伍現(xiàn)狀進(jìn)行抽樣調(diào)查、訪談，分析了地方高校秘書隊伍的現(xiàn)狀及存在的主要問題。對秘書隊伍進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的必要性進(jìn)行了研究，并就怎樣加強(qiáng)地方高校秘書隊伍培訓(xùn)提出了相應(yīng)對策，以期為提高地方高校管理隊伍整體水平提供有益探索。

關(guān)鍵詞：地方高校；秘書隊伍；建設(shè)；培訓(xùn)；管理水平

中圖分類號：G648.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1008-3561（2016）29-0098-02

作為高校管理隊伍一支不可或缺的力量，高校秘書活躍在校（院）各級的行政部門，承擔(dān)著越來越重要的職責(zé)。高校秘書在學(xué)校（學(xué)院）領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，服務(wù)于學(xué)校工作的方方面面，肩負(fù)著輔助決策、承辦文書、會務(wù)等常規(guī)性及程序化工作等職責(zé)。自1999年5月起，教育部大幅度擴(kuò)大了高等教育招生規(guī)模，由此引發(fā)和加劇了教育管理難度。由于管理事物增多，使得高校本來緊張的師資又增添了負(fù)擔(dān)，學(xué)校管理手段和管理人員隊伍素質(zhì)呈現(xiàn)出與招生規(guī)模迅速擴(kuò)大不相適應(yīng)的問題，高校秘書隊伍在高校管理中面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。結(jié)合地方新建本科院校實(shí)際，剖析地方高校秘書隊伍的現(xiàn)狀，以及秘書隊伍建設(shè)所面臨的問題及發(fā)展對策。

一、地方高校秘書隊伍構(gòu)成

隨著高等教育由“精英教育”向“大眾教育”的過渡，許多地方性學(xué)校紛紛轉(zhuǎn)型，升級、合并，擴(kuò)大招生規(guī)模，成為擴(kuò)招大軍中重要的一支力量。但規(guī)模的擴(kuò)大需要增加師資，如果生師比提高過快而師資跟不上、管理跟不上，有可能會因師資規(guī)模增加過快而導(dǎo)致整體辦學(xué)水平的下降，從而影響教學(xué)質(zhì)量。近年來，伴隨著高等教育日新月異的發(fā)展，高教管理體制改革也受到了關(guān)注。地方高校管理隊伍構(gòu)成體現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)，秘書隊伍也是如此。秘書隊伍既有來自高等院校畢業(yè)的高學(xué)歷教育背景人才，也有由于校際合并而產(chǎn)生的一大批非專業(yè)人員和素質(zhì)偏低的管理人員，這些使得地方高校秘書隊伍整體專業(yè)素質(zhì)良莠不齊。由于很多高校重視教師隊伍專業(yè)化建設(shè)工作，而對管理隊伍專業(yè)化建設(shè)工作缺乏重視，使得許多新建本科院校管理制度落后，管理層面的激勵機(jī)制不健全，使秘書群體在高校行政管理中面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

二、地方高校秘書培訓(xùn)的必要性

1. 提高秘書自身素質(zhì)的需要

地方高校的秘書隊伍構(gòu)成的多樣性特征注定了必須加強(qiáng)秘書隊伍的培訓(xùn)。對于通過統(tǒng)一招聘新進(jìn)入院校的秘書人員來說，雖然具有較高的學(xué)歷層次，但許多人并不是學(xué)的高教管理專業(yè)，有的是文科生，有的是理科生，有的是工科生，對從事管理工作的知識和技能需從零學(xué)起。對于常規(guī)性工作固然可以通過實(shí)踐經(jīng)驗的積累，依靠老同志的帶領(lǐng)逐步掌握，但管理畢竟是一門科學(xué)，只有通過系統(tǒng)的培訓(xùn)，才能使新入職的秘書盡快找到工作定位，成長為一個優(yōu)秀的秘書。對于從其他崗位轉(zhuǎn)崗或高校引進(jìn)人才解決家屬安排而進(jìn)入秘書崗位的工作人員，進(jìn)行培訓(xùn)更是迫在眉睫的事情。高校不同于其他行政部門，高校秘書需要面對的是高水平、高層次、高學(xué)歷的工作對象，僅僅有踏實(shí)認(rèn)真的工作態(tài)度是不能解決工作中的實(shí)際問題的，只有不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，獲得相關(guān)的管理知識，才能勝任高校管理工作。

2. 地方高校發(fā)展的必然要求

地方高校經(jīng)過發(fā)展初期的招生規(guī)模擴(kuò)大、校園基礎(chǔ)設(shè)施擴(kuò)張、辦學(xué)層次提升后，許多由快速發(fā)展帶來的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來，管理方面的問題最為明顯。地方高校在擴(kuò)招過程中伴隨著各種資源的嚴(yán)重短缺，所以在學(xué)校發(fā)展策略上就有所取舍和側(cè)重，往往將學(xué)校的優(yōu)勢資源投入到保障教師教學(xué)水平的提高方面來，對管理和服務(wù)水平的重視程度較低，長此以往，地方高校的管理和服務(wù)水平越來越跟不上學(xué)校飛速發(fā)展的步伐，嚴(yán)重制約了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。就全國高等教育發(fā)展的現(xiàn)狀來看，盲目擴(kuò)張造成了許多高校在專業(yè)設(shè)置上貪大、貪多、貪全，專業(yè)設(shè)置重復(fù)、功利化，造成了資源的浪費(fèi)，同時也面臨著生源萎縮的窘境。轉(zhuǎn)型發(fā)展已成為地方高校必須面對的一個問題。地方高校只有重視管理人員培訓(xùn)，彌補(bǔ)學(xué)校在管理力量上的短板，才能使地方高校獲得可持續(xù)發(fā)展的動力，秘書隊伍作為高校管理人員的一支重要力量，加強(qiáng)培訓(xùn)勢在必行。

三、地方高校秘書培訓(xùn)的現(xiàn)狀

1. 主管部門對秘書培訓(xùn)不夠重視

盡管各地方高校都意識到管理隊伍對學(xué)校發(fā)展所起到的重要作用，但重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。以我省舉辦的各類培訓(xùn)來說，秘書方向組織的統(tǒng)一培訓(xùn)這幾年只有“甘肅省《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》暨最新公文知識培訓(xùn)班”一次，且只是針對專職從事秘書工作的人員，并不適用于教學(xué)單位及教學(xué)輔助單位的人員。其他偶然性的培訓(xùn)，也大多具有較強(qiáng)的針對性和專業(yè)性，例如，高等教育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作培訓(xùn)、全省檔案工作培訓(xùn)等，這些培訓(xùn)基本上都是為完成某一具體任務(wù)而進(jìn)行的，并沒有開展系統(tǒng)性的管理知識專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。與思想政治輔導(dǎo)員培養(yǎng)相比，地方高校秘書的培訓(xùn)一直停留在低水平，因而秘書隊伍整體業(yè)務(wù)素質(zhì)長期得不到提高，管理水平停留在較低層次上。

2. 地方高校秘書對培訓(xùn)的重要性認(rèn)識不足

高學(xué)歷的秘書人員往往認(rèn)為自己有了碩士學(xué)歷、博士學(xué)歷，在管理人員中已經(jīng)屬于高學(xué)歷了，對組織的管理培訓(xùn)不夠重視，即使參加也是應(yīng)付差事，從心理上沒有引起高度重視。而低學(xué)歷的管理人員則認(rèn)為管理工作無非是照章辦事、執(zhí)行任務(wù)、許多事情有既定規(guī)則和程序，時間長了誰都會，所以也不重視。由于對管理工作缺乏重視，因循守舊，沒有創(chuàng)新和競爭的激情，行動逐漸積淀了惰性，只是忙于應(yīng)付眼前繁重瑣碎的事務(wù)性工作而忽視自身素質(zhì)的提高。加之秘書工作的具體、隨機(jī)性很大，許多秘書認(rèn)為管理知識、理論培訓(xùn)與所從事的工作聯(lián)系不緊密，針對性不強(qiáng)，因此對培訓(xùn)的積極性不高，培訓(xùn)效果也不佳。

3. 地方高校秘書工作繁忙，無暇顧及培訓(xùn)

許多剛升本的地方本科院校往往在學(xué)校工作重心上側(cè)重于教學(xué)，而對管理隊伍的配備大打折扣。地方高校普遍存在辦公室工作人手少、工作量大的情況，特別是綜合辦公室事務(wù)更為龐雜。這就使得秘書工作經(jīng)常處于高速運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，每一個秘書都有必不可少的例行工作和臨時工作，每個人的缺席都會引起工作的停滯或失誤。學(xué)校辦公室每天除了常規(guī)工作外，還經(jīng)常有計劃外的事情需要臨時處理，而且通常比較緊急，所以不得不去解決這些突發(fā)性事情，常規(guī)性工作只有通過加班加點(diǎn)來做，往往比其他工作人員承擔(dān)著更大的壓力和責(zé)任。例如，秘書要承擔(dān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、致辭等寫作工作，而且許多領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣了熟悉的秘書處理事務(wù)，擔(dān)心秘書外出會影響工作，所以即使有培訓(xùn)的機(jī)會，也會因工作脫不開身而耽誤，學(xué)校本身也沒有精力組織集中培訓(xùn)。

4. 地方高校秘書人員流動性大，隊伍不穩(wěn)定

高校秘書隊伍建設(shè)是做好學(xué)校管理工作的組織保證和基本保障。但相對于高校教師來說，新加入管理隊伍的高校秘書雖然具有和教師同樣的學(xué)歷文憑，但待遇上有較大差距。許多新升本地方院校為了調(diào)動一線工作教師的積極性，在獎金、津貼分配上傾向于教學(xué)人員，使得教師待遇與從事行政管理工作的人員拉開了很大距離，造成高學(xué)歷的秘書心理上的落差。另外，秘書工作繁雜瑣碎，經(jīng)常加班加點(diǎn)，一旦從事秘書工作，很難有精力再從事專業(yè)研究，有的被迫停止了專業(yè)研究。加之許多學(xué)校對管理人員的職務(wù)、職稱晉升不重視，甚至人為設(shè)置障礙，相對于教師成熟穩(wěn)定的職稱晉升體系，秘書人員往往對工作前景的不確定憂心忡忡，很難全身心投入到管理工作中去。所以，地方高校秘書隊伍的年輕同志流動性較大，人員流失非常嚴(yán)重，造成“年年招人，年年缺人”現(xiàn)象，培訓(xùn)也就流于形式。

四、地方高校加強(qiáng)秘書培訓(xùn)的思考

新升本的地方性本科院校只有進(jìn)一步加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，提高學(xué)校整體管理水平，才能使學(xué)校擴(kuò)招帶來的量的增長真正轉(zhuǎn)化為學(xué)校核心競爭力的提高，真正提高學(xué)校的綜合辦學(xué)實(shí)力。所以，建立起一支專業(yè)化、高素質(zhì)的辦公室秘書隊伍，對提高學(xué)校管理水平有著極其重要的作用。只有通過科學(xué)合理地對秘書人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高培訓(xùn)效果，建立專業(yè)化的秘書隊伍，促進(jìn)管理工作由經(jīng)驗管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，才能使學(xué)校做到可持續(xù)發(fā)展。

1. 建立健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，重視秘書隊伍培訓(xùn)

高校秘書作為高校管理人員的一支重要力量，學(xué)校必須把秘書培訓(xùn)工作納入高校管理的日程安排上來，只有把秘書的培訓(xùn)、培養(yǎng)和教育提高到事關(guān)本校轉(zhuǎn)型發(fā)展及可持續(xù)發(fā)展的大局來認(rèn)識，才能確保高校秘書培訓(xùn)教育工作的制度化、規(guī)范化。人事管理部門要制訂秘書培訓(xùn)工作計劃，創(chuàng)設(shè)條件讓秘書參加校外交流與合作，提高秘書整體素質(zhì)，為學(xué)校可持續(xù)發(fā)展提供管理人才的儲備。作為地方高校行政主管部門的教育廳、人社廳，應(yīng)當(dāng)將秘書隊伍建設(shè)和師資隊伍建設(shè)放在同等的位置，提高對秘書人員進(jìn)行培訓(xùn)的重視程度，擴(kuò)大秘書參加培訓(xùn)的范圍，提高培訓(xùn)水平。同時，地方高校要做好秘書人員的職稱評審、職務(wù)晉升、學(xué)歷學(xué)位進(jìn)修、實(shí)際收入等方面的保證工作，確保秘書隊伍的穩(wěn)定性，才能使受過系統(tǒng)培訓(xùn)的秘書人員留得住。只有建立健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，才能使秘書培訓(xùn)工作在實(shí)踐中得到真正的貫徹落實(shí)。

2. 建立多樣化的培訓(xùn)方式

地方高校要結(jié)合本校的實(shí)際情況，根據(jù)行政秘書和教學(xué)秘書的不同特點(diǎn)確定培訓(xùn)的方式，通識課程培訓(xùn)可采用集體培訓(xùn)的方式進(jìn)行，專業(yè)性強(qiáng)的則進(jìn)行分類培訓(xùn)。設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容后，可根據(jù)行政秘書與教學(xué)秘書不同的工作性質(zhì)，將培訓(xùn)內(nèi)容分解到各個部門進(jìn)行學(xué)習(xí)，培訓(xùn)由大家共同參與，每位員工都是老師，各自負(fù)責(zé)一部分主講內(nèi)容，通過集體參與的方式展開集體討論，總結(jié)長處，改進(jìn)不足，不斷完善。針對辦公室工作程序性、傳承性強(qiáng)的特點(diǎn)，可采用導(dǎo)師制，對新進(jìn)人員、崗位輪換、缺乏崗位經(jīng)歷或?qū)徫磺闆r不熟的員工，通過帶崗者的言傳身教使其獲取實(shí)踐經(jīng)驗，盡快達(dá)到崗位要求。針對辦公事務(wù)繁雜不便組織統(tǒng)一培訓(xùn)的特點(diǎn)，可有效利用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程教育資源，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)資源共享。由培訓(xùn)中心選擇合適的遠(yuǎn)程教育網(wǎng)絡(luò)，選擇適合本單位需求的秘書培訓(xùn)課程進(jìn)行分散學(xué)習(xí)。同時，要科學(xué)合理安排培訓(xùn)內(nèi)容，針對高校行政秘書與教學(xué)秘書崗位的不同而設(shè)置不同的專業(yè)性培訓(xùn)課程。對教學(xué)秘書的培訓(xùn)，應(yīng)側(cè)重于與學(xué)生工作的相關(guān)性，突出大學(xué)生心理健康、大學(xué)課程設(shè)置、專業(yè)培養(yǎng)等特征。

3. 建立考評機(jī)制，促進(jìn)培訓(xùn)成果轉(zhuǎn)化

對地方高校秘書隊伍進(jìn)行培訓(xùn)的目的是提升學(xué)校管理水平，提高管理工作效率，把相關(guān)的管理的理論知識、管理經(jīng)驗運(yùn)用于學(xué)校管理工作實(shí)踐。只有關(guān)注秘書人員在工作領(lǐng)域上取得的成果，鼓勵秘書在原有的知識架構(gòu)基礎(chǔ)上不斷豐富創(chuàng)新，熱愛本職崗位，將專業(yè)素養(yǎng)與管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，才能塑造一批精明強(qiáng)干、業(yè)務(wù)精、底子扎實(shí)的秘書隊伍。每年年終都要有的放矢地做好相關(guān)培訓(xùn)效果的評估，評估可以采用個人述職、領(lǐng)導(dǎo)及群眾打分相結(jié)合的方式進(jìn)行?？荚u結(jié)果可以視為秘書人員年終工作評價的依據(jù)，納入秘書人員的職務(wù)晉升、職務(wù)晉級體系中去。只有工作業(yè)績與個人榮譽(yù)和貼身利益相聯(lián)系，才能最大限度地提高秘書人員工作的積極性，有利于增強(qiáng)秘書學(xué)習(xí)的能動性，激發(fā)秘書人員主動將培訓(xùn)知識運(yùn)用于管理實(shí)踐的積極性，進(jìn)而提高業(yè)務(wù)能力和辦事效率，促進(jìn)地方高校秘書隊伍的專業(yè)化建設(shè)。

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