關(guān)于計算機(jī)信息技術(shù)融入辦公自動化的思考

梁大為

摘 ?要：在辦公自動化中，部門要加強(qiáng)對辦公自動化應(yīng)用的重視，通過對辦公自動化的了解，明確辦公自動化的特點(diǎn)和職能，加強(qiáng)辦公自動化的應(yīng)用，促進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)的智能化、無線化、影像化、差異化的提升，為整個部門的有效運(yùn)行，降低運(yùn)營成本，提高信息傳播效率，提升部門效益做出保障。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);辦公自動化;應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)信息技術(shù)在社會的各個方面都發(fā)揮了重要的作用。在辦公自動化中，計算機(jī)信息手段已經(jīng)成了提高部門的運(yùn)行效率，提升部門的綜合競爭力的必不可缺的手段。文章將探討信息技術(shù)融入辦公化的發(fā)展現(xiàn)狀和未來趨勢，希望對于部門辦公效率的提高起到幫助。

1 辦公自動化的基本概述

辦公自動化是辦公系統(tǒng)自動化的簡稱，在學(xué)術(shù)上，辦公自動化還沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的定義，我們通過對基本內(nèi)涵的研究，總結(jié)出一個具有共同認(rèn)識的概述。辦公系統(tǒng)自動化就是通過先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的廣泛運(yùn)用，將許多復(fù)雜的工作通過計算機(jī)等設(shè)備的運(yùn)算，從而提高工作效率，減低運(yùn)營成本的人機(jī)系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的日新月異，在辦公自動化中應(yīng)用的設(shè)備和機(jī)器也更加趨向于創(chuàng)新化、智能化和效率化等特點(diǎn)，這些新式的設(shè)備的有效運(yùn)用，促進(jìn)了管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，平衡了管理機(jī)制的配比，有效地提高了辦公效率。

2 計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化中的基本功能

2.1 辦公空間和時間得到了優(yōu)化

在傳統(tǒng)的辦公中，一般都是在特定的時間和空間進(jìn)行，辦公效率比較低下。隨著計算機(jī)信息技術(shù)的普及，在空間上和時間上都對辦公效率產(chǎn)生了很大的影響。首先在空間上，由于計算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫的建立，導(dǎo)致辦公地點(diǎn)再也不用局限于某一個地方，甚至可以不在同一個城市，同一個國家，辦公人員同樣可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地傳遞信息，進(jìn)行辦公，這對于提升整個部門的運(yùn)行效率，節(jié)約運(yùn)行成本具有重大意義。同時，辦公系統(tǒng)平臺的建立對于信息的有效交流、人員之間的密切合作發(fā)揮了重大作用，辦公人員可以通過辦公系統(tǒng)平臺對于信息進(jìn)行有效的了解和傳遞。在時間上，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高信息傳遞的時效性，保證信息在辦公人員之間能夠及時準(zhǔn)確地進(jìn)行傳達(dá)，及時地收到部門下發(fā)的文件、通知等，極大地提高了時間的利用率，加快了企業(yè)的運(yùn)行效率。

2.2 信息的傳播和使用效率得到了提高

現(xiàn)在，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，信息的傳播效率直接決定著企業(yè)的發(fā)展，而計算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動化中更好的融合，對于及時掌握最新的信息，并從中篩選出具有使用價值的信息給企業(yè)提供決策依據(jù)具有重大意義[2]。辦公人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)、智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用，及時地了解到與行業(yè)有關(guān)的最新信息，了解政府政策，及時地做出相應(yīng)的改變，從而推動企業(yè)的發(fā)展。同時在部門內(nèi)部的信息傳遞中，員工也可以通過信息技術(shù)了解到部門下發(fā)的文件，通過數(shù)據(jù)庫查詢相應(yīng)的辦公信息，簡化了大量的查詢工作。

2.3 無形資產(chǎn)的重要性得到了提升

在傳統(tǒng)的辦公模式中，紙質(zhì)資料的保存一直作為部門資料保存的主要方式，這種形式的保存相對來說保存資料的包容性較小，保存環(huán)境要求較高，再次查詢的效率較低。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，部門在資料的保存上發(fā)生了很大的變化，通過計算機(jī)相關(guān)設(shè)備的存儲，不僅存儲容量大大增加，所占的空間急劇減小，而且對于再次查詢也非常方便。同時，部門將采購、銷售等信息通過數(shù)據(jù)庫的收集，存入自動化辦公系統(tǒng)中，相關(guān)的工作人員可以更方便快捷地通過系統(tǒng)獲得相應(yīng)的信息，這避免了紙質(zhì)資料在傳遞過程中容易出現(xiàn)損耗等現(xiàn)象[3]。而相應(yīng)地，由于辦公自動化地廣泛應(yīng)用，無形資產(chǎn)的重要性越來越大，部門要對增加對無形資產(chǎn)的重視程度，確保無形資產(chǎn)在企業(yè)中的安全存儲和有效使用。

2.4 辦公成本得到了降低

在傳統(tǒng)的辦公中，部門的辦公人員的交流主要通過電話或者面對面的傳達(dá)，這在一定程度上增加了部門的運(yùn)營成本和人力成本。通過計算機(jī)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，很好地解決了相關(guān)的問題，降低了辦公成本。在工作中，要加強(qiáng)對電子郵件、實(shí)時通訊軟件、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息傳播方式的運(yùn)用，減少紙張浪費(fèi)現(xiàn)象，節(jié)約交流成本，優(yōu)化部門機(jī)制，更好地調(diào)高辦公效率。

3 辦公自動化的發(fā)展趨勢

3.1 辦公系統(tǒng)的智能化提升

智能化的發(fā)展是整個社會的發(fā)展方式，在辦公系統(tǒng)中，智能化的提升也越來越明顯。由于現(xiàn)在信息的綜合性和復(fù)雜性，辦公人員現(xiàn)在需要處理的內(nèi)部數(shù)據(jù)和相應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相比以前呈現(xiàn)幾何級數(shù)地增長。而為了適應(yīng)這種發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的智能程度也越來越高，各種相應(yīng)的部門行政或業(yè)務(wù)軟件應(yīng)運(yùn)而生。這大大提升了相應(yīng)工作的工作效率，但同時對工作人員也提出了更高的要求，工作人員要學(xué)習(xí)相應(yīng)的理論知識，增加新型辦公軟件的操作技巧，為辦公自動化的發(fā)展做好準(zhǔn)備。

下面對公司運(yùn)用ERP系統(tǒng)開展辦公自動化進(jìn)行簡單的舉例。我國南部的某公司在運(yùn)用過程中，組織架構(gòu)比較簡單，集權(quán)式管理現(xiàn)象比較嚴(yán)重，公司的發(fā)展階段出現(xiàn)了一定的停滯。之后，公司在決定引進(jìn)ERP系統(tǒng)進(jìn)行自動化管理，在使用的初期，由于對ERP的不熟悉，走了一些彎路，不過總體來說算是成功上線。接下來公司決定加大對ERP項(xiàng)目的投入使用，聘請有關(guān)專家對ERP的使用進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，從公司的管理層，到普通員工齊心協(xié)力，最終完善了系統(tǒng)的管理，提高了公司的運(yùn)營效率，公司整體的經(jīng)濟(jì)效益提高了40%左右。由此可見，當(dāng)信息技術(shù)很好的融入到辦公自動化系統(tǒng)之后，對于整個企業(yè)的發(fā)展都可以起到良好地促進(jìn)作用。

3.2 辦公系統(tǒng)無線化的使用

現(xiàn)在辦公系統(tǒng)的無線化趨勢越來越明顯，特別隨著4G無線技術(shù)的發(fā)展，對于空間和時間上的限制進(jìn)一步的放寬，整個辦公自動化技術(shù)出現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢。在任何時間、任何地點(diǎn)，辦公人員都可以加入到辦公中，成為了最新型的辦公形式。

3.3 辦公系統(tǒng)影像化的發(fā)展

如今視頻的錄制和壓縮技術(shù)得到了很大的發(fā)展，信息技術(shù)影像化在辦公中也越來越得到廣泛的應(yīng)用。首先，資料的影像化可以加深工作人員對于資料內(nèi)容的記憶、掌握，對于客戶可以達(dá)到更好地介紹和宣傳作用。其次，影像化在視頻會議上具有更好地應(yīng)用，隨著部門運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的加快，所需開的會議也越來越多。通過影像化，實(shí)現(xiàn)了與會者在不同地點(diǎn)的參會可能，并且可以將會場環(huán)境全面地收錄，對于與會人員的想法形成清晰的表達(dá)。減少了與會者可能發(fā)生在交通上的時間和費(fèi)用，大大地提升了整個辦公系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

3.4 辦公系統(tǒng)差異化的出現(xiàn)

隨著信息技術(shù)在辦公化的蓬勃發(fā)展，辦公系統(tǒng)的差異化現(xiàn)象也隨之出現(xiàn)。在實(shí)際的工作中，由于各行各業(yè)的工作性質(zhì)不同，工作環(huán)境不同，所以對于辦公系統(tǒng)的需求也有很大的差異。在以前的辦公軟件中，差異化現(xiàn)象并不明顯，很多部門采用辦公軟件后，發(fā)現(xiàn)只需要其中一部分的功能就能夠滿足辦公需求，這在一定程度上造成了辦公資源的浪費(fèi)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在很多辦公軟件都實(shí)行了需求化定制，即根據(jù)辦公環(huán)境和具體的客觀環(huán)境制定出滿足辦公需求的軟件，這也是未來辦公化發(fā)展的一大趨勢。

4 結(jié)束語

隨著計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在整個部門的運(yùn)行中所起到的作用越來越大，對于整個部門的組織結(jié)構(gòu)的改善，制度制定的合理都有很大幫助。部門要加強(qiáng)對辦公自動化應(yīng)用的重視，通過對辦公自動化的了解，明確辦公自動化的特點(diǎn)和職能，加強(qiáng)辦公自動化的應(yīng)用，促進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)的智能化、無線化、影像化、差異化的提升，為整個部門的有效運(yùn)行、降低運(yùn)營成本、提高信息傳播效率、提升部門效益做出保障。