淺談家庭檔案管理的作用與分類整理保管

楊波　王春躍

摘要：作為社會(huì)“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案是社會(huì)財(cái)富的一部分，也是家庭的記錄和生活助手。開展家庭檔案的收集整理和保管探討具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管

當(dāng)家庭之舟開始在生活的海洋中揚(yáng)帆遠(yuǎn)航之時(shí)，真實(shí)記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談?wù)劥譁\看法。

一、家庭檔案管理的作用和意義

1、家庭檔案是社會(huì)檔案財(cái)富的組成部份

作為社會(huì)“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個(gè)家庭的社會(huì)實(shí)踐和家庭事務(wù)活動(dòng)情況，而且也較真實(shí)地反映了整個(gè)社會(huì)局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營(yíng)企業(yè)主以及廣大社會(huì)個(gè)體的家庭檔案，可以作為研究、對(duì)比城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、社會(huì)風(fēng)貌的典型資料。

2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)

俗話說(shuō)“清官難斷家務(wù)事”。原因之一就是因?yàn)樵诩彝ゼm紛中，當(dāng)事者多為“口說(shuō)空話”，拿不出白紙黑字的真憑實(shí)據(jù)來(lái)。譬如，在現(xiàn)實(shí)生活中，兄弟分家多年后又為家庭財(cái)產(chǎn)分配問(wèn)題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引起訴訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時(shí)的財(cái)產(chǎn)分配清單保存下來(lái)，那就不致于會(huì)發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會(huì)使“清官”再為難了。

3、家庭檔案是家庭日常生活的助手

隨著社會(huì)生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個(gè)家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護(hù)這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說(shuō)明書、保修單等歸檔保存起來(lái)，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會(huì)給家庭生活帶來(lái)許多不便，以致造成一定的損失。

4、休閑文化的一個(gè)重要組成部份

利用家史、自傳、回憶錄和家庭過(guò)去與現(xiàn)在的變化情況，可以對(duì)家庭成員，尤其是對(duì)子女進(jìn)行教育。節(jié)假日或其他空余時(shí)間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實(shí)地記錄了長(zhǎng)輩們?cè)诩彝ナ聞?wù)和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長(zhǎng)辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。

二、家庭檔案的分類整理與保管

（一）家庭檔案的收集

1、財(cái)產(chǎn)檔案——理財(cái)、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價(jià)證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險(xiǎn)憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。

2、證件檔案——一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證和技術(shù)資格等級(jí)證書等。

3、說(shuō)明書檔案——使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說(shuō)明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點(diǎn)、聯(lián)系電話等。

4、音像檔案——逝去的點(diǎn)滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個(gè)時(shí)期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會(huì)娛樂(lè)等活動(dòng)形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。

5、保健檔案——?jiǎng)?chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗(yàn)單、體檢表、血型報(bào)告、住院記錄、疫苗接種和藥物過(guò)敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。

6、交友聯(lián)誼檔案——親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號(hào)碼，老師、同事、同學(xué)名錄、來(lái)往書信、賀卡、明信片等。

7、個(gè)人履歷檔案——記錄下人生道路的堅(jiān)實(shí)步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡(jiǎn)歷、日記，獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?，各種考試的成績(jī)單。

8、榮譽(yù)檔案——熠熠如生、催人奮進(jìn)。包括各種榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)證明、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等。

9、珍藏品檔案——陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個(gè)人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著、在各類報(bào)刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報(bào)刊物收藏等等。

10、旅游檔案——開闊視野、愉悅身心。旅游景點(diǎn)門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。

三、家庭檔案的整理與保管

1、家庭檔案的整理

家庭材料按傳記、證件、憑據(jù)、書信、文書表冊(cè)和音像等進(jìn)行分類；根據(jù)材料重要程度或時(shí)間順序排列組合；逐一進(jìn)行編號(hào)、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。

2、家庭檔案的保管

注意防火、防盜、防潮、防蟲等，保密、隱私和貴重的家庭檔案可單獨(dú)存放。如果家庭認(rèn)為不具備保管條件，在自愿的條件下可申請(qǐng)將其珍貴的家庭檔案寄存到當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館。