淺析檔案保管及利用中保密工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要： 檔案管理工作對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和國(guó)家的利益安全有著重大的影響作用，檔案保管及利用中保密工作是檔案管理過(guò)程中的根本。文章首先分析了檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀，查找其中存在的問(wèn)題；然后，主要針對(duì)檔案保管及利用環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題提出了建設(shè)性的對(duì)策和建議；最后，對(duì)檔案保管及利用中保密工作的前景進(jìn)行展望，以期為未來(lái)的檔案保管及利用中保密工作的發(fā)展研究提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案保管 保密工作 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）06-0041-01

一、檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀

1.立件（卷）歸檔問(wèn)題過(guò)程的保密工作問(wèn)題

一些檔案管理的個(gè)別單位及檔案管理工作人員在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，在立件（卷）歸檔的處理方法上經(jīng)常采用的是“四分法”，對(duì)于該項(xiàng)工作能夠有很大的幫助效果，提升工作效率，減少物力、財(cái)力、人力的浪費(fèi)， 但這樣就會(huì)導(dǎo)致文件保密工作的完整性，在整理文件的過(guò)程中也無(wú)法將涉密文件資料和普通非涉密文件資料進(jìn)行區(qū)別開(kāi)來(lái)對(duì)待，個(gè)別管理人員也常常不按保密要求對(duì)文件的最高密級(jí)進(jìn)行標(biāo)示，表面上無(wú)法看出涉密文件的標(biāo)志，因此使用人員也不知道所使用檔案的密級(jí)，就會(huì)出現(xiàn)這樣的結(jié)果：將兩類有著不同重要性的文件資料在歸檔的過(guò)程中放到同一個(gè)案卷之中，在查閱檔案的過(guò)程中，查閱人員就會(huì)很容易的接觸查閱到涉密文件資料，從而造成檔案保管和利用環(huán)節(jié)中的保密工作帶來(lái)泄密和安全問(wèn)題。

2.檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)的素質(zhì)和工作能力

目前情況下，在我國(guó)檔案工作領(lǐng)域保管和利用過(guò)程中，相當(dāng)多的工作人員普遍缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)和工作能力。有鑒于檔案管理工作是一件相當(dāng)繁瑣且枯燥的事情，又要求工作人員具備耐心細(xì)致工作素養(yǎng)，這就導(dǎo)致選擇這項(xiàng)專業(yè)的人員過(guò)少，即使最后一些專業(yè)人員選擇了這些專業(yè)，最后也轉(zhuǎn)頭他行，從而導(dǎo)致檔案管理工作人員普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，缺少知識(shí)水平。加之當(dāng)今的時(shí)代已經(jīng)是信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理工作也正在向著信息化發(fā)展，絕大多數(shù)都是年齡偏大的管理人員，他們無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案館的建設(shè)，習(xí)慣從事于傳統(tǒng)的手工操作，憑借自己以往的經(jīng)驗(yàn)，也不愿主動(dòng)去學(xué)習(xí)新的技術(shù)，這必然會(huì)造成檔案保管及利用環(huán)節(jié)中的保密問(wèn)題，從而嚴(yán)重影響檔案的安全。

3.檔案管理過(guò)程中的保密工作問(wèn)題

在日常檔案的管理及利用過(guò)程中，常常存在著一系列小的問(wèn)題，比如說(shuō)：有關(guān)涉密的文件資料存放條件方面過(guò)于簡(jiǎn)陋，欠缺一些安全措施，保險(xiǎn)庫(kù)房、保險(xiǎn)柜等設(shè)施不健全，不利于文件資料的長(zhǎng)期存放；對(duì)于一些涉密文件的處理方式過(guò)于簡(jiǎn)單，不能嚴(yán)格按照規(guī)定的手續(xù)進(jìn)行查閱、移出以及銷毀，在使用完畢后，沒(méi)有按照規(guī)定清查，當(dāng)出現(xiàn)泄密、丟失等問(wèn)題后沒(méi)有及時(shí)調(diào)查原因并進(jìn)行一些補(bǔ)救措施、改進(jìn)方式和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。特別是一些秘密等級(jí)較高的文件，沒(méi)有按照國(guó)家規(guī)定對(duì)檔案保管期限和保密期限進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，導(dǎo)致出現(xiàn)有些資料被擅自解密并對(duì)外提供，最終影響國(guó)家和個(gè)人信息被莫名其妙的泄露，引起一些額外麻煩。

二、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保管利用中的保密工作

1.加強(qiáng)法制觀念，提高保密意識(shí)

擔(dān)負(fù)服務(wù)工作的檔案管理人員，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任。在日常工作生活中，對(duì)他們應(yīng)該加強(qiáng)檔案保密法制教育，培養(yǎng)他們嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，而且還要培養(yǎng)他們嚴(yán)守秘密，將檔案管理過(guò)程中的保密工作作為自己工作的神圣職責(zé)。增強(qiáng)廣大干部群眾、工作人員保密法制觀念，改掉他們的思維慣性——認(rèn)為“無(wú)密可保，有密難?！?。另外，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)的保密法規(guī)，樹(shù)立牢固的保密觀念，隨時(shí)更正對(duì)檔案的審查、調(diào)密、解密以及相關(guān)工作，在任何環(huán)境下，任何時(shí)候都不能松懈，如果我們?nèi)狈ΡＣ苡^念，對(duì)涉密檔案無(wú)視、忽略其秘密性，在一定程度上就會(huì)無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，勢(shì)必會(huì)給黨和國(guó)家的利益造成不可挽救的損害。

2.認(rèn)真做好檔案庫(kù)房管理過(guò)程中的保密工作

在日常檔案管理過(guò)程中，檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。要針對(duì)檔案管理過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行管理，努力改進(jìn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，應(yīng)將用作檔案管理的庫(kù)房設(shè)在人口出入比較少的地方，而不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓內(nèi)出入最繁雜的地方。要努力改進(jìn)涉密文件資料存放條件，庫(kù)房門窗等應(yīng)專門加固， 以防他人盜竊，保證保險(xiǎn)庫(kù)房、保險(xiǎn)柜、防盜器等設(shè)施的質(zhì)量，指定專人負(fù)責(zé)管理， 制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，他人不能隨便進(jìn)出檔案存放的庫(kù)房，堅(jiān)決杜絕無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定對(duì)檔案保管期限和保密期限進(jìn)行區(qū)分，禁止擅自解密或者對(duì)外提供涉密文件資料或者重要信息。實(shí)踐證明， 檔案庫(kù)房的科學(xué)、嚴(yán)格、有序管理， 是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

3.加強(qiáng)日常管理

有關(guān)檔案管理部門在日常工作中，應(yīng)加強(qiáng)檔案保密制度建設(shè)和法制建設(shè)，使檔案保密工作的運(yùn)作有章可循。建立和制定完整性、正規(guī)性的各項(xiàng)檔案保密法律、法規(guī)，對(duì)于不同層次的利用人員我們應(yīng)確定不同的利用范圍和規(guī)定不同的審批手續(xù)。比如說(shuō)：對(duì)于一些絕密檔案的查閱、借出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理， 必須經(jīng)上級(jí)授權(quán)、指定的領(lǐng)導(dǎo)人審批， 認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)， 任何人無(wú)權(quán)擅自做主、破壞規(guī)定。絕密文件檔案資料應(yīng)在閱文室閱覽， 對(duì)使用完畢后的文件檔案應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查， 如若發(fā)現(xiàn)失密、泄密等嚴(yán)重問(wèn)題， 應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)并查明原因， 進(jìn)行補(bǔ)救。

三、總結(jié)

檔案文件的保密工作關(guān)系著國(guó)家和個(gè)人的安全，在保管和利用過(guò)程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定開(kāi)展管理工作，確保檔案保管和利用過(guò)程中的保密環(huán)節(jié)的安全，切實(shí)保護(hù)好國(guó)家的安全，從而為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：吳姍姍，女，漢族，（1985.2-），長(zhǎng)期從事檔案的保管和利用方面的研究。