檔案信息化管理工作的問(wèn)題與對(duì)策探析

耿懷明

摘 要： 隨著檔案信息化管理工作全面展開(kāi)，推進(jìn)了檔案自動(dòng)化管理，并已經(jīng)成為現(xiàn)代化管理中的重要內(nèi)容。國(guó)家檔案行政管理部門(mén)針對(duì)檔案管理實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃，要求取締傳統(tǒng)的人工檔案管理，通過(guò)提高檔案管理的信息水平以推進(jìn)檔案管理服務(wù)化。但是，隨著檔案信息化管理工作的展開(kāi)，面對(duì)新的檔案管理要求以及創(chuàng)新管理模式的運(yùn)用，使檔案信息管理工作中存在一些問(wèn)題亟待解決。本論文針對(duì)檔案信息化管理工作中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并具有針對(duì)性地提出有效的管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）06-0022-01

信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理模式也發(fā)生了變化。特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，并注入融入到檔案管理工作中，使數(shù)字化信息技術(shù)成為檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。現(xiàn)行的檔案管理逐步服務(wù)化方向發(fā)展，改變了傳統(tǒng)的收集資料、整理資料和存儲(chǔ)資料這些單一性的工作模式，而是多種形式、多層次地展開(kāi)，使檔案管理工作已經(jīng)成為單位日常管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案管理工作內(nèi)容日益復(fù)雜化，且工作強(qiáng)度也有所提高。如果依然采用傳統(tǒng)的手工管理，或者單純的電子化管理，不僅檔案工作質(zhì)量難以提升，而且各項(xiàng)操作也難以提高效率，難以滿足檔案工作的服務(wù)化需求。實(shí)施檔案信息化管理，就是要將信息網(wǎng)絡(luò)充分地利用起來(lái)，使檔案管理程序優(yōu)化，還可以根據(jù)檔案工作實(shí)際創(chuàng)新檔案管理模式，以更好地發(fā)揮檔案工作的管理價(jià)值。

一、檔案信息化管理中需要遵循的原則

1.檔案信息化管理中需要遵循的規(guī)范性原則

檔案信息化管理要將相應(yīng)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái)，按照歸憤怒實(shí)施各項(xiàng)管理工作，才能夠提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案信息化管理是對(duì)原有的檔案電子化管理的進(jìn)一步完善，檔案信息的收集、電子檔案的接受等等，都要在網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)上完成[1]。這就需要針對(duì)信息化檔案管理模式實(shí)施規(guī)范化管理，包括電子版檔案文件的歸檔、紙質(zhì)檔案文件的數(shù)字化處理，數(shù)字檔案的管理、檔案信息的傳遞以及檔案信息的有效利用等等，都要按照規(guī)定的程序完成，以提高檔案信息化管理的工作效率。

2.檔案信息化管理中需要遵循的安全性原則

檔案信息化管理是對(duì)檔案管理實(shí)施數(shù)字化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)展開(kāi)檔案管理的各項(xiàng)工作，以使檔案管理得到優(yōu)化且符合時(shí)代要求。但是，信息網(wǎng)路的開(kāi)放性和共享性，決定了網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中存在著信息傳輸中的篡改和丟失的危險(xiǎn)。因此，檔案信息化管理要重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的深入研究，并針對(duì)可能存在的安全問(wèn)題采取必要的安全策略，以確保檔案信息完整而準(zhǔn)確。

3.檔案信息化管理中需要遵循的效益性原則

檔案信息化管理已經(jīng)被納入到單位管理工作中，成為了一項(xiàng)系統(tǒng)工程。這就需要在檔案信息化管理中，要投入大量的人財(cái)物，遵循效益性原則，并根據(jù)自身能力將檔案管理轉(zhuǎn)向信息化操作，以提高檔案信息化工作效益。從檔案服務(wù)化角度實(shí)施信息化管理，要對(duì)利用率較高的檔案資料實(shí)施數(shù)字信息化管理，在此基礎(chǔ)上逐步完善檔案信息化管理內(nèi)容，對(duì)所有的檔案資料實(shí)施信息化管理。

二、檔案信息化管理工作中所存在的問(wèn)題

1.檔案信息化管理沒(méi)有建立規(guī)范的管理制度

檔案管理信息化，就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)字化信息系統(tǒng)實(shí)施檔案管理，使繁瑣的檔案工作簡(jiǎn)捷化。在提高了檔案管理效率的同時(shí)，還使檔案投資成本有所降低。但是，檔案管理內(nèi)容由于單位性質(zhì)的不同而存在著差異，就要根據(jù)本單位的特殊需要而將檔案信息化管理模式構(gòu)建起來(lái)。檔案信息化管理需要經(jīng)歷系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用等等幾個(gè)環(huán)節(jié)，如果沒(méi)有將統(tǒng)一而規(guī)范的管理制度制定出來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理混亂而降低了工作效率。從技術(shù)的角度而言，檔案信息化管理中，字符的差異就會(huì)導(dǎo)致字段信息出現(xiàn)變化，而數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式不同，就需要采用相應(yīng)的存儲(chǔ)方式?；诖硕槍?duì)檔案實(shí)施信息化管理就會(huì)面臨很多的困難。

2.檔案信息化管理沒(méi)有建立數(shù)據(jù)共享接口

傳統(tǒng)的檔案信息化管理意識(shí)是將檔案管理作為內(nèi)容管理工作內(nèi)容，并不會(huì)對(duì)外共享。隨著檔案服務(wù)化方向發(fā)展，外部用戶可以獲得內(nèi)容檔案信息資源，但是要通過(guò)綠色通道才能夠獲得。如果所輸入的驗(yàn)證信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，就難以進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)查閱所需要的檔案資料。檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息的遠(yuǎn)程共享，要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接才能夠?qū)崿F(xiàn)[2]。但由于目前的檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享接口設(shè)計(jì)沒(méi)有建立統(tǒng)一規(guī)格，導(dǎo)致檔案信息共享平臺(tái)上可以進(jìn)行交流，但是不能信息交換。

3.檔案信息化管理沒(méi)有建立信息安全保障措施

檔案信息化管理與檔案資料的電子化管理有所不同。檔案資料的電子化管理是將檔案的基本信息由文本處理為電子文檔，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以隨時(shí)調(diào)用。檔案信息化是系統(tǒng)化管理體系，與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)工作內(nèi)容都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)以有效銜接。隨著信息管理的多元化，檔案服務(wù)業(yè)向便民化方向發(fā)展。為了避免檔案信息化管理中存在安全隱患，就要采取必要的信息安全保障措施。但是，目前的很多單位雖然實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，卻沒(méi)有對(duì)安全保護(hù)措施以足夠的重視，給檔案信息管理帶來(lái)安全隱患。

三、檔案信息化管理工作問(wèn)題的解決對(duì)策

1.檔案信息化建設(shè)中要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案管理從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向信息化管理，并不僅僅是管理模式的轉(zhuǎn)變，而更多的是管理標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)向。要確保檔案信息化管理順利展開(kāi)，就要將信息化檔案管理制度建立起來(lái)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理[3]。在制定統(tǒng)一的檔案信息化管理規(guī)范的同時(shí)，還要根據(jù)不同行業(yè)的需要將技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)確定下來(lái)，以確保檔案信息規(guī)范化。從單位的角度而言，檔案信息化管理就意味著管理工作已經(jīng)不再局限于檔案管理部門(mén)本身，而是將相關(guān)的各項(xiàng)工作都要納入到檔案信息化管理服務(wù)系統(tǒng)中，這就需要將單位的各個(gè)職能部門(mén)以及有關(guān)管理部門(mén)之間都要建立其溝通，以快速而準(zhǔn)確地獲得檔案信息。

2.應(yīng)用云計(jì)算對(duì)檔案信息資源服務(wù)以優(yōu)化

云計(jì)算是對(duì)數(shù)字信息在“云”端存儲(chǔ)的一種新型模式。運(yùn)用云計(jì)算管理檔案信息可以使檔案信息資源服務(wù)更為完善。云計(jì)算的各項(xiàng)應(yīng)用性功能都是運(yùn)用應(yīng)用軟件來(lái)完成的，所有在云端建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)都采用了網(wǎng)絡(luò)連接的模式，實(shí)施了集成化管理。與其他的應(yīng)用軟件相比較，云計(jì)算所建立的是統(tǒng)一的入口。檔案信息采用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行處理后，就服務(wù)性功能就被轉(zhuǎn)移到云端，采用一站式檢索界面就可以享受到相應(yīng)的服務(wù)。云計(jì)算還支持各種移動(dòng)設(shè)備，包括智能手機(jī)、平板等等，只要登入云端，就可以享受集成服務(wù)，檔案信息管理質(zhì)量也有所提高。

3.檔案信息化管理要做好元數(shù)據(jù)管理工作

檔案信息化管理是應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案信息管理平臺(tái)執(zhí)行各項(xiàng)操作，除了具備全文檢索功能之外，還要注重元數(shù)據(jù)管理。所涉及到的數(shù)字化技術(shù)包括圖像處理技術(shù)、XML信息包等等，與這些技術(shù)相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)包括數(shù)字水印技術(shù)、MD5加密算法、條形碼以及流媒體技術(shù)等等，都要在檔案信息管理中發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢(shì)[4]。檔案信息化管理中，還要做好網(wǎng)頁(yè)文件編制工作，將加密技術(shù)合理利用，以使檔案管理工作安全可靠，并具有較高的時(shí)效性。

總結(jié)

綜上所述，隨著檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)向，優(yōu)化了檔案管理模式。但是，在具體應(yīng)用中會(huì)存在一些管理問(wèn)題亟待解決。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，同時(shí)采取創(chuàng)新管理方法，可以確保檔案信息化建設(shè)順利展開(kāi)。

參考文獻(xiàn)

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[4]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問(wèn)題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2014（01）：83-84.