大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

【摘 要】利用大數(shù)據(jù)技術為高校的檔案管理服務，從而實現(xiàn)信息保存以及信息利用功能，有重要的現(xiàn)實價值。本文簡要介紹大數(shù)據(jù)對于高校檔案管理的意義，并在此基礎上探討大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的措施。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；高校；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展

當前很多高校的檔案管理一直沿襲著傳統(tǒng)方式，導致檔案的利用率低下，無法滿足人們對于檔案信息的需求。為提高高校檔案管理的質(zhì)量，從被動服務到主動服務，就需要與時俱進，充分利用現(xiàn)代化的信息技術，滿足人們對檔案信息的利用需求。

一、大數(shù)據(jù)對高校檔案管理的意義

第一，提高檔案管理效率。大數(shù)據(jù)時代下高校的檔案管理理論、技術以及環(huán)節(jié)都發(fā)生著顯著的變革，未來的檔案管理工作呈現(xiàn)的發(fā)展趨勢就是應用新技術建設檔案，從而提高服務水平[1]。高校檔案管理如果仍然沿襲傳統(tǒng)的手工管理模式來整理檔案信息，存在著比較明顯的困難與缺陷，比如檔案容易破損、檔案查詢困難、信息容易丟失，還有檔案信息難以共享等。這些問題無法實現(xiàn)當代檔案管理工作要求，在很大程度上影響到檔案管理以及利用。應用大數(shù)據(jù)技術來管理高校的檔案，有利于減輕檔案管理工作人員的勞動強度，并且改進檔案管理的質(zhì)量與效率。

第二，優(yōu)化檔案管理流程。傳統(tǒng)的高校檔案管理主要是使用紙質(zhì)文件當作載體，根據(jù)類別將各種紙質(zhì)文件進行編碼收藏，根據(jù)目錄進行查詢。通過使用大數(shù)據(jù)技術構建能夠符合高校檔案管理要求的管理系統(tǒng)，可以改進歸檔完整性以及及時性，從而優(yōu)化檔案管理的流程，便于檔案檢索以及利用[2]。通過使用這一平臺，檔案用戶能夠迅速查詢自身的檔案信息，高校的管理人員也能夠方便查詢行政、教學、基建、出版、科研設備以及活動等方面的檔案信息。

第三，轉(zhuǎn)變檔案管理理念。大數(shù)據(jù)技術能夠給高校的檔案數(shù)據(jù)賦予新特征。近年來隨著高校的館藏檔案數(shù)字化以及接收的各種電子檔案，檔案資源數(shù)量越來越多，這些資源當中有著大量的非結(jié)構化數(shù)據(jù)[3]。使用檔案的人越多越有利于挖掘檔案價值。管理系統(tǒng)建設的理念是將檔案用戶作為中心，提供便捷豐富的查詢功能、完善的用戶界面以及借閱控制功能。用戶能夠借助于網(wǎng)絡來同檔案館聯(lián)系，并且在授權范圍內(nèi)遠程訪問使用高校的檔案大數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

第一，共享檔案資源。大數(shù)據(jù)最顯著的特點是資源共享。高校的檔案管理系統(tǒng)同高校的自動化辦公系統(tǒng)以及教學管理系統(tǒng)等互相獨立并且互相聯(lián)系。高校的檔案管理系統(tǒng)需要規(guī)范數(shù)據(jù)與文件的管理，接受、儲存并且整理各種文件以及數(shù)據(jù)，而辦公自動化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息采集以及信息處理。使用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)多個系統(tǒng)同檔案管理系統(tǒng)之間的對接，把需要歸檔的各種檔案資料及時上傳到檔案管理系統(tǒng)當中，能夠簡化大量非必要的操作時間以及儲存空間，減少人力資源以及財力資源的浪費，實現(xiàn)高校檔案資源的共享與利用。

第二，提高檔案管理人員素質(zhì)。當前同大數(shù)據(jù)有著密切聯(lián)系的技術蓬勃發(fā)展，例如信息鏈接技術、智能信息技術、數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術以及服務網(wǎng)絡技術等，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及知識結(jié)構提出更為嚴格的要求。當前高校的檔案管理工作人員當中，普遍存在著女性化、老齡化、業(yè)務水平低以及信息技能低等方面的問題，缺乏復合型的高素質(zhì)人才。大數(shù)據(jù)時代檔案管理隊伍建設，一方面需要那些熟悉檔案管理業(yè)務的工作人員，另一方面又需要計算機技術方面的人才。所以高校需要重視檔案管理工作人員培訓，持續(xù)改進檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能，培養(yǎng)一批專業(yè)技術過硬、檔案知識扎實并且具備創(chuàng)新能力的檔案管理人才。檔案管理人員應當熟悉檔案信息管理、服務以及開發(fā)等方面的知識，并且熟悉各種現(xiàn)代化的信息技術。除此之外，高校還需要關注大數(shù)據(jù)技術的最新發(fā)展動態(tài)，并且據(jù)此培養(yǎng)復合型的人才，從而確保高校的檔案管理工作可以在大數(shù)據(jù)背景下取得新的突破。

第三，做好信息安全保護工作。隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展與應用，高校的檔案管理部門應當事先做好紙質(zhì)檔案信息的掃描，或者通過外包方式轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，從而實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化管理。這些檔案信息往往有著價值大、利用率高以及容量大等方面的特點。在高校數(shù)字化檔案上傳到管理系統(tǒng)的同時，需要重視檔案的安全保障工作。安全保障建設可以說是龐大復雜的工程，一方面需要基礎設施方面的保障，另一方面還需要安全技術、法治標準、組織管理以及故障恢復機制層面的保障。因此針對檔案管理系統(tǒng)需要構筑多層防護機制，采取各種安全技術例如防火墻技術、水印技術、數(shù)字簽名技術以及信息加密等，來保證高校的檔案管理系統(tǒng)硬件安全、軟件安全以及數(shù)據(jù)安全。除此之外，高校還需要進一步強化檔案管理系統(tǒng)的外設管理、訪問權限管理以及操作權限管理，在高校的檔案管理人員當中加強安全教育。在此基礎上定期評估檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全水平，從而及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并且加以彌補，通過完善網(wǎng)絡監(jiān)控以及使用殺毒軟件、防火墻等實現(xiàn)網(wǎng)絡保護。

綜上所述，高校檔案管理的主要功能就是保存各種信息并提供信息服務，借助于大數(shù)據(jù)可以完美發(fā)揮這些功能。檔案管理人員需要主動創(chuàng)新，將大數(shù)據(jù)技術應用在高校的檔案管理當中，從而不斷提高檔案管理的質(zhì)量。

作者簡介：曹丙貴（1974.1-），男，籍貫：江蘇鹽城，學歷：大學本科，職稱：檔案館員，研究方向：檔案管理。

參考文獻：

[1]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界，2015，10（1）：21-22.

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[3]周才云，趙晶晶.大數(shù)據(jù)時代高校檔案的信息化建設探析[J].蘭臺世界，2015，9（4）：27-28.