人口計(jì)生檔案立卷歸檔中存在的問(wèn)題及對(duì)策

齊俠

【摘要】人口計(jì)生檔案是人口計(jì)生工作的重要組成部分，是提高人口計(jì)生工作水平的重要基礎(chǔ)和保障。人口計(jì)生檔案立卷歸檔工作的好壞反映了人口計(jì)生工作水平的高低，直接影響檔案管理工作是否能夠順利開(kāi)展。針對(duì)目前人口計(jì)生檔案的立卷歸檔中存在的一些問(wèn)題，提出相應(yīng)的方法和對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人口計(jì)生檔案；立卷歸檔；問(wèn)題；對(duì)策

人口計(jì)生檔案是人口計(jì)生工作的重要組成部分，是提高人口計(jì)生工作水平的重要基礎(chǔ)和保障，為本單位和組織人事部門(mén)的選拔任用、考核獎(jiǎng)懲等工作提供最直接最真實(shí)信息，是人口計(jì)生部門(mén)的一筆無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。人口計(jì)生檔案立卷工作的好壞直接影響檔案管理工作是否能夠順利開(kāi)展。筆者在管理人口和計(jì)劃生育檔案工作的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)人口計(jì)生檔案立卷歸檔中存以下三個(gè)方面的問(wèn)題并針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)相應(yīng)的對(duì)策。

一、政策法規(guī)變化是影響人口計(jì)生檔案的立卷歸檔最直接的因素

近年來(lái)，國(guó)家、省、市都對(duì)檔案立卷工作有統(tǒng)一法規(guī)性文件指導(dǎo)：如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，《文件歸檔立卷范圍的規(guī)定》、省委組織部《干部人事檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)考核評(píng)分操作辦法》等，上級(jí)部門(mén)這些文件的實(shí)施使得人口計(jì)生檔案的管理和立卷歸檔工作基本走上了制度化、法制化和規(guī)范化的軌道。但由于國(guó)家、省、市、縣部分法規(guī)文件要求不統(tǒng)一，有的條款只是暫時(shí)的，由于多次改變給人口計(jì)生檔案立卷歸檔工作帶來(lái)不必要的麻煩。如“工資級(jí)別登記表”在1992年以前立卷歸檔時(shí)沒(méi)要求存放，1992年以后要求九類(lèi)1-1號(hào)必須要放。到了2000年又新發(fā)文件要求新整檔案工資級(jí)別登記表不要放，現(xiàn)在又要求要放，從文件上來(lái)說(shuō)只需改動(dòng)幾個(gè)字，可管檔單位管理的檔案多達(dá)幾百卷、幾千卷，甚至更多，實(shí)際操作起來(lái)，就不是一件容易事。工作量是如此之大，不僅要浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力，給人口計(jì)生檔案立卷工作造成一定難度，來(lái)回返工也影響了檔案整體的美觀(guān)。

二、人口計(jì)生檔案立卷不統(tǒng)一、不規(guī)范

1、歷史遺留問(wèn)題多

人口計(jì)生檔案立卷工作繁瑣復(fù)雜，隨意性大，延續(xù)性強(qiáng)，是極其細(xì)致又比較辛苦的工作。不同的檔案人員素質(zhì)的高低，或?qū)σ?guī)范要求的不同理解，也將造成案卷質(zhì)量的的差異。以前大部分管檔人員多是兼職，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低，思想陳舊，認(rèn)為檔案你送我就管，對(duì)各科室和本人送來(lái)的立卷歸檔資料，沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真把關(guān)和嚴(yán)格鑒別，導(dǎo)致許多該歸檔的材料不符合歸檔要求，不是內(nèi)容填寫(xiě)不完全，就是歸檔的材料中混雜了不需要或者內(nèi)容填寫(xiě)錯(cuò)誤的信息，還有的歸檔材料存在涂改、未簽字、未蓋章等等，再加上年底考核單位和領(lǐng)導(dǎo)往往不重視檔案工作，再加上檔案管理人員的疏忽、責(zé)任心不強(qiáng)導(dǎo)致歸檔案卷質(zhì)量低。近年來(lái)，由于上級(jí)部門(mén)要求檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)，人口計(jì)生檔案管理部門(mén)為保證檔案材料的真實(shí)性和完整性，多次督促和催交，但部分材料由于時(shí)間太久遠(yuǎn)，原件也無(wú)法找到。雖然責(zé)成相關(guān)單位補(bǔ)辦了材料，檔案管理部門(mén)也認(rèn)真鑒別了，但卻破壞了檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，有失歷史原貌。

2、存檔紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范，出現(xiàn)新型不耐久字跡

起初明文規(guī)定文件歸檔要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，后來(lái)上級(jí)文件規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)，但有些入檔材料仍然不符合要求，存在紙張大小不統(tǒng)一，還有的表格印制超過(guò)裝訂線(xiàn)，這樣就需要重新返工，無(wú)形中給人口計(jì)生檔案立卷歸檔工作造成麻煩。最近幾年，在達(dá)標(biāo)考評(píng)等工作中，對(duì)圓珠筆、紅筆、鉛筆等傳統(tǒng)型不耐久字跡材料問(wèn)題，重點(diǎn)進(jìn)行了整頓，收效很好。但以色帶打印為代表的新型的不耐久字跡又大范圍出現(xiàn)。以前達(dá)標(biāo)升級(jí)要求紙張必須19×26.5規(guī)格，檔案盒袋都按此規(guī)格要求設(shè)計(jì)，檔案整理也達(dá)到了此要求。近幾年，打印的材料要求用A4紙，但有的還用16開(kāi)紙，補(bǔ)充的A4紙材料以前的檔案盒袋均放不下。諸如此類(lèi)問(wèn)題時(shí)有出現(xiàn)，直接影響案卷質(zhì)量，給檔案立卷工作增加難度。

3、檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，存在歸檔不及時(shí)導(dǎo)致部分材料散失嚴(yán)重

近年來(lái)，上級(jí)部門(mén)對(duì)檔案工作越來(lái)越重視，人們檔案意識(shí)也隨之增強(qiáng)。多數(shù)檔案都能及時(shí)立卷歸檔，但在人口計(jì)生檔案立卷歸檔中發(fā)現(xiàn)，部分檔案材料不齊，散失嚴(yán)重。究其原因，一是檔案管理人員多半兼職，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力投入到檔案工作中去，應(yīng)歸檔材料沒(méi)能及時(shí)催要，只是送多少歸多少；二是多數(shù)資料來(lái)自基層計(jì)生部門(mén)，大部分材料散存在各基層及個(gè)人手中，沒(méi)能統(tǒng)一歸檔，再加上檔案意識(shí)欠缺，沒(méi)能及時(shí)送到人口計(jì)生檔案管理部門(mén)。

三、檔案管理人員素質(zhì)有待提高，業(yè)務(wù)水平有待增強(qiáng)

人口計(jì)生檔案立卷工作是一項(xiàng)集專(zhuān)業(yè)性和知識(shí)性于一體的工作，需要有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)和責(zé)任心強(qiáng)的人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)。但現(xiàn)實(shí)工作中大多檔案人員身兼數(shù)職，由于工作多樣繁瑣，不能把足夠時(shí)間和精力投入到檔案工作中來(lái)，再加上單位主要領(lǐng)導(dǎo)只注重抓人口計(jì)生業(yè)務(wù)工作而忽視檔案工作，沒(méi)把檔案管理工作納入日常工作和年終考核，認(rèn)為上級(jí)檢查時(shí)，只要臨時(shí)應(yīng)付一下就可以過(guò)去，沒(méi)有嚴(yán)格的工作制度和長(zhǎng)期的歸檔整理意識(shí)，單位也沒(méi)有任何獎(jiǎng)懲機(jī)制，檔案工作者只是是默默無(wú)聞的辛苦工作，所以檔案工作人員也沒(méi)有多大的積極性，認(rèn)為干檔案工作政治上沒(méi)有前途，工作上沒(méi)有盡頭，導(dǎo)致了人口計(jì)生檔案人員調(diào)整頻繁。新任檔案管理人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，又不熟悉業(yè)務(wù)，必須從頭開(kāi)始熟悉專(zhuān)業(yè)知識(shí)，接觸業(yè)務(wù)工作，需要一個(gè)很長(zhǎng)的時(shí)間過(guò)度，剛剛熟悉業(yè)務(wù)，又變換崗位，這樣周而復(fù)始，導(dǎo)致工作人員的不適應(yīng)和檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定。以上問(wèn)題已經(jīng)影響到人口計(jì)生檔案立卷歸檔工作的正常開(kāi)展和案卷質(zhì)量。為大力推進(jìn)檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對(duì)立卷中出現(xiàn)的問(wèn)題，筆者試提出以下對(duì)策：

1、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理

人口計(jì)生檔案立卷歸檔工作面廣量大，是一項(xiàng)需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力的工作，需要工作人員的認(rèn)真仔細(xì)和持之以恒。針對(duì)這一問(wèn)題，我認(rèn)為要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立健全各項(xiàng)檔案規(guī)章制度來(lái)強(qiáng)化管理。能有一套人口計(jì)生檔案立卷工作統(tǒng)一的法規(guī)文件。文件的條款和要求盡量少改動(dòng)，避免重復(fù)拆卷工作，避免浪費(fèi)過(guò)多的人力、物力和財(cái)力。相信在正規(guī)文件的指導(dǎo)下，人口計(jì)生檔案管理部門(mén)從戰(zhàn)略上調(diào)試，以長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光，把檔案立卷歸檔工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作抓實(shí)抓好，堅(jiān)持下去，人口計(jì)生檔案立卷管理工作一定能走上健康發(fā)展的道路。

2、從嚴(yán)把關(guān)，認(rèn)真鑒別歸檔材料

人口計(jì)生檔案管理人員對(duì)所有送來(lái)的材料要填寫(xiě)移交單，對(duì)每一份材料都要認(rèn)真鑒別。一看材料有無(wú)使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等新型不耐久字跡，若不規(guī)范退回重新填報(bào)；二看材料是否經(jīng)單位和組織審查部門(mén)蓋章或本人簽字，應(yīng)在簽字蓋章后，才能歸檔；三看所送材料是否規(guī)范，有無(wú)漏填，表格印制是否規(guī)范，所有不符合要求的退回返工。經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別審核后再核實(shí)填寫(xiě)的檔案移交單，看還缺少哪些材料，沒(méi)有送來(lái)的，及時(shí)催交，檔案收齊整理完畢后及時(shí)立卷歸檔。同時(shí)定期把整理好的案卷及時(shí)向檔案相關(guān)部門(mén)移交。移交的人口計(jì)生檔案材料做到不遺、不漏，及時(shí)。為解決立卷中存在的問(wèn)題，人口計(jì)生檔案管理部門(mén)要建立健全嚴(yán)格的歸檔制度，使收集整理工作經(jīng)常化，不拖延、不積壓、輕輕松松做到認(rèn)真鑒別，及時(shí)歸檔，只要牢牢把握入口關(guān)，長(zhǎng)抓不懈，人口計(jì)生檔案立卷工作一定能走上正?；壍?。

3、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)干部檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

人口計(jì)生檔案管理工作是一項(xiàng)艱巨而繁重的工作，需要投入較大的人力、物力和財(cái)力，在短時(shí)期內(nèi)很難見(jiàn)明顯成效的工作，因此，這就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，需要年初把人口計(jì)生檔案立卷工作列入工作計(jì)劃，納入年度考核并建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確具體分管領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案專(zhuān)兼職工作人員，并且要選擇政治素養(yǎng)高，業(yè)務(wù)素質(zhì)好，責(zé)任心強(qiáng)，能熟練掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人擔(dān)任，盡量不要輕易調(diào)換檔案管理人員，保持人員的相對(duì)穩(wěn)定。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人口計(jì)生檔案管理人員，一要從工作上要多支持，對(duì)檔案收集、整理方面遇到的難題要積極予以協(xié)調(diào)解決，在設(shè)備和經(jīng)費(fèi)使用上給予支持和保障，對(duì)兼職干部檔案管理人員在工作時(shí)間上給予保證；二是從政治上要多關(guān)懷，對(duì)那些認(rèn)為干檔案工作“政治上沒(méi)奔頭、搞檔案無(wú)盡頭”的要加強(qiáng)教育，從思想上引導(dǎo)，使其轉(zhuǎn)變觀(guān)念，讓他們認(rèn)識(shí)到人口計(jì)生檔案工作是一項(xiàng)擔(dān)負(fù)歷史責(zé)任，并對(duì)干部負(fù)責(zé)的工作，是計(jì)生部門(mén)的一筆無(wú)形財(cái)富；三是從生活上多幫助，把黨和政府的溫暖和領(lǐng)導(dǎo)同事們的關(guān)懷送給檔案管理人員，讓他們真真切切感受到檔案管理工作的重要性和被認(rèn)同感，從而提高工作積極性。為了提高人口計(jì)生檔案工作人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，平時(shí)要不間斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計(jì)劃地組織舉辦檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)班，經(jīng)常組織外出參觀(guān)學(xué)習(xí)和內(nèi)部觀(guān)摩工作交流等，用多種方式方法來(lái)學(xué)習(xí)先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)和管理方法，相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，形成科學(xué)培訓(xùn)體系和規(guī)范化的管理。