中央企業(yè)檔案管理的困境與解決途徑

張華

【摘要】中央企業(yè)的檔案資產(chǎn)是重要的國(guó)有資產(chǎn)，必須完整地保存好、充分地利用好。近些年來(lái)，央企檔案管理工作有所發(fā)展，但距離檔案管理“三納入”、“三同步”依然存在較大差距，普遍存在檔案管理“重收集、輕利用”的現(xiàn)象。本文以中央企業(yè)為主要研究對(duì)象，總結(jié)了該類(lèi)型企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，深入分析原因，并最終提出解決途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；困境；途徑

1、引言

在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中起重要作用的中央企業(yè)，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，面臨著挑戰(zhàn)和新的發(fā)展機(jī)遇。中央企業(yè)檔案是中央企業(yè)重要無(wú)形資產(chǎn)，是國(guó)有資產(chǎn)重要組成部分，要求在當(dāng)前先進(jìn)信息技術(shù)加速發(fā)展的大背景下，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)利用，使檔案資源更好地發(fā)揮支持企業(yè)決策、管控、創(chuàng)新、發(fā)展，提升競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源的作用。

從2010年起，中央企業(yè)的檔案工作由過(guò)去國(guó)家檔案局直接管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓢?guó)務(wù)院國(guó)資委直接管理與指導(dǎo)。中央企業(yè)的檔案管理進(jìn)入了新的發(fā)展時(shí)期，尤其是實(shí)行檔案評(píng)價(jià)工作以來(lái)，央企的檔案管理工作起到了很好的推動(dòng)作用，檔案管理體系、制度不斷健全，硬件建設(shè)、人員配備不斷加強(qiáng)，館藏資源不斷豐富，管理現(xiàn)代化水平不斷提升，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用不斷加大，央企檔案管理進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。但隨著科技水平不斷地發(fā)展，企業(yè)管理水平不斷地提高，當(dāng)前檔案管理水平已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需要。

2、中央企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高。某些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)受短期經(jīng)濟(jì)效益影響，對(duì)檔案管理缺乏重視，沒(méi)有將檔案管理納入企業(yè)重要的基礎(chǔ)管理工作范疇，工作標(biāo)準(zhǔn)和要求不高，“某些企業(yè)重經(jīng)營(yíng)、輕管理，檔案管理走下坡。”沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案是現(xiàn)代化企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作和企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，這是造成檔案管理水平不高的重要原因。

2.2檔案管理投入嚴(yán)重不足。“多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏重視，有錢(qián)也舍不得投資，資金問(wèn)題成為一些地區(qū)和部門(mén)檔案工作發(fā)展的最大障礙?！痹S多單位的領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)為檔案管理只投入不產(chǎn)出，浪費(fèi)財(cái)力、物力、人力，因而對(duì)檔案管理不管不問(wèn)、任其發(fā)展、置之不理，造成檔案管理投入嚴(yán)重不足。

2.3檔案管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)偏低。某些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作是一般事務(wù)性工作，不需要什么專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)檔案工作不夠重視，安排一些專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及實(shí)踐管理能力不高的非專(zhuān)業(yè)人員管理檔案，有的企業(yè)的檔案工作甚至停滯，出現(xiàn)了檔案堆積成山等現(xiàn)象。有些企業(yè)中的相關(guān)檔案人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正式的檔案培訓(xùn)，只是憑借傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，脫離了檔案的規(guī)范化管理要求，更難與現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)。此外，檔案人員因?yàn)楣ぷ餍量唷⑶蹇嗪推D苦，往往思想不穩(wěn)定，人員變動(dòng)較頻繁，造成業(yè)務(wù)不精。

2.4企業(yè)全員檔案管理責(zé)任意識(shí)普遍缺乏。目前，許多企業(yè)尚未形成全員參與檔案管理的良好氛圍，很多人都認(rèn)為檔案管理就是檔案部門(mén)的事，與己無(wú)關(guān)，尤其是部分工程項(xiàng)目的總工及技術(shù)資料管理等人員檔案歸檔意識(shí)差，對(duì)檔案自行立卷要求在思想意識(shí)上更是認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為不是份內(nèi)工作，有抵觸和畏難情緒。全員檔案管理責(zé)任意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致檔案形成的前端管理十分薄弱，“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)移交”的檔案管理要求難以落到實(shí)處。

2.5檔案管理現(xiàn)代化管理水平及信息資源開(kāi)發(fā)利用水平不高。許多企業(yè)雖然購(gòu)買(mǎi)、使用了檔案管理軟件，但僅僅實(shí)現(xiàn)了電子文件的適時(shí)歸檔，以及各類(lèi)檔案案卷目錄的網(wǎng)上錄入及查詢(xún)，距離檔案管理全文數(shù)字化的要求還有非常大的差距，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作差距較大，檔案編纂力量普遍薄弱，編研水平不高，編研成果較少，尤其深層次編研資料更是少，使檔案資源不能充分利用。

3、中央企業(yè)檔案管理發(fā)展途徑

3.1增強(qiáng)意識(shí)，堅(jiān)持依法治檔。依照《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《中央企業(yè)檔案工作評(píng)價(jià)辦法》等相關(guān)規(guī)定，樹(shù)立牢固的全員檔案意識(shí)。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，切實(shí)落實(shí)把檔案管理“三納入”，即：將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入企業(yè)管理重要日程與制度、納入相關(guān)人員職責(zé)和考核范圍，營(yíng)造全員參與檔案管理的良好氛圍，切實(shí)落實(shí)“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)管理”的要求，才能真正促進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

3.2制定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理體系。企業(yè)檔案管理制度體系的建立是一件需要長(zhǎng)期規(guī)劃、逐步推進(jìn)的系統(tǒng)工程，在建立過(guò)程中要重點(diǎn)關(guān)注“檔案管理與企業(yè)發(fā)展相同步”原則，即：檔案管理服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，企業(yè)發(fā)展促進(jìn)檔案管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，把企業(yè)檔案工作和企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)作為一個(gè)有機(jī)的整體，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度融合為自由及整體的企業(yè)檔案管理制度體系。

3.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)。將檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)納入企業(yè)整體人才隊(duì)伍建設(shè)體系，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，確保檔案工作人員隊(duì)伍穩(wěn)定。要采取在職教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實(shí)踐學(xué)習(xí)等方式，著力培育一支愛(ài)崗敬業(yè)、忠于職守、積極向上、無(wú)私奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精湛、開(kāi)拓創(chuàng)新的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。中央企業(yè)要關(guān)注檔案人員的學(xué)歷教育、職稱(chēng)評(píng)聘、工資待遇等各類(lèi)切身實(shí)際問(wèn)題，為檔案人才的成長(zhǎng)進(jìn)步、施展才華創(chuàng)造條件。

3.4保證資金投入，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)明確檔案工作經(jīng)費(fèi)列支科目，并將經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算管理，保障檔案工作有序開(kāi)展。投入必要的人力、物力、財(cái)力，做好檔案庫(kù)房安全防范、保管裝具、設(shè)施、現(xiàn)代化設(shè)備的配置、配備作用，做到設(shè)施齊備，同時(shí)，要加強(qiáng)人員對(duì)設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)培訓(xùn)，做到物盡其用，切實(shí)做到檔案管理工作“硬件要硬、軟件不軟”。

3.5提前介入，檔案和企業(yè)信息化發(fā)展同步。即與企業(yè)信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步開(kāi)展。要將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)軌道，同步開(kāi)展并保證進(jìn)度，滿(mǎn)足檔案業(yè)務(wù)開(kāi)展要求，適應(yīng)檔案信息化、現(xiàn)代化管理需要。要逐步建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，要逐步建立企業(yè)檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，滿(mǎn)足檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用需要，實(shí)現(xiàn)重要檔案資料數(shù)字化。

4、結(jié)束語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、巨大的、長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，要把檔案管理放到一個(gè)長(zhǎng)期的戰(zhàn)略規(guī)劃體系中，加強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)開(kāi)發(fā)，形成有效的檔案文化氛圍，從而使檔案管理形成固定、完成的體系。

參考文獻(xiàn)

[1]張梅屏.轉(zhuǎn)制改制企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀分析[J].蘭臺(tái)世界，2005（5）：38-39.