干部人事檔案管理中存在的問題及有效對(duì)策

邊麗君

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案中具有大量?jī)r(jià)值高的資料，對(duì)其工作有重要作用。但是，現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中存在一系列問題，例如，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該項(xiàng)工 作重視程度較低；相關(guān)管理工作者職業(yè)素質(zhì)較低；管理制度不完善；管理設(shè)備與方法滯后等。如何妥善處理機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨的諸多問題，提高工作質(zhì)量，使其作用得 到有效發(fā)揮，已成為現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作者需要解決的第一要?jiǎng)?wù)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；

1、機(jī)關(guān)單位干部人事檔案管理中存在的問題

1.1 干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實(shí)則對(duì)從業(yè)人員素質(zhì)要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責(zé)任心，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業(yè)的庫房和硬件設(shè)備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業(yè)人員年齡兩極分化嚴(yán)重，大多沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，上崗后也未受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對(duì)干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。

1.2 有關(guān)方面對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不充分。檔案管理工作常常被認(rèn)為僅僅是紙質(zhì)材料的裱糊 裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務(wù)。導(dǎo)致檔案工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，用哪本查哪本，調(diào)哪本整哪本，大大降低了檔案的 信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對(duì)檔案不夠重視。有些干部認(rèn)為自己沒有晉升空間，檔案對(duì)自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會(huì)入 檔，因此填寫時(shí)態(tài)度較隨意，經(jīng)常有誤填漏填現(xiàn)象。殊不知檔案信息與個(gè)人的工資獎(jiǎng)金、福利待遇、勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等密切相關(guān)，更關(guān)系到干部的晉升、調(diào)動(dòng)、 退休等重要環(huán)節(jié)，具有法律效用。

1.3 檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性有待提高

1.3.1 檔案材料填寫不規(guī)范，內(nèi)容不一致。干部人事檔案中最重要的內(nèi)容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間），學(xué)歷學(xué)位、 工作經(jīng)歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個(gè)人填寫的檔案材料中，經(jīng)常出現(xiàn)以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月 的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認(rèn)定工作增加了不必要的麻煩。

1.3.2 檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實(shí)際情況有出入。檔案材料內(nèi)容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容，才能客觀地全面反映干部 的真實(shí)情況。檔案的常規(guī)材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等，非常規(guī)材料有干部在職上學(xué)取得的學(xué)歷學(xué)位材料，職務(wù)職稱調(diào)整、調(diào)動(dòng)形成的材料，加入黨派的材料等。

1.3.3 檔案中基本信息有涂改造假現(xiàn)象。檔案造假現(xiàn)象之所以層出不窮，一是因?yàn)檫`規(guī)成本低，發(fā)現(xiàn)造假一般僅是黨紀(jì)處理，甚至只是政治前途暫時(shí)受阻；二是因?yàn)槿狈m錯(cuò) 機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，怎樣啟動(dòng)調(diào)查程序、由誰調(diào)查、怎樣調(diào)查，整個(gè)過程執(zhí)行起來隨意性較大，缺乏制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程。

2、干部人事檔案管理問題的對(duì)策

2.1 提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統(tǒng)

2.1.1 對(duì)干部人事檔案管理的要求是對(duì)檔案進(jìn)行二級(jí)分類，即將推行的電子檔案數(shù)據(jù)庫也將在檔案二級(jí)分類的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

2.1.2 著手建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前，軟件市場(chǎng)有很多新型信息管理軟件，應(yīng)該按照機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使之熟練掌握數(shù)據(jù)庫的操作、使用和維護(hù)。

2.1.3 加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)管理，提高數(shù)據(jù)庫使用價(jià)值。檔案管理部門應(yīng)制定規(guī)范的工作流程，及時(shí)做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。

2.2 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保干部人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性

2.2.1 成立檔案管理中心，設(shè)置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業(yè)性和保密性，建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位以局為單位，設(shè)立檔案管理中心，將全局檔案統(tǒng)一收集保管，配 備專業(yè)的檔案庫房、整檔工具以及實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化所需的硬件軟件設(shè)施。

2.2.2 嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，確保檔案材料及時(shí)收集、歸檔。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員入口管理中，對(duì)新增的人事檔案及散材料要進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，按照干部人 事檔案管理規(guī)范，把需要完備、需要補(bǔ)充的檔案材料及時(shí)通知到單位或個(gè)人，限期補(bǔ)充完整，否則不予歸檔。審查合格的檔案材料要及時(shí)歸入個(gè)人檔案，防止散材料 積壓過多造成材料遺失或誤放。

2.2.3 建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及 檔案材料的轉(zhuǎn)遞順暢。檔案管理部門在與干部個(gè)人溝通時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)干部不愿配合查找原始資料或補(bǔ)充欠缺材料的現(xiàn)象，有的是怕麻煩，有的是認(rèn)為檔案不重要， 缺材料也沒關(guān)系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時(shí)補(bǔ)充收集檔案材料。

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