軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)流程軟件設(shè)計研究

黨 弦，陸東升

（海軍裝備研究院，上海 200235）

軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)流程軟件設(shè)計研究

黨 弦，陸東升

（海軍裝備研究院，上海 200235）

文章根據(jù)國標(biāo)、國軍標(biāo)及各種法律法規(guī)，詳盡分析了軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程的軟件設(shè)計需求，對每個流程環(huán)節(jié)進(jìn)行了梳理，提出了軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計思路。

辦公系統(tǒng)；業(yè)務(wù)流程；軟件設(shè)計

0 引言

目前，為提高軍隊機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的辦事效率，很多軍內(nèi)機(jī)關(guān)都建立了滿足其業(yè)務(wù)需求的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)，利用計算機(jī)手段加快業(yè)務(wù)流程的運轉(zhuǎn)，起到了極好的效果。但由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，在建設(shè)方案統(tǒng)一化、模塊化方面還存在著空白，不同機(jī)關(guān)的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程與輸入輸出方面會存在差異，造成不同機(jī)關(guān)的系統(tǒng)之間無法相互連接，不兼容，業(yè)務(wù)范圍有限，雖然在小范圍內(nèi)一定程度上提高了辦事效率，但是對于整個軍隊辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的效率和安全性并沒有更好的提高和改善。

因此，有必要研究如何規(guī)范化辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)開發(fā)與使用，通過系統(tǒng)分析《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例》等國家規(guī)定的條令條例，結(jié)合機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)具體要求，用標(biāo)準(zhǔn)化手段對機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循的各項指標(biāo)和要求進(jìn)行軟件化梳理，使各辦公信息系統(tǒng)相互之間便于連接，兼容一體，為提高機(jī)關(guān)信息化水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)辦事效率，加強(qiáng)信息安全，為后續(xù)機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)開發(fā)與使用，為機(jī)關(guān)進(jìn)一步制度化管理和加強(qiáng)手段配套奠定重要的基礎(chǔ)，能夠產(chǎn)生顯著的軍事效益，具有廣泛的應(yīng)用前景。

1 業(yè)務(wù)流程設(shè)計

流程軟件設(shè)計的目的是在描述現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上對流程進(jìn)行規(guī)范與改進(jìn)，針對軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)范圍，公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)是軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核心部分，公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)主要分為發(fā)文業(yè)務(wù)和收文業(yè)務(wù)兩種業(yè)務(wù)類型。下文將根據(jù)《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《軍隊機(jī)關(guān)公文格式》等規(guī)定，對軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)文及收文管理的系統(tǒng)功能、輸入及業(yè)務(wù)流程處理進(jìn)行了要求，其中，系統(tǒng)要求規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)滿足的功能，輸入要求規(guī)定在規(guī)定環(huán)節(jié)必須輸入的要素（僅對必須輸入的要素進(jìn)行規(guī)定，為滿足業(yè)務(wù)流程處理要求而產(chǎn)生的其它要素可由設(shè)計者自行規(guī)定），業(yè)務(wù)要求規(guī)定在業(yè)務(wù)流程中需要注意的行文規(guī)則。

軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程設(shè)計思路應(yīng)以公文流轉(zhuǎn)為核心，確定流轉(zhuǎn)過程中各個核心環(huán)節(jié)，并依據(jù)國家規(guī)定的公文處理要求，給予責(zé)任人合適的權(quán)限以保障公文的正確處理，為保證公文處理的嚴(yán)謹(jǐn)性，軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程設(shè)計應(yīng)當(dāng)盡量固定。軍隊機(jī)關(guān)公文處理的主要程序如圖1所示。

圖1　軍隊機(jī)關(guān)公文處理的主要程序

2 發(fā)文管理

發(fā)文管理指對文件的制發(fā)過程的管理，包括向其它單位印發(fā)的文件處理和二級部制發(fā)的文件處理。發(fā)文類別可以按發(fā)文文件種類主要包括決議、決定、指示、通知、函、意見、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、會議紀(jì)要、規(guī)定；也可按行文方向分為上行文、下行文、平行文。上行文文件種類主要包括報告和請示；平行文文件種類主要包括函、議案及通知、意見、會議紀(jì)要；下行文文件種類主要包括命令（令）、決定、指示、決議、條例、規(guī)定、批復(fù)及通知[1]。

發(fā)文管理應(yīng)實現(xiàn)文件制發(fā)過程中的擬稿、核稿、審核、會簽、簽發(fā)、編號、成文、分發(fā)和歸檔的全過程管理；應(yīng)提供靈活的編號格式及功能、提供辦理過程的、跟蹤記錄，并應(yīng)提供符合實際工作中多部門并行處理文件的情況等功能。

根據(jù)《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定，本部分對軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)文處理主要流程的系統(tǒng)要求及業(yè)務(wù)要求進(jìn)行了規(guī)定。

2.1 起草程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）起草文件應(yīng)由系統(tǒng)生成唯一標(biāo)識號及文件流水號；

（2）應(yīng)根據(jù)文件密級確定保密期限；

（3）起草文稿時，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)起草人選擇的文種生成文稿模板；

（4）系統(tǒng)應(yīng)判斷發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系，不符時應(yīng)提醒起草人；

（5）應(yīng)根據(jù)發(fā)文的實際審批情況給發(fā)文設(shè)定不同狀態(tài)，如“新發(fā)文”、“準(zhǔn)備提交”、“待審批”等；

（6）起草文件可以在系統(tǒng)內(nèi)直接起草，也可以自行起草后以附件形式輸入系統(tǒng)。在系統(tǒng)內(nèi)直接起草的公文，系統(tǒng)的輸出格式（紙張尺寸、規(guī)格、書寫形式和公文各組成部分的排列順序、區(qū)域劃分、字體字號等）應(yīng)滿足GB9704《國家機(jī)關(guān)公文格式》的相關(guān)要求[2]。

2）輸入要求

起草人應(yīng)輸入主要要素有：標(biāo)題、文種、機(jī)關(guān)代字、密級、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、主題詞、承辦單位、聯(lián)系電話、起草人[3]。

其中，機(jī)關(guān)代字、成文日期、承辦單位、聯(lián)系電話、起草人可由系統(tǒng)自動填寫，但起草人可自行修改。

單個主送機(jī)關(guān)或多個主送機(jī)關(guān)的最后一個機(jī)關(guān)名稱后一律要標(biāo)注全角冒號。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）當(dāng)起草人選擇的文種為上行文（下行文）時，主送機(jī)關(guān)應(yīng)為承辦單位的上級機(jī)關(guān)（下級機(jī)關(guān)）；

（2）文種為下行文時，主送機(jī)關(guān)為需要執(zhí)行的機(jī)關(guān)，并根據(jù)需要抄送其他有關(guān)機(jī)關(guān)，重要行文還應(yīng)當(dāng)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上文機(jī)關(guān)；

（3）除首長直接交辦的事項外，下級機(jī)關(guān)不得向上級首長行文；

（4）因特殊情況需要越級行文的，應(yīng)同時抄送被越過機(jī)關(guān)；

（5）聯(lián)合行文時，應(yīng)確認(rèn)行文機(jī)關(guān)是否為同級，非同級不得聯(lián)合行文；

（6）請示主送上級主管機(jī)關(guān)，不得抄送下級機(jī)關(guān)；

（7）發(fā)文格式可參見GB/T9704-1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》。

2.2 審核程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）嚴(yán)格核對審核機(jī)關(guān)的權(quán)限；

（2）嚴(yán)格核對審核人的權(quán)限；

（3）對于不成熟或質(zhì)量上由問題的文稿，可依據(jù)情況采用退（退回擬稿單位處理或修改）、補(bǔ)（退回擬稿單位補(bǔ)辦程序或手續(xù)）、改（發(fā)至秘書工作部門進(jìn)行修改）三種方式。

2）輸入要求

審核人應(yīng)輸入要素有：審核結(jié)果。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）公文應(yīng)為公文起草部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

（2）二級部不得正式向下行文；

（3）審核人應(yīng)從下列方面進(jìn)行審核：a）是否確需行文；b）是否符合規(guī)章制度與有關(guān)規(guī)定，是否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)上級意圖；c）是否符合行文規(guī)則；d）是否符合報批程序；

（4）審核人審核后，將審核結(jié)果反饋起草人，如通過，由起草人請相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；不符合規(guī)定的公文文稿應(yīng)當(dāng)協(xié)商起草部門進(jìn)行處理，必要時可退回起草部門并說明理由。

2.3 簽發(fā)程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）嚴(yán)格核對簽發(fā)人員的權(quán)限；

（2）簽發(fā)人應(yīng)能查看流程信息、辦理意見以及填寫對應(yīng)的簽批意見；

（3）首長至圈閱或簽名的，視為同意；

（4）簽發(fā)要素為必須標(biāo)識的要素，已閱要素為必要時選擇的要素，已閱首長若高于簽發(fā)首長職務(wù)，則兩項要素都必須標(biāo)識；

（5）負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，系統(tǒng)應(yīng)以簽發(fā)日期當(dāng)天生成成文日期，聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；

（6）提供手寫批閱信息的用戶認(rèn)證服務(wù)、權(quán)限驗證管理、手寫信息的識別驗證等關(guān)鍵服務(wù)，實現(xiàn)手寫簽批及瀏覽服務(wù)，支持手寫信息與版式文件的集成，支持批閱操作審計。

2）輸入要求

簽發(fā)人應(yīng)輸入要素有：簽發(fā)人、已閱標(biāo)識（可選）、署名（可采用電子印章、電子簽名等方式）、簽發(fā)日期。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）聯(lián)合行文時，系統(tǒng)應(yīng)以發(fā)文字號為主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號，發(fā)文機(jī)關(guān)要素中，主辦機(jī)關(guān)排列在前；

（2）上報的公文一般由主要首長或主管首長簽發(fā)，一般性公文可以由分管的副職首長簽發(fā)；

（3）除聯(lián)合發(fā)文外，一般由一個首長簽發(fā)。

2.4 分發(fā)程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）根據(jù)分發(fā)的份數(shù)生成份號、大流水號；

（2）根據(jù)起草人輸入的主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)自動分發(fā)。

2）輸入要求

應(yīng)輸入要素有：大流水號、份號。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）交付印刷前應(yīng)檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否規(guī)范；

（2）分發(fā)后，收文單位應(yīng)根據(jù)辦理結(jié)果給予反饋。

2.5 歸檔程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）歸檔文件應(yīng)可分為：文檔原件（如文檔掃描圖像）或文件數(shù)據(jù)；

（2）系統(tǒng)應(yīng)提供檢索功能；

（3）提供向檔案管理系統(tǒng)歸檔的功能，如系統(tǒng)使用單位有相關(guān)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)提供系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。

2）輸入要求

（1）歸檔文件為原件：輸入發(fā)文字號、標(biāo)題等易于標(biāo)識、便于查詢的要素；

（2）歸檔文件為數(shù)據(jù)：嚴(yán)格按“文檔歸檔數(shù)據(jù)要求”輸入要素。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）對需要歸檔的公文，應(yīng)及時向檔案部門移交，個人不能保存；

（2）在確認(rèn)由歸檔價值、文件準(zhǔn)確完整的情況下，應(yīng)與起草人辦理歸檔手續(xù)；

（3）歸檔后，相關(guān)部門存儲在系統(tǒng)中的文件應(yīng)刪除。

3 收文管理

收文管理指對已成文文件辦理過程的管理，包括外單位來文和機(jī)關(guān)內(nèi)各部處之間來文的處理[1]。收文管理主要管理文件的辦理過程，按來文機(jī)關(guān)不同及來文的性質(zhì)進(jìn)行登記辦理。

收文管理應(yīng)實現(xiàn)收文辦理過程中的登記、編號、擬辦（分辦）、批示、承辦（主辦、協(xié)辦、主辦閱批）、傳閱和歸檔的全過程管理；提供靈活的編號格式及功能；提供辦理過程的圖形化跟蹤記錄，并通過圖形流程提醒后續(xù)辦理；提供不限級別的多級并行處理，符合實際工作中多部門并行處理文件的情況等功能。

根據(jù)《中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定，本部分對軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)收文處理主要流程的系統(tǒng)要求及業(yè)務(wù)要求進(jìn)行了規(guī)定。

3.1 接收程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）系統(tǒng)應(yīng)自動識別來文單位、密級、文種，并自動生成收文日期；

（2）系統(tǒng)應(yīng)提供信息登記功能；

（3）接收文件后，在文件流轉(zhuǎn)過程中相關(guān)人員應(yīng)可查看文件辦理過程日志。

2）輸入要求

接收人應(yīng)輸入要素有：確認(rèn)收文標(biāo)識（可選）、收文登記要素、承辦人、審核人。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）接收公文應(yīng)核對無誤后簽收登記；

（2）簽收后，以電子簽名或電子印章等合適的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。

3.2 審核程序要求

1）系統(tǒng)要求

對審核不通過的公文，提供文件辦理退回功能，文件可逐級退回到文件流轉(zhuǎn)的起點。

2）輸入要求

審核人應(yīng)輸入要素有：審核結(jié)果、承辦人。

3）業(yè)務(wù)要求

審核人應(yīng)從下列方面進(jìn)行審核：（1）是否應(yīng)當(dāng)由本部門辦理；（2）是否符合規(guī)章制度與有關(guān)規(guī)定，是否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)上級意圖；（3）是否符合行文規(guī)則。

對不符合上述規(guī)定的公文文稿應(yīng)當(dāng)協(xié)商發(fā)文機(jī)關(guān)進(jìn)行處理，必要時可退回發(fā)文機(jī)關(guān)并說明理由，審核通過，應(yīng)選擇承辦人。

3.3 擬辦、承辦程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）文件可被標(biāo)識為緩辦，暫緩辦理；

（2）文件可撤銷辦理，撤銷辦理的文件可手動選擇是否作廢。

2）輸入要求

擬辦、承辦應(yīng)輸入要素有：承辦結(jié)果、承辦人、聯(lián)系電話。

3）業(yè)務(wù)要求

（1）對需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)部門提出擬辦意見報首長批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；

（2）需要兩個以上部門辦理的公文應(yīng)明確主辦部門；

（3）對緊急公文應(yīng)明確辦理時限；

（4）對轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理的公文應(yīng)當(dāng)跟蹤催辦并及時向首長報告辦理情況。

3.4 審批程序要求

1）系統(tǒng)要求

系統(tǒng)應(yīng)對公文的審批流程進(jìn)行跟蹤、催辦和統(tǒng)計，以便及時了解公文的處理進(jìn)度。

2）輸入要求

審批人應(yīng)輸入要素有：審批結(jié)果。

3.5 催辦程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）催辦要求應(yīng)提交承辦人；

（2）催辦應(yīng)給出催辦期限，催辦期限單位為日。

2）輸入要求

（1）催辦人應(yīng)輸入要素有：送交日期、催辦要求、承辦期限；

（2）承辦人應(yīng)輸入要素有：辦理情況、未辦原因。

3）業(yè)務(wù)要求

承辦人應(yīng)盡快回復(fù)催辦人辦理情況與未辦原因。

3.6 答復(fù)程序要求

1）系統(tǒng)要求

（1）答復(fù)后進(jìn)行歸檔，在確認(rèn)公文已辦理完畢的情況下，應(yīng)與承辦人辦理歸檔手續(xù)；

（2）歸檔后，相關(guān)部門存儲在系統(tǒng)中的文件應(yīng)刪除。

2）輸入要求

答復(fù)人應(yīng)輸入要素有：承辦結(jié)果。

3）業(yè)務(wù)要求

首長審批完畢后有關(guān)部門應(yīng)及時答復(fù)發(fā)文機(jī)關(guān)，并根據(jù)需要告知有關(guān)單位。

4 結(jié)論

隨著我軍信息化水平的提高，絕大多數(shù)機(jī)關(guān)已完成辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，明確軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)各工作環(huán)節(jié)的系統(tǒng)要求，統(tǒng)一系統(tǒng)輸入輸出，規(guī)范系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，能夠使軍內(nèi)不同機(jī)關(guān)的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)相互之間便于連接，兼容一體，使機(jī)關(guān)工作人員使用辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)處理相關(guān)業(yè)務(wù)時及時準(zhǔn)確，有據(jù)可查，有法可依，從而使軍隊機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)運行盡可能地科學(xué)有效，安全無虞，責(zé)權(quán)清晰。

[1]中央軍委.中國人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理條例[Z].2006.

[2]中央軍委.軍隊機(jī)關(guān)公文格式[M].2005.

[3]GB/T 9704-1999國家行政機(jī)關(guān)公文格式[S].1999.

Research on Software Design for Military Organs Office System

Dang Xian,Lu Dong-sheng

(Naval Academy of Armament,Shanghai 200235,China)

The paper carries on the detail analysis to the software design requirements of military organs office system process,according to the international and national military standard and a variety of laws and regulations.It untangles every link in the process.A new perspective for designing military organs office system is put forward.

office system; business process; software design

TP392

A DOI：10.14141/j.31-1981.2016.05.002

黨弦（1984—），男，工程師，研究方向：軍用標(biāo)準(zhǔn)化。