檔案電子化管理的可依賴(lài)程度

洪云鵬

【摘要】 檔案所蘊(yùn)含的的信息量巨大，也關(guān)系著人們的工作與生活，傳統(tǒng)的檔案管理手段和程序相對(duì)來(lái)說(shuō)比較陳舊復(fù)雜，常常會(huì)產(chǎn)生記錄失誤，而現(xiàn)代化的檔案管理手段雖然簡(jiǎn)便快捷，錯(cuò)誤率低，但也存在許多亟待解決的問(wèn)題，單一的傳統(tǒng)管理與單一的電子化管理都不能保證檔案的科學(xué)性，因此，探究檔案電子化管理的可依賴(lài)程度，將二者有機(jī)結(jié)合，才是未來(lái)檔案管理的新途徑。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 電子化 問(wèn)題 可依賴(lài)程度 優(yōu)勢(shì) 劣勢(shì)

與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比，電子化的檔案更加節(jié)省人力和物力，占用的資源減少，管理的效率自然會(huì)隨之提高，根據(jù)當(dāng)前我國(guó)檔案電子化管理的程度來(lái)看，管理人員的負(fù)擔(dān)越來(lái)越小，紙質(zhì)檔案逐漸淡出人們視線，越來(lái)越多的機(jī)讀檔案建立起來(lái)，使得管理人員越來(lái)越依賴(lài)電子化的檔案管理，某種程度上來(lái)說(shuō)電子化檔案管理為該工作開(kāi)辟了新途徑，使檔案管理工作更加流暢，人們查閱、提取等環(huán)節(jié)更加快捷迅速，但電子化畢竟是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，很難做到萬(wàn)無(wú)一失，由此可見(jiàn)，檔案管理工作可以依賴(lài)電子化，但卻不能完全依賴(lài)，應(yīng)當(dāng)將人工管理與電子化管理相結(jié)合，才能做到真正的科學(xué)管理。

一、目前檔案管理存在的問(wèn)題

1、信息化水平較低。就目前檔案管理工作看來(lái)，信息化的水平還不夠高，雖然我國(guó)科技水平逐漸提升，但卻仍然跟不上膨脹的信息資源，檔案管理的過(guò)程中，只能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件進(jìn)行記錄和查詢(xún)，卻無(wú)法有效智能化管理，各個(gè)部門(mén)所開(kāi)發(fā)利用的軟件不互通，使得一些檔案在調(diào)動(dòng)的過(guò)程中容易出現(xiàn)亂碼、錯(cuò)檔的現(xiàn)象，不僅如此，成熟的信息管理軟件與查詢(xún)軟件目前還無(wú)法互通，造成了工作上的困難，許多文件檔案不能通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)完成調(diào)動(dòng)查詢(xún)，不符合當(dāng)前我國(guó)信息科技發(fā)展水平，也不符合大量信息處理的要求，大大制約了檔案電子化管理的進(jìn)程[1]。

2、管理人員不規(guī)范。雖然電子化的檔案管理是今后發(fā)展的必然趨勢(shì)，但無(wú)論多么智能的電子化管理都離不開(kāi)人員操作，就目前情況來(lái)看，從事檔案管理工作的相關(guān)人員素質(zhì)并不均衡，仍有許多崗位人員甚至連基本的計(jì)算機(jī)操作都不能完成，而電子化檔案管理又是一項(xiàng)需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)的工作，僅靠耐心、細(xì)心和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)并不足以完成和完善，原本應(yīng)當(dāng)高效的電子化檔案管理不能發(fā)揮其全部作用，信息化與電子化的進(jìn)程自然受到影響[2]。不僅如此，許多單位為了減少人力和物力的投入，很少及時(shí)更新電子化檔案管理的設(shè)備，陳舊的設(shè)備并不能支持逐漸發(fā)展的現(xiàn)代化信息資源數(shù)量，對(duì)人員的選聘也以原有的紙質(zhì)檔案管理專(zhuān)業(yè)為主，忽視了計(jì)算機(jī)管理專(zhuān)業(yè)人才的重要性，導(dǎo)致了檔案管理工作過(guò)程無(wú)法跟上時(shí)代進(jìn)程，對(duì)人們的生活工作有極大影響。

二、檔案電子化管理的可依賴(lài)程度分析

2.1優(yōu)勢(shì)分析

想要分析檔案電子化管理的可依賴(lài)程度，首先就是要明確其優(yōu)勢(shì)，在針對(duì)其優(yōu)勢(shì)條件的基礎(chǔ)上尋找其劣勢(shì)，并尋求改進(jìn)措施，如此才能保證檔案電子化管理的有效應(yīng)用。檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)一共有兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是縮短了檔案信息的加工時(shí)間，對(duì)于一些單位部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案的整理過(guò)程漫長(zhǎng)而持久，這是由于檔案信息的多樣和多變，多樣的檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間的規(guī)整，而許多檔案常常由于人工整理的漫長(zhǎng)時(shí)間而失效，檔案電子化管理大大縮短了檔案整理的時(shí)間，由于計(jì)算機(jī)管理有即時(shí)性，檔案一經(jīng)軟件錄入即可進(jìn)行自動(dòng)排布，機(jī)讀文件的速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于人工整理，提高了檔案的存在價(jià)值；第二點(diǎn)是拓寬了檔案管理工作的范圍，傳統(tǒng)的檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)比較片面，分類(lèi)信息的處理分發(fā)要不斷調(diào)動(dòng)，而電子化檔案管理可以利用電子文檔多方拷貝傳送，使得檔案管理工作所涉及的方面更廣泛，也非常有利于提升檔案管理工作的地位。

2.2劣勢(shì)分析

雖然檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)明顯，但也存在一定劣勢(shì)，眾所周知，檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是真實(shí)可信的，而電子化的過(guò)程中，檔案的真實(shí)性很容易產(chǎn)生偏差，也就間接反映了電子檔案的安全性，如果對(duì)電子化管理的依賴(lài)性過(guò)高，很容易導(dǎo)致管理工作過(guò)程出現(xiàn)重大安全失誤，不僅如此，電子設(shè)備需要電力供應(yīng)，軟件也需要定期維護(hù)，如果電子設(shè)備或軟件出現(xiàn)問(wèn)題，檔案的查詢(xún)、調(diào)動(dòng)等一系列工作都將無(wú)法運(yùn)作[3]。

由此可見(jiàn)，電子化檔案管理雖然是社會(huì)發(fā)展的一般趨勢(shì)，但也不能完全依賴(lài)于它，無(wú)論管理軟件、系統(tǒng)和信息技術(shù)多么先進(jìn)和發(fā)達(dá)，仍然需要人力去操控，想要將電子化檔案管理普及，就必須將傳統(tǒng)管理與電子管理相結(jié)合，使二者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，不論哪一方出現(xiàn)問(wèn)題另一方都能及時(shí)解決，從而帶動(dòng)檔案管理工作的有序發(fā)展。

結(jié)論：檔案電子化管理的重要性不可忽視，這是由于技術(shù)水平的提高和信息爆炸時(shí)代的來(lái)臨，然而，相關(guān)部門(mén)卻不能太依賴(lài)檔案電子化管理，電子設(shè)備和信息技術(shù)始終都需要不可控力支持，人類(lèi)的操控只是其中一環(huán)，因此，促進(jìn)人力管理與電子管理的有機(jī)結(jié)合，才是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 齊宗元.檔案電子化及電子檔案的整理與保護(hù)漫談[J]. 人力資源管理. 2013（06）

[2] 李?lèi)?ài)鋒.電子檔案信息安全管理面臨的問(wèn)題及挑戰(zhàn)[J]. 電子制作. 2016（08）

[3] 李效蕊.圖紙檔案電子化管理的實(shí)踐及應(yīng)注意事項(xiàng)[J]. 檔案管理. 2016（05）