基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐探討

楊露

【摘要】檔案數(shù)字化是基層檔案必須經(jīng)歷的一個(gè)改革，以適應(yīng)社會的發(fā)展?；鶎佑眉垙堄涗洐n案的方式已經(jīng)無法滿足社會對檔案的需求。隨著信息時(shí)代的出現(xiàn)，各基層和企業(yè)對檔案的需求量不斷加大，紙質(zhì)檔案需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去翻閱，才能找到需要的資料，遠(yuǎn)不如數(shù)字檔案方便、快捷，因此，基層檔案室要盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

【關(guān)鍵詞】基層檔案；檔案數(shù)字化；實(shí)踐

一、引言

隨著社會信息化的不斷加深，基層檔案建設(shè)受到越來越多的關(guān)注，而提高檔案利用率也成為了發(fā)展的重要目標(biāo)。基層檔案數(shù)字化是獨(dú)立的檔案管理體系，它利用多媒體技術(shù)，建立數(shù)據(jù)庫，把紙質(zhì)檔案中的文字和數(shù)字變?yōu)殡娮游募?，放到?shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。本文主要從以下兩方面進(jìn)行探討，分別是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的必要性，以及實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的有效措施。

二、基層檔案室檔案數(shù)字化的必要性

基層檔案與其他行業(yè)相比，很晚才出現(xiàn)，雖然檔案室有很充足的信息，但因?yàn)閮煞矫娴脑?，使其無法滿足使用者的需求，第一個(gè)原因是檔案資源沒有深度挖掘，資源有限，第二個(gè)原因是用傳統(tǒng)的觀念和方式管理檔案，利用率較低。而且，基層的文件隨著時(shí)間的向前推移，數(shù)量在不斷增加，由此產(chǎn)生了多種記錄信息的方式，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和自動辦公系統(tǒng)，對傳統(tǒng)檔案管理方法造成沖擊，使運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理的基層逐漸與社會發(fā)展相背離。因此，基層單位需要盡快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，充分提高利用率，并通過檢索、保存等功能，讓檔案更好地為基層服務(wù)。除此之外，基層的信息大多都是分散的，紙質(zhì)檔案雖全部記錄在案，但查閱的時(shí)候通常需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，而數(shù)字化卻可以改善這一不足，它的檢索功能可以搜到任意一個(gè)零散的信息，高效、快速、便捷，可以讓多人同時(shí)在數(shù)據(jù)庫中搜索自己需要的信息，資源共享。

當(dāng)下，基層檔案管理人員逐漸改變觀念，不再一味地收集檔案，逐漸把重心轉(zhuǎn)向使用檔案，其目的是跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案是最快捷的方法?；鶎訖n案管理能力的高低對單位的發(fā)展有非常重要的影響，只有提高檔案管理水平，充分認(rèn)識到它的重要性，才能促進(jìn)單位長足發(fā)展。

三、基層檔案室檔案數(shù)字化的實(shí)踐

（一）加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門的重視

在很多單位，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理是一份簡單的工作，不需要投入過多的人力、物力、財(cái)力，檔案管理人員受這種觀念影響，也不重視這項(xiàng)工作，導(dǎo)致管理工作停滯不前。而某些單位規(guī)模較大，但檔案管理部門只有幾個(gè)人，工作環(huán)境簡單，一些責(zé)任心很強(qiáng)的管理人員每天無法順利完成檔案的收集、整理，一段時(shí)間后，可能使檔案缺失。鑒于這種情況，檔案管理人員要加大宣傳力度，讓領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理部門，改變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)對管理人員專業(yè)水平的培訓(xùn)，增加工作設(shè)備，發(fā)放經(jīng)費(fèi)，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)行。

（二）對檔案進(jìn)行鑒別

單位的基層檔案室因?yàn)橐?guī)模較小，管理人員不足，工作設(shè)備較少，再加上檔案信息有限，從投入的成本來說，有些檔案因?yàn)樾畔⒘枯^少，不必轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，因此，要隨檔案進(jìn)行鑒別，篩選出符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案。

管理人員可以從以下幾點(diǎn)篩選檔案：1.根據(jù)檔案價(jià)值的不同進(jìn)行區(qū)分。檔案的價(jià)值體現(xiàn)為是否可以滿足對檔案的需求，只有價(jià)值高的檔案，才能更好地滿足使用者的要求；2.檔案的系統(tǒng)性與完整性較高。這一點(diǎn)要求的是檔案完成數(shù)字化的轉(zhuǎn)化后，除了自身的完整性以外，還要與其他檔案保有一定的聯(lián)系，所以在挑選檔案時(shí)，要著重注意以下幾方面：來源多元化、時(shí)間上具有連續(xù)性、信息完整、內(nèi)容覆蓋面廣；3.修復(fù)字跡不清晰、紙張老化的珍貴檔案。對于一些因?yàn)橛涗洉r(shí)間較長字跡模糊的檔案，要先修復(fù)，轉(zhuǎn)化成數(shù)字化后保存。

檔案經(jīng)過篩選后，一些無用或信息較少的檔案依然用紙質(zhì)檔案保存，而已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字的檔案則為單位提供了價(jià)值較高的信息資源，避免了人力、物力的損耗，提高檔案利用率。比如，單位可以將已經(jīng)建立很長時(shí)間沒有清理，不會對企業(yè)產(chǎn)生任何作用的檔案剔除，而有些記錄了基層產(chǎn)品從最初的想法到理論再到產(chǎn)品成型的檔案必須變?yōu)閿?shù)字檔案。以此為例，隨著基層的發(fā)展，要定期刪除無用的檔案，選出對基層有力的檔案，進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化。

（三）強(qiáng)化對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)

很多基層單位由于檔案管理部門人數(shù)較少，設(shè)備較為落后，只進(jìn)行簡單的整理，而數(shù)字化處理則交給外部專業(yè)人員負(fù)責(zé)，耗費(fèi)大量財(cái)力，而基層單位日常需要經(jīng)費(fèi)開支，長此以往，不利于單位長足發(fā)展。隨著各基層單位的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量越來越多，花費(fèi)的金額逐漸增加，這就使得單位不得不加強(qiáng)檔案管理室的建設(shè)，完善管理制度，改變管理人員的工作觀念，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，期待基層單位可以自己完成檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。

單位可以定期請專人來到基層內(nèi)部或是組織管理人員到培訓(xùn)中心參加培訓(xùn)，充分了解完成檔案數(shù)字化的所有步驟，熟練操作計(jì)算機(jī)、掃描儀等，并建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，操作檔案管理軟件，對圖像進(jìn)行處理等，由單位獨(dú)立完成檔案轉(zhuǎn)化工作。

四、總結(jié)

每個(gè)基層的檔案管理水平與利用率會直接影響基層的發(fā)展，而現(xiàn)有的檔案管理的不足，比如基層領(lǐng)導(dǎo)忽略檔案管理的重要性，管理人員專業(yè)技術(shù)較低，投入人力、物力、財(cái)力資源不均等，迫使基層改變原有的觀點(diǎn)，推動產(chǎn)業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)，提高檔案利用率，讓資源共享，提升檔案室的管理水平。

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