論大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息的安全管理

付永輝

【摘要】科技的發(fā)達(dá)，信息的流通，促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨不僅為企業(yè)檔案信息管理工作迎來了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)，致使檔案信息的安全問題突顯。如何有效保障企業(yè)檔案信息的安全，成為各企業(yè)檔案管理人員亟需解決的問題。對此，本文分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案信息管理的意義，并從五個(gè)方面探討了確保企業(yè)檔案信息管理安全的措施，希望本文的研究能對當(dāng)下企業(yè)的檔案管理工作提供有益參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代；企業(yè)檔案信息；安全管理；措施

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，使得數(shù)據(jù)的種類日益增多，規(guī)模日漸擴(kuò)大，人類步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。對于企業(yè)檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來既有利用檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，同時(shí)也存在著一定的信息安全隱患，需要企業(yè)檔案管理工作人員未雨綢繆，做好安全防范工作。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案信息管理之意義

企業(yè)檔案是對企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，承載著企業(yè)的歷史，見證著企業(yè)的發(fā)展，對企業(yè)具有重要意義。企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的有效組成部分，而檔案管理工作也是企業(yè)各生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的基礎(chǔ)性工作，做好企業(yè)檔案管理工作能促進(jìn)企業(yè)向好發(fā)展。

現(xiàn)階段，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而形成的大數(shù)據(jù)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案信息管理工作中，利用其對海量的檔案數(shù)據(jù)資源實(shí)行分析及處理，不僅能有效挖掘有用信息，還有利于檔案信息的檢索及使用，對企業(yè)檔案管理工作具有重要意義，主要體現(xiàn)為兩個(gè)方面：一方面，能使檔案管理更加人性化與智能化，從而有效提升企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。大數(shù)據(jù)技術(shù)能對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精準(zhǔn)分析，并從中挖掘有用信息加以利用。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)下的網(wǎng)絡(luò)共享以及信息系統(tǒng)的建設(shè)，也能促進(jìn)企業(yè)各部門加強(qiáng)聯(lián)系，為檔案使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另一方面，有利于檔案信息的管理與使用。企業(yè)檔案管理并非簡單的對信息進(jìn)行分類及存儲(chǔ)，還需對檔案價(jià)值及利用率加以區(qū)分，以優(yōu)化檔案信息調(diào)取，滿足用戶檢索習(xí)慣，為檔案使用者提供個(gè)性化服務(wù)。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能及時(shí)記錄檔案調(diào)取的時(shí)間、地點(diǎn)、使用目的和被利用情況等信息，有效提升檔案信息管理實(shí)效。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息安全管理之措施

（一）做好信息采集與存儲(chǔ)之安全管理

企業(yè)需建立信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫，并通過集中存儲(chǔ)與雙擊備份的形式來保證檔案信息采集與存儲(chǔ)之安全。具體而言，一是要確保信息采集過程中的安全，以免信息泄露；二是進(jìn)行在線備份管理，保障信息存儲(chǔ)安全。在實(shí)際的操作過程中，可以利用磁盤、硬盤等設(shè)備擴(kuò)大計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量，確保容量充分。另外，利用加密技術(shù)對存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行加密管理，以防止檔案信息的破壞及泄漏，也是一個(gè)行之有效的安全舉措。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境之安全管理

信息的容量大、提取速度快是電子檔案信息管理的突出特點(diǎn)，也是其管理和使用的優(yōu)勢。但是，檔案信息在具體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下又容易受到安全威脅，包括病毒入侵、黑客攻擊等等，這就需要企業(yè)檔案信息管理人員具有較高的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，通過優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行環(huán)境，保障檔案信息的安全。具體來說，企業(yè)檔案管理人員可對本地系統(tǒng)以及非常態(tài)數(shù)據(jù)之運(yùn)行實(shí)施監(jiān)控，構(gòu)建針對檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之安全壁壘，并運(yùn)用身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的防控，以保障檔案信息的安全。此外，在進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)頁面操作的過程中，應(yīng)采取有效措施實(shí)時(shí)監(jiān)控，避免誤入具有安全隱患的網(wǎng)頁；同時(shí)對運(yùn)行中的軟件進(jìn)行殺毒監(jiān)控，監(jiān)測防火墻運(yùn)行狀態(tài)，確保檔案信息之安全。

（三）完善檔案信息安全管理制度

有關(guān)資料顯示，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的安全管理可在一定程度上避免檔案信息泄漏，防范網(wǎng)絡(luò)入侵事件的發(fā)生。為保障信息安全，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息管理制度建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部管理，明確檔案安全管理目標(biāo)、管理職責(zé)、管理內(nèi)容及要求，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。一方面，企業(yè)可根據(jù)《檔案法》、《保密法》、《公司管理?xiàng)l例》等制定符合本企業(yè)檔案管理實(shí)際的規(guī)章制度，包括檔案的收集、歸檔、存儲(chǔ)、借閱、保密、銷毀等一系列制度措施，并明確保密級(jí)別及保存期限，以形成完善的檔案管理體系；另一方面，企業(yè)也可參考《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》、《政府部門事業(yè)單位機(jī)關(guān)檔案工作制度》、《事業(yè)單位檔案員崗位職責(zé)》等制度條例，規(guī)范檔案管理工作。

（四）做好檔案利用工作的管理

為確保企業(yè)檔案信息的安全，需要檔案工作人員采取有效措施對數(shù)字檔案系統(tǒng)之使用加以控制。具體而言，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定哪些人可以登錄公司檔案信息管理系統(tǒng)，并設(shè)置專門的登錄密碼；登錄系統(tǒng)后，對于所查閱的文檔需由工作人員審批后方可查看，以避免重要文件信息的泄漏；此外，要設(shè)置文件查閱及保存格式，避免文件被隨意復(fù)制或修改；嚴(yán)格規(guī)定檔案信息的保密程度，并分開存檔，以避免非公開信息被泄漏。對于磁盤類文檔的借閱和利用，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定借閱的期限，并跟蹤催還，以防檔案信息丟失，確保信息的使用安全。

（五）提升檔案管理人員責(zé)任意識(shí)

檔案管理是一類服務(wù)性工作，需重視人的因素，要保障企業(yè)檔案信息的安全，需提升管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高其專業(yè)素養(yǎng)。一方面，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使相關(guān)工作人員提升對檔案信息管理安全性的認(rèn)識(shí)，避免因粗心大意或操作失誤而造成數(shù)據(jù)的刪除或丟失；另一方面，企業(yè)可與檔案管理人員簽訂管理責(zé)任書，并明確管理職責(zé)，以提高其安全管理責(zé)任意識(shí)。此外，企業(yè)還需優(yōu)化人員的選聘，以打造一支素質(zhì)高、專業(yè)強(qiáng)、懂技術(shù)的檔案工作管理團(tuán)隊(duì)，提升企業(yè)檔案信息安全管理實(shí)效。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案信息安全管理十分重要，是保障企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營安全的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際采用有效方法確保檔案信息安全，為企業(yè)發(fā)展打牢基礎(chǔ)，筑好安全防線，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)向好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃程鵬.加強(qiáng)檔案信息安全管理的策略[J].河北企業(yè)，2015（04）：22.

[2]周美蘭.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息安全管理的探討[J].蘭臺(tái)世界，2015（07）：102-103.

[3]于萍.企業(yè)檔案信息安全管理策略[J].企業(yè)改革與管理，2015（10）：25.