優(yōu)化重大建設(shè)項目檔案驗收工作的對策與建議

文/朱紅宇

優(yōu)化重大建設(shè)項目檔案驗收工作的對策與建議

文/朱紅宇

本文從建設(shè)單位重大項目檔案驗收的實踐中，發(fā)現(xiàn)問題，提出相應的對策思考，期望能夠?qū)n案驗收工作的優(yōu)化和提升提供一些借鑒和參考

重大建設(shè)項目檔案是項目建設(shè)過程中的重要無形資產(chǎn)，也是對重大建設(shè)項目進行改造、維護、稽查、驗收、管理、監(jiān)督、審計的重要依據(jù)，更是國家檔案的重要組成部分，既為本項目的建設(shè)、維修、管理、改擴建服務，又為國家的經(jīng)濟建設(shè)服務，做好重大項目建設(shè)的建檔工作，具有利國利民利單位、功澤后人的深遠意義，重大建設(shè)項目檔案的驗收工作也在當前經(jīng)濟發(fā)展和社會生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。

重大建設(shè)項目檔案驗收的重要意義

重大建設(shè)項目檔案是項目立項、設(shè)計、施工到監(jiān)理整體建設(shè)活動的原始記錄，是評價工程質(zhì)量的信用依據(jù)，也是今后工程運行、改造、維護不可替代的權(quán)威憑證。重大建設(shè)項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。隨著重大建設(shè)項目管控的力度和質(zhì)量要求不斷加強，建設(shè)項目檔案管理和驗收工作面臨更加嚴格的要求和新的挑戰(zhàn)。

重大項目驗收存在的共性問題

在重大建設(shè)項目檔案管理的實踐中，部分企業(yè)尤其是國有企業(yè)的項目檔案驗收中，普遍存在一些共性問題。

1.前期檔案的成套性和完整性不足

重大建設(shè)項目或技改項目工期有長有短，缺失的文件主要是在工期較長的項目當中，由于企業(yè)對檔案資料收集重視不夠或者由于配備不足或者人員變動，檔案管理人員在早期沒有注重文件材料的收集，導致集中歸檔過程中前期文件缺失嚴重，特別是一些重要的批復文件缺失，對以后的檔案利用工作造成了不可彌補的損失。

2.編制案卷不規(guī)范質(zhì)量差

建設(shè)單位重大建設(shè)項目檔案的整理或者未嚴格執(zhí)行國家規(guī)范進行編制，或者按照老規(guī)定老辦法整理項目檔案，使得整理的項目檔案達不到驗收標準；施工單位、監(jiān)理單位移交給建設(shè)單位的工程檔案中，原件和復印件并存，簽字蓋章手續(xù)不齊全，案卷中頁碼編寫不全，有的案卷甚至沒有編寫頁碼，竣工圖缺少竣工章及簽字，保管期限填寫不準確，卷盒填寫隨意、卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表填寫不完整，聲像材料較少或缺失，特別是隱蔽工程驗收記錄和映像資料缺失嚴重等。

3.管理人員業(yè)務素養(yǎng)有待提高

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)層次不齊。有些企業(yè)檔案管理人員新手較多，缺乏工作經(jīng)驗、平時的學習和積累不夠，在組卷時無從下手，不知道哪些材料該歸檔，哪些不該歸檔。更深層次的原因是有些建設(shè)單位對檔案管理工作重視度不夠，缺乏對項目檔案管理人員的系統(tǒng)培養(yǎng)，致使部分管檔人員沒有經(jīng)受過系統(tǒng)的檔案培訓，甚至還存在管檔人員無證上崗的情況。

對策與建議

針對存在的問題，筆者認為要始終堅持問題導向，從目前暴露出的突出問題和薄弱環(huán)節(jié)入手，牢固樹立檔案意識和責任意識，從組織領(lǐng)導、制度建設(shè)、管理提升、經(jīng)費投入、檔案宣傳、人員培訓、信息化建設(shè)等多個方面下功夫，既確保了重大項目檔案驗收順利通過，為項目順利通過整體驗收進而盡快投產(chǎn)奠定了基礎(chǔ)，又不斷增強檔案管理能力，提高檔案管理質(zhì)量，不斷促進企業(yè)檔案驗收工作邁上新臺階。

1.注重管理的體系化

制定科學的檔案管理辦法是實現(xiàn)體系管理的先決條件。在啟動重大建設(shè)項目伊始，明確項目檔案管理組織體制，確定項目各參建方在項目建設(shè)過程中承擔的責任，對建設(shè)單位與施工單位、監(jiān)理單位都提出明確的文件資料歸檔范圍和歸檔要求，明確責任人。參建管理人員要重視并且做好前期檔案的收集工作，把前期重要的立項批復文件按照項目分類存放。參建單位要設(shè)專職管檔人員，全程負責項目檔案資料的收集和整理工作。建設(shè)單位與設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位簽訂設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同時，明確提出檔案的歸檔要求并納入合同，三方單位移交的檔案應遵循項目文件自然形成規(guī)律，確保檔案齊全完整，對不符合歸檔要求的檔案建設(shè)單位拒絕接收，并令其整改直至達標；對不符合要求的檔案歸檔單位不予支付工程尾款加以約束。

對于工期長的重大建設(shè)項目，檔案的收集可采用分段操作。從重大建設(shè)項目的立項、請示、批復、設(shè)計、施工、監(jiān)理及各單項驗收所形成的檔案，及時收集，分類存放；在日常工作中設(shè)立項目檔案登記臺賬，按照項目名稱分類存放，為以后的集中歸檔整理工作打好堅實的基礎(chǔ)。

2.注重管理的規(guī)范化

嚴格按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002進行整理，摒棄過去不適宜的老規(guī)定老辦法，制定出新的管理辦法來整理重大建設(shè)項目檔案，確保整理的項目檔案達到驗收要求。

在實際工作中，檔案工作人員還要經(jīng)常深入現(xiàn)場具體指導幫助。檔案人員應當在工程建設(shè)初期深入現(xiàn)場幫助指導施工單位、監(jiān)理單位，向他們宣傳、指導檔案工作的相關(guān)知識及要求，增強各管檔人員的責任心，確保檔案管理標準統(tǒng)一，并做好項目檔案人員的培訓工作。

在重大建設(shè)項目的全過程中，為確保檔案管理標準統(tǒng)一，整理標準一致，建設(shè)單位的檔案部門應依據(jù)項目檔案的分類和規(guī)范要求，分別編制出一卷完整的檔案工作規(guī)范，交給施工單位和監(jiān)理單位實施，制定與施工單位、監(jiān)理單位協(xié)同合作的檔案工作流程，重點說明檔案資料管理中容易出現(xiàn)的問題，不重復問題，不遺漏工作。掌握重大項目建設(shè)的工程進度。項目檔案的貫徹落實必須要使檔案工作與工程項目建設(shè)同步開始、同步進行、同步驗收；建設(shè)單位的檔案人員應按照項目時間進度和工程節(jié)點定期到施工、監(jiān)理單位的檔案部門監(jiān)督、檢查、指導、提供幫助，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；對施工單位、監(jiān)理單位所交的項目檔案，建設(shè)單位應仔細檢查核對歸檔的檔案是否原件，對原件和復印件混放的檔案拒絕接收，簽字蓋章手續(xù)是否齊全，案卷中頁碼編寫是否齊全，竣工圖中的竣工章及簽字是否齊全等，并要求施工單位和監(jiān)理單位在交紙質(zhì)檔案的同時，還必須再交一套完整的與紙質(zhì)檔案同版的電子檔案，為實現(xiàn)“數(shù)字檔案室”提供便利。

3.注重管理的信息化

大型建設(shè)項目涉及勘查、設(shè)計、施工、監(jiān)理、業(yè)主和建設(shè)行政主管部門等多方主體，資料多、類型全，傳統(tǒng)的檔案保管模式已經(jīng)不適應當前需求。檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置管理，為項目提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化進程，將管理模式從檔案實體為重心向檔案信息為重心轉(zhuǎn)變。在項目建設(shè)初步設(shè)計階段，應該明確提出檔案管理設(shè)備設(shè)施的建設(shè)要求和標準，并納入到項目建設(shè)投資中，從設(shè)計源頭抓好信息化平臺建設(shè)，不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，進一步提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

信息化是提升檔案管理效率的重要手段，項目檔案的建立是一個漫長和復雜的過程，從項目立項到項目驗收的各個環(huán)節(jié)，檔案資料的收集整理都是由不同的單位或部門實施完成。檔案的信息化管理無疑會提高項目檔案管理的效率，實現(xiàn)檔案信息化，應當完善計算機、掃描儀、照相機等硬件設(shè)備，選用好檔案管理軟件，同時檔案管理人員要學習計算機和信息化管理知識，參與到檔案管理軟件和檔案信息開發(fā)工作中。

4.管理建議

企業(yè)應該在重大建設(shè)項目檔案管理人員方面給予一定政策鼓勵，形成獎勤罰懶的良好工作氛圍。讓想干事、能干事、干得好事的同志有施展的機會和舞臺；讓安于現(xiàn)狀，不思進取的人提高危機意識，及時自省，提高工作效率和績效水平，保持良好的工作狀態(tài)，從而加強和提升重大建設(shè)項目檔案管理。

綜上所述，項目檔案管理貫穿于重大項目建設(shè)整個過程，作為項目檔案管理重要一環(huán)，檔案驗收工作最終保證項目檔案工作的質(zhì)量與效率，因此檔案驗收的實踐中，注重管理的體系化、規(guī)范化、信息化，并認真執(zhí)行，促進重大建設(shè)項目檔案管理水平不斷提高，為建設(shè)項目全壽命周期的安全高效運行提供堅實基礎(chǔ)。

（作者單位：陜西有色金屬控股集團有限責任公司）