基于“大地測(cè)量檔案管理及服務(wù)模式”的新思考

文/劉敏

基于“大地測(cè)量檔案管理及服務(wù)模式”的新思考

文/劉敏

國(guó)家測(cè)繪檔案資料館大地測(cè)量檔案分館是我們國(guó)家唯一個(gè)管理大地測(cè)量檔案的部門，館內(nèi)長(zhǎng)期收集、存儲(chǔ)、處理及分發(fā)各種形式的大地測(cè)量成果，館藏著解放以來(lái)（其中有部分為民國(guó)時(shí)期）全國(guó)范圍內(nèi)各等級(jí)與種類的大地測(cè)量成果檔案資料，它是測(cè)繪歷史的真實(shí)記錄和寫照，是我國(guó)幾代測(cè)繪工作者的汗水乃至生命換取來(lái)的，是國(guó)家寶貴財(cái)富和地理空間信息的資源。大地測(cè)量成果廣泛用于我國(guó)載人航天飛船發(fā)射、橋梁隧道建設(shè)、礦藏勘探和發(fā)掘等各項(xiàng)建設(shè)之中，如何科學(xué)管理和有效利用大地測(cè)量檔案成果是檔案管理工作中的重點(diǎn)。

一、大地測(cè)量檔案形成特點(diǎn)及基礎(chǔ)分類

大地測(cè)量是確定地面點(diǎn)位、地球形狀大小和地球重力場(chǎng)的精密測(cè)量。其內(nèi)容包括有三角、精密導(dǎo)線、水準(zhǔn)、天文、衛(wèi)星大地、重力和大地測(cè)量計(jì)算等。

（一）檔案形成及特點(diǎn)

大地測(cè)量檔案是測(cè)繪機(jī)構(gòu)在大地測(cè)量活動(dòng)中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的觀測(cè)記錄、計(jì)算、成果、成圖資料以及技術(shù)設(shè)計(jì)書、工作報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、數(shù)據(jù)處理報(bào)告等文檔資料。大地測(cè)量檔案除了具有一般科技檔案屬性外還有其成果資料的地域性、測(cè)繪數(shù)據(jù)的唯一性、地理信息的保密性、檔案載體的復(fù)雜性、表現(xiàn)形式的多樣化等自身特點(diǎn)。故檔案管理者在工作中要根據(jù)其特點(diǎn)及分類進(jìn)行使用。

（二）檔案基礎(chǔ)分類

做好大地測(cè)量檔案基礎(chǔ)分類，是檔案管理工作有序不紊進(jìn)行的前提保證。檔案可以分為兩大類即基礎(chǔ)測(cè)繪成果和非基礎(chǔ)測(cè)繪成果檔案，基礎(chǔ)測(cè)繪檔案成果是指為建立全國(guó)統(tǒng)一的測(cè)繪基準(zhǔn)和測(cè)繪系統(tǒng)而進(jìn)行的天文測(cè)量、三角和導(dǎo)線測(cè)量、長(zhǎng)度測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、空間大地測(cè)量、重力測(cè)量所獲取的數(shù)據(jù)和圖件；其它測(cè)繪成果則屬于非基礎(chǔ)測(cè)繪成果。

基礎(chǔ)檔案又按記錄的其內(nèi)容不同、性質(zhì)不同、載體形式不同、范圍及比例尺不同而進(jìn)行的分類。檔案管理工作者區(qū)分檔案分類的目的是便于檔案保管機(jī)構(gòu)分類存儲(chǔ)、保管、檢索和提供利用，便于庫(kù)房管理和統(tǒng)計(jì)。

二、建立數(shù)據(jù)庫(kù)及服務(wù)新模式是實(shí)現(xiàn)大地測(cè)量檔案信息化管理的關(guān)鍵

我國(guó)檔案管理信息化發(fā)展已進(jìn)入全方位、多層次推進(jìn)的新階段，而現(xiàn)有的大地測(cè)量檔案管理和分發(fā)服務(wù)模式，已不能滿足行業(yè)的需求。建設(shè)和開發(fā)大地測(cè)量檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)及新的服務(wù)模式是測(cè)繪成果檔案信息化管理的核心和關(guān)鍵。

大地檔案室的服務(wù)工作是我們檔案業(yè)務(wù)的思想、領(lǐng)域、方式方法和提高管理水平等著手，工作的中心環(huán)節(jié)，檔案的服務(wù)工作不僅僅指整理加工、提供和利用，更重要的是要從改變檔案服務(wù)，從而達(dá)到提高檔案服務(wù)之目的。

1、建立大地測(cè)量管理部門的網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上使用和查詢服務(wù)。隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案管理部門應(yīng)充分本單位網(wǎng)站來(lái)制作檔案管理部門的網(wǎng)頁(yè)，積極建立組織網(wǎng)頁(yè)的數(shù)據(jù)和信息，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為使用者提供更好的服務(wù)。

目前我檔案館正積極采取措施，做好大地測(cè)量檔案目錄信息數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建立的該系統(tǒng)具有信息發(fā)布、共享、檔案資料存儲(chǔ)、查詢、檢索、分析處理、影像掃描、數(shù)據(jù)提供與備份、信息開發(fā)等功能。使用者可以通過(guò)區(qū)域計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端提出需求，完成由數(shù)字檔案系統(tǒng)查找和調(diào)檔、歸檔使用。

2、建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理中心。集中管理網(wǎng)站內(nèi)各數(shù)據(jù)科室歸檔的電子文件，并且在建立網(wǎng)站上提供有限制性及非保密性的電子文件查詢和利用功能，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋大地測(cè)量數(shù)據(jù)處理中心各科室，利用率高。

3、實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)上傳的收集。目前檔案室是在單機(jī)上完成的電子文件的收集工作，這已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文本檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成是通過(guò)上傳完成的。因此，檔案管理部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，管理者可以在第一時(shí)間將其收集并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。

4、展開在線服務(wù)模式。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化改變了人們工作的環(huán)境，使用者更注重信息的時(shí)效性。查詢使用者可在線通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送使用資料的請(qǐng)求，通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得所需要的信息。并且檔案部門還可以在網(wǎng)頁(yè)上提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等不同的服務(wù)方式，讓利用者與檔案管理部門使用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流和回答，及時(shí)提供查詢和資信服務(wù)。因此，當(dāng)前檔案管理部門被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代信息化的新檔案服務(wù)方式所代替。

三、建立規(guī)章制度是檔案管理的基礎(chǔ)

做好大地測(cè)量檔案管理工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》、《測(cè)繪法》、《保密法》、《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》以及《科技檔案資料管理工作暫行規(guī)定》等相關(guān)法律和法規(guī)。檔案管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作，制定相關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法、庫(kù)房管理以及設(shè)備等方面的管理原則和規(guī)范細(xì)則，如：保密制度、借閱制度、銷制度等，使大地測(cè)毀制度、使量檔案管理工作用、收費(fèi)制者有法可依、有章度及獎(jiǎng)罰可循。

四、提高檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想道德水平

大地測(cè)量檔案管理人員不僅要有精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)和愛崗敬業(yè)的品格，還要具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德。在新形勢(shì)下檔案管理工作者不再是單純意義上的庫(kù)房保管員，而是檔案信息的科學(xué)組織、分類、開發(fā)和安全利用工作者。管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備開發(fā)和維護(hù)計(jì)算機(jī)電子檔案的能力，在知識(shí)和技能方面能應(yīng)對(duì)更高的挑戰(zhàn)能力，成為既掌握測(cè)繪專業(yè)知識(shí)又有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作者。

五、大地測(cè)量檔案的保密與利用

檔案管理工作者要嚴(yán)格遵守有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確定檔案的秘密范圍和等級(jí)，做好密級(jí)檔案的管理工作，處理好大地測(cè)量檔案的保密與利用關(guān)系。在滿足人們對(duì)檔案使用便捷、實(shí)用和多樣化需求的同時(shí)，還要重視檔案的保密和限制利用工作。對(duì)于有密級(jí)的電子檔案，要用密鑰加以控制，采用穩(wěn)妥的保密技術(shù)措施，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全性進(jìn)行檢查，確保網(wǎng)絡(luò)的通暢和安全使用。并做好檔案的審查工作使管理人員能科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定大地測(cè)量檔案的開放利用與控制使用的范圍。

我們保存大地測(cè)量成果資料檔案的最終目的就是為了滿足開發(fā)和利用的需要。目前，大量有應(yīng)用價(jià)值的測(cè)繪成果檔案普遍存在著重保輕用或利用不足的現(xiàn)象，大批檔案得不到有效的利用，由此造成了人力、物力、財(cái)力等資源的浪費(fèi)，檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。因此，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，更新知識(shí)，創(chuàng)新思維，按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，做好成果檔案的利用工作。檔案利用要加強(qiáng)監(jiān)督工作，有效地發(fā)現(xiàn)并糾正檔案利用過(guò)程中不利于密級(jí)檔案的各種不良行為，從而做到既能合法利用大地測(cè)量檔案，又能保證檔案的安全利用。所以，對(duì)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

在我國(guó)“十三五”規(guī)劃和創(chuàng)新、協(xié)條、綠色、開放、共享五大發(fā)展理念的新形勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)大地測(cè)量檔案的管理服務(wù)方式和信息利用領(lǐng)域的最大化已經(jīng)是勢(shì)在必行。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)測(cè)繪專業(yè)知識(shí)及測(cè)繪檔案有關(guān)法律法規(guī)，不斷提高管理自我綜合素質(zhì)、檔案管理及服務(wù)水平，處理好保密與利用的關(guān)系，依法進(jìn)行對(duì)檔案的管理和利用，滿足新形勢(shì)下發(fā)展的需要，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和決策機(jī)關(guān)及各級(jí)政府提供更加方便、快捷、準(zhǔn)確、及時(shí)、有效和全方位的大地測(cè)量成果檔案信息服務(wù)。

（作者單位：國(guó)家測(cè)繪地理信息局大地測(cè)量數(shù)據(jù)處理中心）