PDCA循環(huán)在公共圖書館文獻資源共建共享中的應(yīng)用

付 祿上海中醫(yī)藥大學圖書館，上海 201203

PDCA循環(huán)在公共圖書館文獻資源共建共享中的應(yīng)用

付 祿
上海中醫(yī)藥大學圖書館，上海 201203

結(jié)合PDCA 循環(huán)特性，分析PDCA 循環(huán)應(yīng)用于圖書館信息資源共建共享的必要性，構(gòu)建了PDCA 循環(huán)理論在文獻資源共建共享中的應(yīng)用模式，同時針對如何保證PDCA順利開展提出了相關(guān)的思考，以達到提高文獻資源共建質(zhì)量和讀者滿意度的目的。

PDCA循環(huán)；公共圖書館；文獻資源；共建共享

PDCA循環(huán)法是全面質(zhì)量管理的基本工作形式，它常應(yīng)用在企業(yè)的全面質(zhì)量管理中。圖書館文獻資源采購質(zhì)量也需要加以控制，因此PDCA也可運用于公共圖書館圖書文獻資源建設(shè)方面。

1 PDCA循環(huán)法的基本概念

PDCA循環(huán)理論的基本含義是：工作之前要制定一個計劃，然后將計劃付諸實施，再對實施情況及結(jié)果進行檢查、總結(jié)和處理，由此循環(huán)往復(fù)，以期提高工作質(zhì)量或水平，從而促進人們事業(yè)的快速發(fā)展［1］。PDCA是策劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處置（Action）4個英文單詞的首字母簡寫，由美國學者戴明博士發(fā)明并逐漸使用的工作方式。本文將其運用于公共圖書館資源共建共享中，為公共圖書館構(gòu)建一個不斷改善的質(zhì)量管理體系，以推動公共圖書館文獻資源共建共享事業(yè)的長遠發(fā)展。

2 PDCA應(yīng)用于文獻資源共建共享必要性

近年來，隨著圖書館事業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國公共圖書館資源共建取得了長足發(fā)展，各地在構(gòu)建公共圖書館共建體系的過程中，設(shè)計出了多種類的體系。根據(jù)構(gòu)建方式、成員館間的緊密度，可以將它們劃分為3種類型：以建設(shè)和強化基層圖書館為導(dǎo)向的公共圖書館服務(wù)體系，基于總分館體系的服務(wù)體系，基于區(qū)域性服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)體系［2］。這些資源共建模式的使用提高了文獻資源的使用率，促進圖書館事業(yè)的繁榮發(fā)展，但也日益暴露出很多需要改進的方面。

2.1實施PDCA是促進文獻資源共建事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要

區(qū)域性的公共圖書館之間基本都建立了資源共建共享聯(lián)盟，以深圳地區(qū)圖書館和上海地區(qū)公共圖書館為例，其圖書館事業(yè)發(fā)展水平和質(zhì)量居于全國前列，它們利用先進的文獻管理系統(tǒng)對資源進行整合，并統(tǒng)一開展服務(wù)，形成了有效的共享模式。但由于其成員館發(fā)展水平不平衡，且聯(lián)盟約束力不強，導(dǎo)致都存在大量重復(fù)性資源建設(shè)，出現(xiàn)很多不科學、不合理、不規(guī)范的情況，導(dǎo)致共建事業(yè)停滯不前，而PDCA循環(huán)就是一中不斷提升工作質(zhì)量的科學方法。

2.2實施PDCA循環(huán)是提高文獻資源共建質(zhì)量的需要

公共圖書館文獻資源共建過程中存在很多亟須解決的問題，例如管理體制協(xié)調(diào)不暢，圖書館業(yè)務(wù)人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)技術(shù)人員匱乏，經(jīng)費保障機制缺失，中心館和成員館之間利益博弈等問題，這些都可以在PDCA循環(huán)實施過程中開展全面質(zhì)量管理，針對出現(xiàn)的問題不斷改善和優(yōu)化，保障資源共享模式質(zhì)量的全面提升。

3 PDCA循環(huán)在文獻資源共建中的應(yīng)用

3.1P——策劃階段

依據(jù)本區(qū)域圖書館文獻資源共建的發(fā)展現(xiàn)狀，確定本區(qū)域文獻資源共建的目標和戰(zhàn)略規(guī)劃。這個過程中，共建體系中帶頭的中心圖書館首先要做好調(diào)研工作，了解中心館和分館文獻資源建設(shè)的總體情況，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，做好文獻資源共建共享的總體規(guī)劃和實施思路。其次要做好文獻資源的需求分析工作，采用問卷調(diào)查，讀者座談，專家咨詢等方式，全面了解讀者需求。中心館做好相關(guān)的準備工作后，與各個成員館共同商議確定共建方案，包括每個成員館文獻資源建設(shè)的量化，以及經(jīng)費的合理配置等問題進行分解和落實。公共圖書館從戰(zhàn)略規(guī)劃的高度對文獻資源共建共享予以重視，對于克服組織中實施阻力，順利展開文獻資源共建有著重要的指導(dǎo)作用。

3.2D——執(zhí)行階段

按照既定計劃，各個主體展開工作，努力實現(xiàn)預(yù)期目標。首先成立文獻資源共建協(xié)調(diào)工作小組，組建一支業(yè)務(wù)能力強的團隊。成立由中心館分管資源建設(shè)的館長、各分館資源建設(shè)部主任及采訪人員組成的工作小組，全面負責采購計劃及預(yù)算方案的制定、落實工作［3］。做好文獻資源供應(yīng)商的招標工作，定期采購各種文獻資源，召開季度、年中協(xié)調(diào)會議，查看各館計劃完成情況，摸清資金使用情況，確保文獻資源共建計劃順利進行。與此同時，重點做好在資源建設(shè)過程中的各種數(shù)據(jù)的采集和保存工作，便于發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和問題，有利于工作進一步開展。

3.3C——檢查階段

確認文獻資源共建的實施方案是否達到了預(yù)期目標，因此檢查是非常重要的一個環(huán)節(jié)。一是檢查各館文獻資源覆蓋率情況。將當年所購文獻資源進行統(tǒng)計，核查是否完成當年的采購任務(wù)，文獻資源占有量是否符合有關(guān)的量化考核；二是檢查各館文獻資源使用情況。對一年內(nèi)采購到館并使用的文獻資源從借閱量、借閱比例等方面進行統(tǒng)計分析，掌握實際利用情況，為下一年開展PDCA循環(huán)提供數(shù)據(jù)支持；三是檢查供應(yīng)商的服務(wù)情況，包括數(shù)據(jù)庫提供商，查看文獻資源到館的時效性，數(shù)據(jù)加工的準確性，數(shù)字資源服務(wù)的及時性等問題；四是核查各館資金利用情況。針對各分館資金使用的自主性，往往會存在重復(fù)采購過多相同資源情況，開展資金利用檢查，避免資源建設(shè)的重復(fù)與浪費，從而使分館經(jīng)費使用產(chǎn)生的效益最大化。

此外，還要檢查文獻資源共建過程中形成采購記錄、驗收記錄、服務(wù)商反饋信息、文獻資源利用報告等材料，并形成檢查報告。通過檢查，確定哪些計劃已經(jīng)完成、哪些工作有待改進，并提出整改建議，為下一階段的計劃改進提供依據(jù)。

3.4A——處置階段

這是第一輪循環(huán)的結(jié)束；根據(jù)檢查計劃執(zhí)行過程中得到的反饋信息，圖書館要吸收文獻資源共建中的成功經(jīng)驗，并把這些經(jīng)驗形成標準化的文件，讓各個成員館遵照執(zhí)行；同時對存在問題的過程，要及時采取糾偏措施；對在實施過程中出現(xiàn)的新問題，要調(diào)研其出現(xiàn)的原因。其中，中心館和文獻資源共建協(xié)調(diào)小組扮演著很重要的角色，需提出合適的解決對策，這些問題的有效解決關(guān)系著下一輪PDCA 循環(huán)的順利實施。

4 圖書館在資源共建共享中應(yīng)用PDCA循環(huán)的思考

4.1加強全體員工對PDCA循環(huán)法的理解，提高領(lǐng)導(dǎo)認識水平

要想將PDCA循環(huán)法順利應(yīng)用于文獻資源共建共享之中，提高全體員工對PDCA循環(huán)法的認識是至關(guān)重要的。首先做好培訓(xùn)工作，聘請有關(guān)專家開展PDCA的知識普及講座，讓大家真正了解它的本質(zhì)，讓更多圖書館員參與到PDCA循環(huán)中，讓全員意識到PDCA給圖書館帶來的不僅僅是業(yè)務(wù)工作上的革新，更重要是的管理理念和服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。其次，共建體系中的中心館和分館的領(lǐng)導(dǎo)，需要了解PDCA循環(huán)法的優(yōu)勢，加深對PDCA循環(huán)的理解和認識，并給予大力支持，是保證PDCA循環(huán)在公共圖書館文獻資源共建中能順利開展的前提。

4.2注重文獻資源建設(shè)團隊的建設(shè)

中心館應(yīng)從圖書館各個職能部門以及分館中選取擁有不同專業(yè)的背景的優(yōu)秀館員組成了一個人才結(jié)構(gòu)非常合理的PDCA項目實施團隊，包括文獻資源建設(shè)主管、館藏資源發(fā)展館員、信息技術(shù)人員、圖書情報專業(yè)人員。其中在這個團隊中，團隊主管的作用是不容小覷的。他不僅是這個項目的發(fā)起人和策劃人之一，而且是熟悉圖書館各項業(yè)務(wù)的管理層。他要在項目團隊中，擔任領(lǐng)頭羊的作用，他需要對項目實施的整個過程進行全面有效的關(guān)注，保障項目實施的順利進行。其次，設(shè)立首席信息官（CIO），提高團隊人員的統(tǒng)計分析能力。統(tǒng)計分析在整個循環(huán)中至關(guān)重要，沒有正確的統(tǒng)計分析就不會有循環(huán)的層層遞進［4］。首席信息官不僅掌握信息技術(shù)，還要掌握統(tǒng)計分析方法，用以幫助團隊成員提高統(tǒng)計分析能力，這樣團隊不但可以對收集到的數(shù)據(jù)進行深入的研究分析，得出可靠結(jié)論，還可以運用不全的數(shù)據(jù)推論出可行的結(jié)論，促進PDCA循環(huán)的持續(xù)改善。

4.3強調(diào)合作而非競爭關(guān)系，提高分館工作人員服務(wù)意識

公共圖書館文獻資源共建過程之中存在各種利益的糾紛，每個圖書館獲得財政支持力度不同，在共建中可能會出現(xiàn)因資金問題而消極怠工的情況，這樣就會削弱共建共享的效率以及社會效益，只有各個館精誠合作，獲得文獻資源共建效益是遠遠高于其他任何消極的情況。因此分館之間以及中心館部門間應(yīng)該加強理解與合作，可以提高組織整體效率，從而支持資源共建共享戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。各個分館之間并不存在競爭關(guān)系，整個團隊應(yīng)該相互合作共同進步。

其中，中心館應(yīng)做好協(xié)調(diào)培訓(xùn)工作，并建立激勵機制，提高分館管理人員服務(wù)意識和管理意識，保證合作共建的順利開展，進而才能保證整個PDCA循環(huán)正常運轉(zhuǎn)。

4.4重視過程監(jiān)督和控制

文獻資源建設(shè)團隊中，設(shè)置合理的監(jiān)督檢查人員，對PDCA實施的整個過程做好相應(yīng)的監(jiān)督和檢查工作，并及時向小組的管理層匯報。通過溝通掌握館員工作進展狀況，可以對館員可能出現(xiàn)的問題進行干預(yù)。過程考核人員要對所有工作流程加以監(jiān)督，包括共建政策的制定過程、文獻資源的采購過程、驗收加工過程、資金使用情況、文獻資源典藏等整個過程，都要進行認真的監(jiān)督。一個過程的控制和完成，必然影響下一個過程目標的實現(xiàn)，只有全過程都能及時準確的完成，才能保證PDCA循環(huán)的順利進行，才能推動圖書館文獻資源共建戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)和可持續(xù)發(fā)展。

4.5以用戶需求作為持續(xù)改進的焦點

對于圖書館來說，做好讀者文獻資源需求的調(diào)查，采選讀者喜歡的文獻資源，并讓讀者走進圖書館使用這些資源，才是圖書館資源共建共享的最終目標。然而讀者的需求是不斷變化的，因此圖書館應(yīng)該時刻關(guān)注并獲取讀者的文獻需求，在PDCA實施過程中，不斷地對文獻資源共建過程中讀者反饋的問題進行調(diào)整，以達到提高文獻服務(wù)質(zhì)量和讀者滿意度的目的。

［1］朱海峰.PDCA循環(huán)理論在閱讀推廣中的應(yīng)用——以安徽省圖書館為例［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2014（2）：100-103.

［2］肖希明，張新興.公共圖書館服務(wù)體系中文獻資源建設(shè)探討［J］.中國圖書館學報，2011（6）：4-10.

［3］郭以建.基于PDCA循環(huán)法的紙質(zhì)圖書采購質(zhì)量管理［J］.圖書館學刊，2013（4）：21-23.

［4］王嘉雷.PDCA法在總分館制中的應(yīng)用［J］.圖書館學刊，2012 （1）：23-25.

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1674-6708（2016）170-0053-02

付祿，上海中醫(yī)藥大學圖書館。