辦公室文書(shū)檔案的管理及常見(jiàn)問(wèn)題

鄭鳴

【摘要】辦公室文書(shū)檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，通過(guò)文書(shū)檔案，可以知道事業(yè)單位的發(fā)展歷程，包括單位初期的歷史信息和企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展情況。所以一個(gè)單位要做好自己的文書(shū)檔案管理工作，有利于單位管理者總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為部門的更好更快發(fā)展提供借鑒?，F(xiàn)本文就辦公室文書(shū)檔案的管理存在的問(wèn)題進(jìn)行探究，并提出解決措施。僅供交流借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文書(shū)檔案；常見(jiàn)問(wèn)題；解決措施

辦公室文書(shū)檔案管理事業(yè)單位的發(fā)展有重大的作用，它的有效管理有利于提高工作效率和工作水平，它能夠方便管理人員對(duì)單位情況的回望，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為日后的工作提供借鑒，文書(shū)檔案的管理是事業(yè)單位檔案管理中的重要組成部分，它的管理水平高低直接影響檔案材料的真實(shí)度和完整性，所以要優(yōu)化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高文書(shū)檔案的利用效率。

一、辦公室文書(shū)檔案管理的特征

1.文書(shū)檔案的管理水平的高低取決于文書(shū)工作，文書(shū)工作是做好文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)，文書(shū)檔案管理是文書(shū)工作的最終歸宿，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作兩者相輔相成，相互促進(jìn)，共同提高辦公室的管理工作水平。2.文書(shū)檔案管理通常以紙質(zhì)的形式記錄事業(yè)單位發(fā)生的事件、完成的工作等，重點(diǎn)在于收集和整理這些文件，然后對(duì)其進(jìn)行分類和編排工作，最后放入檔案夾，按標(biāo)準(zhǔn)擺放好，以便更好的利用。在文書(shū)歸檔前，要檢查文書(shū)內(nèi)容的真實(shí)性，還有文書(shū)的本身的完整性，避免日后發(fā)生不必要的麻煩。3.文書(shū)檔案管理的工作內(nèi)容是極為豐富的，是對(duì)單位發(fā)展各個(gè)過(guò)程，各個(gè)方面的的記錄和真實(shí)反映。涉及管理層檔案、行政人員檔案、黨群檔案等方面的文書(shū)檔案管理，還有事業(yè)單位工作進(jìn)程中上傳下達(dá)的文件、選舉的選票、各種合同協(xié)議及電子檔案，這體現(xiàn)了檔案載體的多樣性。

二、辦公室文書(shū)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

1、文書(shū)工作與檔案工作銜接方面存在問(wèn)題

文書(shū)工作和檔案工作是兩個(gè)工作模板，兩者相輔相成共同組成了文書(shū)檔案管理工作，但文書(shū)檔案管理工作把兩者構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一體，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案共組是文書(shū)工作的歸宿，但由于兩者是分塊管理，加大了文書(shū)和檔案工作的距離。文書(shū)工作人員只顧及自身的工作內(nèi)容，而很少注重檔案管理的工作；而檔案工作人員也只注重檔案相關(guān)的工作，而很少考慮文秘的工作，造成兩者的銜接出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在公文的格式和處理辦法除存在不規(guī)范情況，例如，稿件不齊全、文種和附件格式不規(guī)范、裝訂和用紙不合格等。

2、管理者對(duì)文書(shū)檔案管理工作不重視

單位管理人員過(guò)分的追求業(yè)績(jī)，而忽視檔案管理工作。一些單位領(lǐng)導(dǎo)懂得文書(shū)檔案的重要性，但在實(shí)際的工作過(guò)程中，卻往往忽視文書(shū)檔案管理工作，并且認(rèn)為文書(shū)檔案工作是簡(jiǎn)單易操作的工作，只是收集和整理一下文件而已，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作是一個(gè)龐大的共組內(nèi)容，就簡(jiǎn)單的以為文書(shū)檔案管理工作人員把文件存放好，能夠在需要的時(shí)候利用上就可以。

3、檔案管理人員缺乏工作積極性

由于管理人員對(duì)檔案工作的不重視，從而導(dǎo)致檔案管理人員懈怠工作，工作積極性比較低。并且，許多的檔案從業(yè)人員本身的文化知識(shí)和專業(yè)理論水平普遍不高，不能夠做好文書(shū)檔案的管理工作；最重要的是，文書(shū)檔案管理工作人員的薪資待遇是較低的，這是造成工作積極性不高的一個(gè)很重要的因素，員工的付出與回報(bào)沒(méi)能夠成正比，平日里做著程序復(fù)雜的工作，而拿最保守的工資，造成心理上的不平衡，影響了工作的積極性。

三、提高辦公室文書(shū)檔案管理的措施

1、搞好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書(shū)部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書(shū)人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書(shū)材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化。這就要求文書(shū)人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門，嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等起草、修改、譽(yù)印、批閱文件材料等等。另外，還得要求文件處理要及時(shí)、準(zhǔn)確；收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。特別是帳外材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議材料等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。此外，要強(qiáng)化“文書(shū)部門立卷”工作。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。只有文書(shū)人員有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2、完善檔案管理制度，切實(shí)提高文書(shū)檔案管理水平

文書(shū)檔案管理對(duì)一個(gè)單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書(shū)檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書(shū)檔案管理制度深入貫徹實(shí)施，促進(jìn)文書(shū)檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，切實(shí)提高文書(shū)管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書(shū)工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹(shù)立做好文書(shū)檔案工作的責(zé)任意識(shí)，發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作，進(jìn)行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。

3、激發(fā)文書(shū)檔案管理工作人員積極性

首先，需要管理層對(duì)待工作人員招募工作要慎重，嚴(yán)格把控招聘人員的專業(yè)知識(shí)與技能，這樣才能夠保證員工在工作過(guò)程中有責(zé)任感；其次，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施的管理，使硬件能夠發(fā)揮其工作職能。其次，制定崗位責(zé)任制度，健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作，并且認(rèn)真落實(shí)到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細(xì)分落實(shí)給每一位工作人員，這樣可以激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)以及事業(yè)觀念。為確保檔案工作隊(duì)伍穩(wěn)定的工作狀態(tài)，要建立有效且健全的激勵(lì)制度，使工作人員對(duì)檔案管理的本質(zhì)充滿正面思想。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理特征的敘述以及對(duì)文書(shū)檔案管理中常出現(xiàn)問(wèn)題的論述，使我們更充分的了解文書(shū)檔案管理的重要性。在辦公室管理過(guò)程中，要注重提高文書(shū)檔案管理人員的工作素質(zhì)、高效的履行工作職能、增強(qiáng)文書(shū)檔案管理能力、采取相應(yīng)的措施，進(jìn)而能夠提高文書(shū)檔案的管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位的更好發(fā)展。

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