全新視角下的檔案整理認(rèn)識

尹偉

【摘要】隨著社會市場經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，促使檔案整理工作發(fā)生了極大的改變，傳統(tǒng)的檔案整理理念和管理方式具有嚴(yán)重的滯后性，不能夠滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案整理工作的需求，因此，需要采取有效的措施促進(jìn)檔案整理的現(xiàn)代化，提高檔案整理工作效率和水平的提高，從而滿足社會發(fā)展和人們生活對檔案的需求，進(jìn)而促進(jìn)對檔案的有效開發(fā)和合理利用?，F(xiàn)本文對全新視角下的檔案整理認(rèn)識進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

【關(guān)鍵詞】全新視角；檔案整理；整理方式；信息化；元數(shù)據(jù)

在進(jìn)行社會服務(wù)的過程中，檔案是一項重要的內(nèi)容，其對社會的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用，因此需要提高人們對其重要性的認(rèn)識。檔案整理工作是管理檔案中一個重要的環(huán)節(jié)，對提高檔案管理的質(zhì)量具有較大的促進(jìn)作用，因此需要采取有效的措施提高檔案整理工作的效率，在進(jìn)行檔案整理的過程中應(yīng)該采用現(xiàn)代化的技術(shù)，能夠促進(jìn)檔案整理工作質(zhì)量的提高，使檔案整理工作符合社會發(fā)展的趨勢，滿足人們對檔案的需求。

一、檔案整理概述

檔案整理的類型主要有兩種：①系統(tǒng)排列和編目。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館（室）內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。②局部調(diào)整。對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案，進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整。檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系有時可采用不同的方法，在優(yōu)選時應(yīng)以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統(tǒng)一起來。

二、全新視角下的檔案管理認(rèn)識

在科學(xué)技術(shù)的推動下，檔案管理工作的發(fā)展正朝著信息化方向，促使我國檔案管理的形式發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變，不僅僅局限于制止檔案的管理，而對于作為檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)的檔案整理工作來說，需要加強(qiáng)對該技術(shù)的改進(jìn)和創(chuàng)新，使其適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，并且滿足社會發(fā)展和人們生活對檔案的需求。在這種發(fā)展?fàn)顩r下，對檔案整技術(shù)認(rèn)識的加強(qiáng)在實際的檔案真理工作中具有十分重要的影響，在新型的檔案整理中，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是兩種較為常見的技術(shù)，對當(dāng)檔案整理工作質(zhì)量的提升具有重要的促進(jìn)作用。

1、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

電子檔案的出現(xiàn)對元數(shù)據(jù)整理技術(shù)的應(yīng)用具有較大的促進(jìn)作用，兩者具有密切的聯(lián)系，不可分割。相對而言，這是一種新型的檔案整理技術(shù)，是由西方檔案領(lǐng)域的研究人員提出來的。在實際的應(yīng)用過程中，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具有重大的意義，這項技術(shù)是在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，是對傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的改進(jìn)和創(chuàng)新，該種技術(shù)較為先進(jìn)合理。在應(yīng)用該種整理技術(shù)的過程中，其主要研究的基礎(chǔ)是檔案資料的生命周期，這樣一來，檔案管理的一體化能夠得到有效的保證。檔案數(shù)據(jù)的收集工作在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中是一核心的環(huán)節(jié)，對元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)功能的充分發(fā)揮具有重要的影響。主要是圍繞文件進(jìn)行文件中心理論的闡述，這種理論將文件管理和檔案管理有效的結(jié)合在一起，從而形成一個文件系統(tǒng)，更加的切實可行。將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案是該項技術(shù)在使用過程中一個較為重要的作用，其也是現(xiàn)階段檔案整理工作中不可缺少的內(nèi)容，但由于各種影響因素的存在，這種技術(shù)在我國檔案整理過程中并沒有得到廣泛的應(yīng)用。

2、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

在現(xiàn)代化檔案整理過程中，還具有一個先進(jìn)的整理技術(shù)就是非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，由于元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)自身具有的復(fù)雜性特點，以及各種影響因素的存在，造成元數(shù)據(jù)沒有在我國得到廣泛的應(yīng)用，然而非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)卻得到了較普遍的應(yīng)用，其是在元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上形成的一種新技術(shù)，與我國的實際情況有效的結(jié)合起來，該項整理技術(shù)具有較強(qiáng)的綜合性，因此比較實用于我國現(xiàn)有的國情，在科學(xué)技術(shù)極速發(fā)展的推動下，在我國的檔案整理工作中，這項技術(shù)出現(xiàn)了新的變化，在我國檔案整理工作中具有舉足輕重的地位，對我國檔案工作而言，這一技術(shù)的基礎(chǔ)理論有著十分重要的參考意義，對我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展和完善具有較大的促進(jìn)作用，同時還能夠推動我國檔案整理工作的穩(wěn)定發(fā)展，促使我國檔案整理工作能夠滿足社會發(fā)展和人們生活的需求。

三、新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；（2）對企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，在企事業(yè)的運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，檔案整理工作是很重要的一個部分，同時也是不可缺少的一個部分，對企事業(yè)員工之間的工作參考和經(jīng)驗學(xué)習(xí)具有重要的作用。檔案整理工組時管理檔案過程中一個重要的環(huán)節(jié)，為了有效的提高檔案管理的水平，就要在整理檔案的過程中應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而有效的提高檔案整理工作的質(zhì)量，進(jìn)而保證檔案管理工作的質(zhì)量，有利于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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