試論科學(xué)化規(guī)范化檔案管理

鄭軍

【摘要】規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流檔案單位的一項(xiàng)重要保障。要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化；規(guī)范化

當(dāng)今世界已進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，在規(guī)范檔案的管理前提下，積極擴(kuò)展檔案信息資源；檔案模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向。

一、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能

規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新；四是要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

二、在規(guī)范檔案的管理的前提下積極拓展檔案信息資源

進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破資料檔案科當(dāng)前檔案初級保管管理，行政、檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。如何把學(xué)習(xí)到的知識應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

1.信息服務(wù)的社會化、多主體。檔案部門既要面對各級機(jī)關(guān)、各個單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越來越復(fù)雜，越來越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

2.興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時代檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

3.加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報(bào)，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一?，F(xiàn)階段，我們應(yīng)以依法治檔為基礎(chǔ)，以管理理念的更新為前提，以檔案資源的建設(shè)、整合為條件，以符合檔案工作規(guī)律的現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用為手段，努力促進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用與社會共享。

實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報(bào)。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高檔案室藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾。

4.注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。檔案工作者必須著眼于現(xiàn)實(shí)，從戰(zhàn)略的高度自覺的加強(qiáng)檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優(yōu)勢理念的作用下充分發(fā)揮檔案資源在管理、創(chuàng)新中的巨大潛能。檔案部門應(yīng)將檔案資源建設(shè)納入整個社會的文化事業(yè)建設(shè)框架，從而在史料的組織、地方或部門史志的研究、特色展示、愛國愛鄉(xiāng)愛崗教育、營造文化氛圍等方面發(fā)揮積極的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

三、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握單位的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。

四、加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。

檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是單位的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。

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