城建檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探究

張華

【摘要】城市建設(shè)檔案的收集、整理和利用，不僅關(guān)系到當(dāng)前城市的有序運(yùn)行，還關(guān)系到城市未來的發(fā)展，強(qiáng)化城市建設(shè)檔案管理工作具有非常重要意義。我國(guó)城建檔案工作起步較晚，在城市建設(shè)檔案管理方面還缺乏較為完善的理論和成熟的經(jīng)驗(yàn)，本文對(duì)當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析研究，就如何提升城市建設(shè)檔案管理工作水平提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望能夠?qū)Τ墙n案工作者們提供一些幫助。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；管理；問題；創(chuàng)新

城市建設(shè)檔案涉及內(nèi)容多且復(fù)雜，隨著我國(guó)城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和功能的日臻復(fù)雜，要想更有效的完成好城市建設(shè)檔案管理工作，原有的思路和方法已經(jīng)跟不上時(shí)代的需求，要求我們必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，從而運(yùn)用新思維、新方法解決檔案管理工作中遇到的新情況和新問題。

一、城市建設(shè)檔案管理中存在的問題

近年來，隨著科技的進(jìn)步和新工藝的陸續(xù)采用，盡管城市建設(shè)檔案管理工作水平得以不斷提升，但仍存在一些不可忽視的問題。

第一，專業(yè)性人才匱乏。我國(guó)各中小城市的城建檔案館（室），普遍存在檔案專業(yè)人才缺乏的情況，日常檔案管理工作主要由中文、法律或工程等其他專業(yè)人員承擔(dān)，有的甚至是由辦公室文員兼職，存在人員不穩(wěn)定、流動(dòng)性大的情況?，F(xiàn)有的檔案管理人員不僅專業(yè)素質(zhì)不高，而且不同程度存在年齡偏大、文化水平低的情況，這嚴(yán)重的影響了城市建設(shè)檔案管理工作的有效開展。

第二，城市之間城建檔案管理發(fā)展水平不均衡。在我國(guó)的省會(huì)、區(qū)域性中心城市，十分重視城市建設(shè)檔案管理工作，已經(jīng)建立了規(guī)模較大的城市建設(shè)檔案館，并逐漸形成了一套適合本地區(qū)的城市建設(shè)檔案管理體系。但在一些中小型城市，受各種因素的影響和自身?xiàng)l件的制約，檔案管理工作還沒有得到充分的重視，必要的硬件設(shè)施也沒有配備，檔案管理工作開展十分困難。

第三，城建檔案管理技術(shù)設(shè)備落后。與國(guó)外城市建設(shè)檔案管理工作相比，我國(guó)城市建設(shè)檔案管理工作存在技術(shù)落后、設(shè)備超期使用的問題。目前，在國(guó)外城市建設(shè)檔案管理中普遍應(yīng)用了檔案編碼管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，而在我國(guó)的不少地方，這些工作仍然采用較為原始的手段進(jìn)行處理。

第四，地方責(zé)任部門管理人員缺乏城建檔案管理意識(shí)。很多地方行業(yè)管理人員對(duì)城建檔案管理工作存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為城市建設(shè)從建設(shè)檔案管理工作中無法獲得益處，進(jìn)而使得很多工作只是在做表面文章。可以說當(dāng)前我國(guó)城市建設(shè)檔案管理工作不到位的重要原因就是缺乏正確全面的認(rèn)識(shí)[1]。

二、提升城市建設(shè)檔案管理工作水平的對(duì)策

對(duì)城市建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，是有效開展城市建設(shè)的重要前提。為了有效解決城市建設(shè)檔案管理過程中存在的問題，我認(rèn)為地方城市檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手：

首先，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理理念，規(guī)范檔案管理的收集和處理過程。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在檔案目標(biāo)管理中納入檔案資源收集，并確保收集層次、結(jié)構(gòu)、對(duì)象的一致性，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)管理目標(biāo)的制定，并確保這些目標(biāo)是能夠逐步實(shí)現(xiàn)的。在處理檔案的過程中，要保證整個(gè)處理流程的規(guī)范性，并且對(duì)檔案分類進(jìn)行強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的分類存放和編碼。

其次，地方政府及城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、市政等行政主管部門，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，科學(xué)設(shè)置行而有效的監(jiān)督體系。通過監(jiān)督體系的構(gòu)建，為我國(guó)城市建設(shè)檔案管理工作的順利開展提供保障。

第三，強(qiáng)化城市建設(shè)檔案管理資金保障，積極運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和技術(shù)，并且從現(xiàn)代信息化管理要求出發(fā)，構(gòu)建適合我國(guó)城市發(fā)展特點(diǎn)的檔案管理信息系統(tǒng)。此外，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)中小型城市的城市建設(shè)檔案管理活動(dòng)，通過對(duì)檔案管理館的自我完善以及檔案管理人員編制的優(yōu)化，提升中小型城市建設(shè)中檔案管理活動(dòng)水平[2]。

第四，提升對(duì)檔案專業(yè)人員的教育與運(yùn)用水平。檔案管理專業(yè)人才匱乏是城市建設(shè)檔案管理中存在的一個(gè)重要問題，地方部門應(yīng)當(dāng)采取有效措施解決這個(gè)問題。一是積極鼓勵(lì)高校培養(yǎng)高層次的檔案專業(yè)人才；二是應(yīng)當(dāng)為檔案管理專業(yè)人員提供繼續(xù)教育和自我發(fā)展的機(jī)會(huì)；三是采取相應(yīng)的激勵(lì)政策和提供適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，支持和鼓勵(lì)他們研究和應(yīng)用城市建設(shè)檔案[3]。

第五，保證相關(guān)城市建設(shè)檔案管理工作單位的協(xié)調(diào)配合。城市建設(shè)具有工程巨大、復(fù)雜的特點(diǎn)，只有各個(gè)單位實(shí)現(xiàn)有效的協(xié)調(diào)配合才能夠保證工作有序完成。同時(shí)，城市建設(shè)檔案的收集、整理工作具有系統(tǒng)性強(qiáng)、復(fù)雜程度高的特點(diǎn)，其管理對(duì)象包括建設(shè)工程檔案、業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案、基礎(chǔ)資料檔案等，需要在建設(shè)單位的主持下，工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位相互配合，才能最終完成城市建設(shè)檔案的收集和整理[4]。

第六，對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)管理中心進(jìn)行完善。城市檔案館（室）應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化和企事業(yè)單位信息管理部門的對(duì)接聯(lián)系，并在此基礎(chǔ)上對(duì)電子檔案管理中心進(jìn)行建立完善。電子檔案管理中心作為企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分之一，其主要作用在于對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)各個(gè)單位的電子文件進(jìn)行保管，并將非限制性和非保密性的電子文件利用和查詢服務(wù)提供給具備使用權(quán)限的用戶，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件信息的共享和有效利用。

第七，開展城建檔案在線服務(wù)活動(dòng)。在信息化時(shí)代，構(gòu)建檔案服務(wù)形式應(yīng)當(dāng)充分考慮社會(huì)發(fā)展需要，進(jìn)而能夠有效滿足用戶的檔案查詢和利用的需求，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案服務(wù)模式進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，進(jìn)而確保檔案管理工作的作用能夠充分發(fā)揮出來。很多用戶希望能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)城建檔案信息隨時(shí)隨地的查詢和運(yùn)用，所以檔案管理工作應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)的被動(dòng)的、手工式的管理方式，應(yīng)當(dāng)通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的信息平臺(tái)，隨時(shí)隨地的為所需要的用戶提供檔案信息查詢和利用服務(wù)，這樣不僅提升了檔案信息利用的便捷性，還能夠強(qiáng)化檔案管理部門和用戶的互動(dòng)交流，進(jìn)而不斷優(yōu)化和完善城建檔案管理工作。

綜上所述，城市建設(shè)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又系統(tǒng)的工程，為了滿足日益增長(zhǎng)的城市檔案管理需求和要求，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)相應(yīng)的對(duì)工作進(jìn)行強(qiáng)化，對(duì)原有的管理思想和方式進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的需求得到充分滿足，讓檔案管理工作能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有作用。本文對(duì)檔案管理工作中的問題進(jìn)行了探索，并在此基礎(chǔ)上研究了相應(yīng)的解決措施和方法，但是本文仍存在一定局限，希望行業(yè)人員能夠加強(qiáng)重視，采取有效措施提升城市建設(shè)檔案管理水平，進(jìn)而為相應(yīng)的檔案利用工作提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]秦建平.對(duì)于《城市建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》中幾個(gè)問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2014，（15）：256-267.

[2]祖木蘭·米吉提.城市建設(shè)檔案管理存在的問題與應(yīng)對(duì)措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（5）：56-67.

[3]宋大慶.城鎮(zhèn)化背景下城市建設(shè)檔案管理的問題與對(duì)策研究[J].科技展望，2014，（11）：6-7.

[4]呂艷萍.分析城市管理中的市政檔案監(jiān)察檔案工作存在的問題與措施[J].才智，2014，（10）：25-26.