如何提高檔案管理的科學(xué)化水平

葉文鋒

【摘要】文章首先分析了科學(xué)化檔案管理的現(xiàn)狀，總結(jié)為缺乏完善的制度體系，工作人員素質(zhì)水平較低，管理制度不統(tǒng)一等方面。其次重點介紹工作任務(wù)開展期間提升科學(xué)化水平的有效措施，針對現(xiàn)存問題來進行，將其應(yīng)用在檔案管理中，能夠提升科學(xué)化水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化水平；科學(xué)化管理

一、當(dāng)前我國檔案管理科學(xué)化水平現(xiàn)狀

1、缺乏完善的檔案管理制度 檔案管理是否科學(xué)高效，關(guān)系到單位的運營穩(wěn)定性，雖然科學(xué)化管理已經(jīng)推廣應(yīng)用，但在落實過程中仍然存在制度不完善問題?；A(chǔ)尚未形成規(guī)范的管理系統(tǒng)，工作任務(wù)開展一段時間后，原始資料缺失現(xiàn)象凸顯，管理體系不完善，檔案也很難在單位運營階段發(fā)揮作用。目前，我國檔案管理者并未認識到檔案管理的重要性，缺乏完善的管理制度，檔案管理工作不規(guī)范，各種檔案信息相互脫離、難以融合，導(dǎo)致檔案管理工作處于混亂局面，嚴重影響到檔案管理科學(xué)化水平。

2、管理觀念過于落后 檔案管理人員長期在固定的工作模式下，思想觀念得不到更新。受工作人員思想觀念影響，科學(xué)方法很難在基層落實，仍然按照傳統(tǒng)的檔案管理模式來開展工作，雖然總結(jié)了足夠的經(jīng)驗，但工作任務(wù)完成質(zhì)量并不理想，信息化技術(shù)更是得不到有效利用。許多檔案管理部門對待檔案管理工作的目的產(chǎn)生錯誤的理解，認為檔案管理工作內(nèi)容僅存在于表面的信息收集、整理、歸檔、保存，沒有深刻認識到檔案管理的真正價值，在檔案管理工作方面，缺乏端正的管理工作態(tài)度，檔案管理工作質(zhì)量低，難以滿足用戶需求，嚴重阻礙檔案管理科學(xué)化發(fā)展。

3、工作人員綜合素質(zhì)低 管理人員個人素質(zhì)問題是影響檔案管理效率的主要原因。在崗人員大部分沒有接受過系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)，甚至由一些即將退休的老員工來完成工作任務(wù)，個人技術(shù)水平有限，對科學(xué)化技術(shù)掌握困難，學(xué)習(xí)先進知識也需要大量的時間。檔案管理是以服務(wù)性質(zhì)開展的，過于強調(diào)管理的安全性，而忽略了檔案是否能夠在基層得到有效利用，違背了持續(xù)發(fā)展理念，對單位運營管理也帶來了嚴重的影響。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化更新速度的不斷加快，對管理人員的專業(yè)技能要求也越來越高，而縱觀我國當(dāng)前檔案管理整體來看，檔案管理人員管理水平普遍偏低，許多管理人員在管理中責(zé)任心和積極性不高，加之，管理單位忽略了人才培養(yǎng)的重要性，沒有對檔案管理人員進行上崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平質(zhì)量受到影響。

4、檔案管理不夠統(tǒng)一 管理形式缺乏規(guī)范性，各個部門所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。科學(xué)化管理理念則難以開展。檔案數(shù)字化管理需要借助計算機軟件來完成，軟件功能與操作方式如果不能統(tǒng)一，檔案使用階段的復(fù)雜性也會因此而增大，嚴重的還會影響到管理工作開展的安全性，由于操作不當(dāng)，部分信息資料丟失。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，如不采取相應(yīng)的、合理的措施進行科學(xué)化的管理，將會嚴重阻礙我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，同時，也會對社會和諧造成一定程度的影響，因而，提高檔案管理的科學(xué)化水平，是促進檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的必然。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的可行性措施

1、完善檔案管理制度 提升檔案管理水平，首先需要對管理制度進行完善。結(jié)合管理制度落實期間遇到的問題來進行，不斷的優(yōu)化完善現(xiàn)有體系，以此來提升任務(wù)完成的質(zhì)量。要考慮檔案的使用效率，避免出現(xiàn)死檔案。基于提升服務(wù)質(zhì)量至上開展的管理任務(wù)，這樣檔案才能夠發(fā)揮作用。加強檔案管理的責(zé)任制制度，提高檔案管理人員對于檔案管理的重視，從而督促他們更好地完成檔案管理工作，比如完善檔案管理部門的人員責(zé)任制，落實各個檔案管理人員的工作職責(zé)，從而更好地確檔案管理工作的完成。完善檔案管理的監(jiān)督和審核，要提升我國檔案管理的科學(xué)化水平，就要完善我國檔案管理的制度，從法律法規(guī)、部門制度等方面來著手提高檔案管理的管理效率。

2、加強檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè) 標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)也十分重要，要樹立明確的工作目標(biāo)。統(tǒng)一各部門的檔案管理方式，這樣在使用階段才不會出現(xiàn)爭議問題。僅僅依靠基層工作人員的努力很難實現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，要在制度中體現(xiàn)出約束性，為檔案管理實現(xiàn)標(biāo)注化打下堅實基礎(chǔ)。

加強檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是提高檔案管理工作效率的重要手段。因而，檔案管理部門應(yīng)打破以往傳統(tǒng)的管理觀念，各檔案管理人員應(yīng)多進行交流溝通，相互統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)及制度，使用相同的軟件進行管理，從而提高檔案信息的利用率，發(fā)揮檔案信息的真正價值，同時，也為廣大用戶提供更多的便利。

3、加強檔案管理信息化建設(shè) 提高檔案管理的科學(xué)化水平。因為目前我國檔案管理信息化建設(shè)存在的問題之一就是企業(yè)所使用的檔案管理軟件不統(tǒng)一，所以要提升我國檔案管理的科學(xué)化水平，就要加快我國的檔案管理信息化建設(shè)，加強各個企業(yè)之間的檔案信息共享。加快檔案管理的信息化建設(shè)，不僅可以有效地提高檔案管理的工作效率，還能確保檔案信息的完整性，所以國家應(yīng)該加強對檔案管理的硬件設(shè)施的資金投入，完善檔案管理部門的檔案管理設(shè)施，從而更好地實現(xiàn)信息化。還有，檔案管理部門還應(yīng)該借助信息化技術(shù)來建立完善的電子檔案，網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺，即使不同企業(yè)所使用的檔案管理軟件不同，也能通過網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺來共享相關(guān)的檔案信息，從而減少檔案管理過程中檔案信息收集的時間，提高檔案管理的工作效率。所以要提高我國檔案管理的科學(xué)化水平，就要加快我國檔案管理的信息化建設(shè)，完善各種電子檔案以及網(wǎng)絡(luò)信息平臺。

4、提升員工綜合素質(zhì) 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對于提高我國檔案管理的科學(xué)化水平有著非常重要的作用，所以在進行檔案管理的科學(xué)化建設(shè)的過程中，就要提高對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有兩個途徑，一是從招聘著手，二是從培訓(xùn)著手。首先，要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，就要提高檔案管理人員的招聘要求，確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，比如增加招聘過程中的考察環(huán)節(jié)，對面試人員進行筆試、面試以及實操的考察，從而更好地提高檔案管理的綜合素質(zhì)。其次是從培訓(xùn)著手，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的方法也在不斷地發(fā)展，所以檔案管理部門就要對檔案管理人員進行定時的專業(yè)培訓(xùn)，比如每年都要對檔案管理人員進行兩次的培訓(xùn)，也就是每半年對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的老師應(yīng)該是專業(yè)的檔案管理人員，可以從檔案管理人員中進行挑選。

小結(jié)

在檔案管理工作中，檔案管理人員必須堅持以科學(xué)為管理理論，充分引進現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，使檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化道路發(fā)展，不斷提升檔案管理工作效率及員工綜合素質(zhì)，提升檔案管理科學(xué)化水平，從而為廣大用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案資料最大限度發(fā)揮作用。

參看文獻

[1]鄧丹.關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇的探究[J].經(jīng)營管理者，2014（09）.

[2]呂清.分析如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J]東方企業(yè)文化，2015（11）.

[3]李曉龍.提高檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇探究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015（09）.