蘭臺情緣

2009年5月因各種機緣巧合，我被安排到檔案室工作，成為綜合檔案室的檔案管理員。在這之前，我對檔案可以說一無所知，輕松和簡單是它給我的最初印象。老檔案管理員將存于檔案室的各門類檔案向我作了介紹后我們就著手交接，交接工作陸陸續(xù)續(xù)進行了一個多月才完成。其實交接完成后，我最初了解過的各門類檔案的情況也幾乎沒有印象了。一切只能從頭學(xué)起。我先是參加了廈門市檔案局舉辦的檔案管理人員的上崗培訓(xùn)，開始對檔案這個行業(yè)有了初步的了解。等參加完上崗培訓(xùn)，唯一的感慨就是不入檔案門不知檔案管理難。加上當(dāng)時工作環(huán)境和工作內(nèi)容的改變，我變得十分茫然，開始有了沮喪和畏難情緒。然而容不得我多想，工作接踵而來。接下來的日子，隨著對檔案管理的進一步了解以及和其他單位同仁的不斷溝通中，我漸漸了解了檔案工作的專業(yè)性非常強，要學(xué)習(xí)的地方還非常多，自己什么都還不會，根本沒有資格抱怨。因此，我下定決心，就從學(xué)院檔案室的庫房開始，準備一個門類一個門類地去摸清門道，掌握方法。

我首先從文書檔案開始。先是找出了國家、福建省、廈門市檔案局和本單位文書檔案管理的相關(guān)規(guī)定，并認真研讀。在老檔案管理員的悉心指導(dǎo)與幫助下，沒多久便掌握了文書檔案管理的整個系列流程。很快我就發(fā)現(xiàn)文書整理歸檔的流程容易操作，但檔案材料的收集是個大難題。從查閱的情況就可以看出，許多真正有意義有價值的檔案材料常常收得不齊全而查閱利用時常常無檔可查。我認為主要的原因還是全體員工對檔案的重視不夠，而且宣傳也不到位。對此，我首先加強了檔案的宣貫工作。一是在本單位的網(wǎng)站上開設(shè)“話說檔案”專欄，宣傳檔案知識，讓大家對“檔案”這個神秘的行業(yè)有一定了解；二是加強開展對部門兼職檔案員的指導(dǎo)工作。和以往兼職檔案員培訓(xùn)會議有所不同的是，我將文書檔案歸檔的要求以及各部門歸來的不規(guī)范的地方進行了拍照，并將檔案材料從收集到入庫的一系列流程都做成幻燈片，在檔案員會議上播放說明。由于圖文并茂帶來的視覺刺激，部門兼職檔案員第一次發(fā)現(xiàn)，原來歸到檔案室的材料是這樣整理，整理入庫后是這樣保管，而保管則是為了日后的查閱利用。如此一來，在隨后的歸檔中，確實減少了很多不規(guī)范的地方。隨著工作的進一步加深，我又發(fā)現(xiàn)了許多問題。比如要查閱以前的請示文，查詢的結(jié)果常常是有請示卻無批復(fù)。查檔人往往也很失望，覺得存的檔案不能用，能用的檔案找不著。對此，我后來開始將一年里單位行的請示文都挑出來發(fā)給相關(guān)經(jīng)辦部門，由經(jīng)辦部門去落實結(jié)果。要求有批復(fù)的附上批復(fù)件，無批復(fù)的將實際情況寫在文件首頁并蓋部門公章。這樣一來，材料就更加完善，利用也更加有據(jù)可查了。

對于會計檔案，可以說我也完全是外行。本單位的會計檔案由報表和憑證構(gòu)成，是由財務(wù)部門裝訂整理后直接向檔案室移交，綜合檔案室的管理員不必另外整理，主要是做好交接入庫，在檔案管理系統(tǒng)中注入目錄，加強保管并提供利用。然而面對移交來的會計檔案，我發(fā)現(xiàn)我只能被動地清點接收，作為綜合檔案室檔案管理員的一個重要工作職責(zé)——負責(zé)指導(dǎo)檢查各部門的檔案，這點上就無法做到。我決心從文件著手，認真研讀會計檔案的相關(guān)管理辦法，等自己稍微有點眉目，就請廈門市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處的工作人員上門來指導(dǎo)。監(jiān)督指導(dǎo)處的人員看過了本單位的會計檔案后，提出了兩條意見。一是會計憑證裝訂得太厚，二是憑證的左上角沒有包邊。我認真將情況記錄下來，及時反饋給財務(wù)處檔案員。此后，我單位的會計憑證都采納了這些意見。

科研檔案對我來說更是全新的領(lǐng)域。學(xué)校雖然歷史悠久，但作為高職院校的歷史卻并不久。存于檔案室的科研檔案更是少之又少。單靠學(xué)習(xí)規(guī)章知識，我還是無法弄清楚科研檔案的工作流程。在老檔案員的熱心幫忙下，我得以到福建省水產(chǎn)研究所的檔案室去學(xué)習(xí)。因為福建省水產(chǎn)研究所有大量科研檔案，管理十分規(guī)范。我第一次去，得到檔案員魏大姐的熱情接待與幫助。為了讓科研處的同事能理解和明白歸檔的意義和要求，我邀請同事和我一起再次來到魏大姐那里。經(jīng)過魏大姐的耐心講解，科研處同事不但理解了我為什么對她提出了諸多的要求，而且在后來的歸檔中也非常配合。后來，我們還一起擬定了符合本單位實情的科研檔案管理辦法，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，正式行文并一直延用自今。

對于數(shù)碼照片檔案的管理，我感慨頗多。雖然單位舉辦的活動照片有人拍攝和整理，但幾年下來，我發(fā)現(xiàn)最該記錄、最基本也是最重要的照片——反映高校人才培養(yǎng)、學(xué)生實踐教學(xué)、課程建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、校內(nèi)外實驗與實訓(xùn)設(shè)備和基地建設(shè)、社會服務(wù)、產(chǎn)教融合等方面的照片卻非常稀少。意識到這個問題后，每年的部門兼職檔案員會議我都將此作為重要內(nèi)容進行宣貫，要求教學(xué)系部將這些領(lǐng)域的照片按月配以詳細的文字說明提交歸檔。剛開始執(zhí)行時，出現(xiàn)了諸如不能按時提交照片，文字說明寫得不規(guī)范，一些重要人物在照片中的位置未標明等等情況。對此，我拋開個人情緒，及時逐一修改，及時反饋，反復(fù)來回幾次，大家漸漸習(xí)慣這項工作。此后，越來越多部門能按時按月歸檔，文字說明也趨于規(guī)范。再后來，教學(xué)系部檔案員更是主動發(fā)動教學(xué)一線教師將一些學(xué)生的實習(xí)實踐、參加各種技能競賽的照片歸檔，大大豐富了照片檔案的收藏。這項工作也給了我極大的鼓勵，讓我對檔案管理工作有了更大的信心。

在從事檔案管理的這幾年時間里，我就這樣慢慢地，從文書檔案開始，一點一滴，一個門類一個門類地去了解、學(xué)習(xí)和掌握。我發(fā)現(xiàn)工作當(dāng)中，最重要的是熱愛。只有熱愛，才會用心。當(dāng)掌握了一般的工作經(jīng)驗和方法后，對于工作的內(nèi)在質(zhì)量，就要看檔案管理員是否用心。在對各門類檔案有了初步的掌握之后，我就有意識開始關(guān)注存檔的內(nèi)容質(zhì)量，對于一些重要的內(nèi)容，如單位歷史沿革、大事記等，我主動將此工作攬到自己頭上，有意關(guān)注本單位大事，留心各部門業(yè)務(wù)，并養(yǎng)成了隨手記事的習(xí)慣。為了及時收集檔案，提前介入是常態(tài)，如學(xué)生拍攝畢業(yè)合影前，我就將歸檔的要求和注意事項的強調(diào)通知到相關(guān)人員。為了提高大家對檔案的重視，我組織全體教工參與福建省檔案局舉辦的檔案普法活動。在信息中心同事的幫助下，得到電信公司的贊助，得以讓全體教職工參與檔案有獎普法，并得到福建省檔案局的通報表揚。我還利用單位網(wǎng)站、辦公系統(tǒng)及自媒體工具，不定期宣傳檔案工作。對于查閱利用率較高的學(xué)生錄取花名冊，畢業(yè)生花名冊及重要合同、文件等，我進行了復(fù)制，將原件保存起來，利用時僅提供復(fù)印件。我編寫的本單位的檔案規(guī)章制度，都是基于國家、省市的法律法規(guī)和本單位實際進行制定的，期間也不斷咨詢廈門市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處工作人員，發(fā)現(xiàn)不妥也適時修正、完善。

不知不覺，我在檔案室已經(jīng)工作了八個年頭。我以為檔案工作默默無聞，榮譽必與我無關(guān)。卻不曾想到，在這八年里，我獲得了單位“優(yōu)秀教育工作者”、“優(yōu)秀黨員”、“三八紅旗手”等榮譽稱號。我想這也是我努力認真的工作態(tài)度在踐行中得到領(lǐng)導(dǎo)和同事認可的表現(xiàn)吧！最初的無知、沮喪和畏難情緒可以說完全不存在了。我越來越覺得，有緣做檔案工作，是自己的榮幸。它不僅成為了我喜歡的工作，而且微妙地影響著我的個人生活。出去參加檔案的培訓(xùn)多了，我也開始關(guān)注和檔案相關(guān)的節(jié)目，如央視的《國寶檔案》和北京衛(wèi)視的《檔案解密》，發(fā)現(xiàn)越看越喜歡看。我想，這也是檔案的魅力所在吧！

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，我們檔案工作者也處在從傳統(tǒng)的實體檔案管理向電子信息化管理的轉(zhuǎn)變階段，可以說新時期的檔案工作者要學(xué)習(xí)和掌握的內(nèi)容還非常多，檔案工作任重道遠。要成為一名合格的檔案工作者，需要有高度的使命感和責(zé)任感，需要耐心、細心、用心和進取心，最重要的是熱愛這份工作，才是做好檔案工作的前提。只愿在我們的手中，能將檔案的作用和價值發(fā)揚光大，無愧于時代和機遇賦予我們的責(zé)任。

作者簡介

葉麗群（1981—），女，漢族，福建省龍巖人，本科，館員，研究方向：高校檔案管理。