如何籌劃組織大項(xiàng)活動(dòng)

宋永栓

結(jié)合自身的工作實(shí)踐，我認(rèn)為搞好大項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)把握好三個(gè)方面的內(nèi)容：一是什么是大項(xiàng)活動(dòng)。二是大項(xiàng)活動(dòng)籌劃組織的基本步驟。三是籌劃組織大項(xiàng)活動(dòng)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。

1 什么是大項(xiàng)活動(dòng)

（一）定義。通俗地講，就是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人員參與的重要活動(dòng)。比如：各種慶典儀式、運(yùn)動(dòng)會(huì)開(kāi)閉幕式、各種文藝演出、部隊(duì)的閱兵慶典、作戰(zhàn)演練、專(zhuān)題現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、大比武、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等，都是比較常見(jiàn)的大項(xiàng)活動(dòng)。

（二）特點(diǎn)。大項(xiàng)活動(dòng)具有三個(gè)鮮明的特點(diǎn)。一是要有明確目的性?；I劃組織必須要搞清楚這項(xiàng)活動(dòng)的目的是什么，才能有的放矢。二是要有嚴(yán)密的計(jì)劃性。大項(xiàng)活動(dòng)涉及的點(diǎn)多面廣，容易出現(xiàn)紕漏和疏忽，而且大項(xiàng)活動(dòng)環(huán)環(huán)相扣、層層遞進(jìn)，一旦出現(xiàn)失誤很難彌補(bǔ)，因此必須要周密計(jì)劃、嚴(yán)密實(shí)施。三是要有眾多的人員參與。有眾多的人員參與是大項(xiàng)活動(dòng)的一個(gè)重要特點(diǎn)，就是有較多的人員參與才能算得上大項(xiàng)活動(dòng)，但需要注意的是，并不是參與人數(shù)多就是大項(xiàng)活動(dòng)。例如：我們每天例行的出操，參與人數(shù)很大，但它是常態(tài)化的活動(dòng)，就不能稱為大項(xiàng)活動(dòng)。

2 大項(xiàng)活動(dòng)籌劃組織的基本步驟

大項(xiàng)活動(dòng)的籌劃組織一般可以分為籌劃、準(zhǔn)備、實(shí)施、收尾四個(gè)階段。

（一）籌劃階段

一是受領(lǐng)理解任務(wù)。一方面是受領(lǐng)上級(jí)首長(zhǎng)的決策部署，一方面是受領(lǐng)本級(jí)首長(zhǎng)的決定指示，無(wú)論哪個(gè)方面，都必須準(zhǔn)確理解任務(wù)的含義、充分了解上級(jí)的意圖。

二是建立健全組織。受領(lǐng)任務(wù)后，第一步就是成立領(lǐng)導(dǎo)小組，把指揮架構(gòu)、任務(wù)區(qū)分或責(zé)任體系建立起來(lái)。

三是擬制方案計(jì)劃。就是根據(jù)上級(jí)部署要求和本級(jí)首長(zhǎng)決心意圖，結(jié)合實(shí)際研究設(shè)計(jì)活動(dòng)實(shí)施的具體方案計(jì)劃。一般應(yīng)包括4層方案：第一層，總體方案，主要是組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、議程內(nèi)容、階段劃分和有關(guān)要求；第二層，各組方案，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的各小組都要制定方案計(jì)劃，包括具體工作、責(zé)任分工、階段劃分和時(shí)間節(jié)點(diǎn)；第三層，任務(wù)方案，各小組擔(dān)負(fù)的每一項(xiàng)項(xiàng)任務(wù)，都要制定方案計(jì)劃；第四層，重要場(chǎng)所和重要環(huán)節(jié)方案。

四是發(fā)出預(yù)先號(hào)令。就是根據(jù)本級(jí)首長(zhǎng)定下的初步?jīng)Q心，向參與活動(dòng)的相關(guān)單位和人員明確先期準(zhǔn)備活動(dòng)。

（二）實(shí)施階段

這是活動(dòng)的“重頭戲”，也是提高活動(dòng)質(zhì)量、確?；顒?dòng)順利完成的關(guān)鍵所在，重點(diǎn)需要做好7項(xiàng)工作：

1.召開(kāi)預(yù)備會(huì)議。人員報(bào)到后，召集參加活動(dòng)單位的聯(lián)絡(luò)員召開(kāi)預(yù)備會(huì)，對(duì)日程安排、服務(wù)保障措施和注意事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)一步作出明確，征求各單位意見(jiàn)建議，并就開(kāi)展好活動(dòng)提出具體要求。

2.組織正式會(huì)議。負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)工作的人員，要提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)置和設(shè)備，擺放和核對(duì)會(huì)議材料，督促音響、攝影、攝像等保障人員到位；按座次劃分引導(dǎo)與會(huì)人員入場(chǎng)就座；按照會(huì)議流程，督促工作人員做好音頻視頻切換、場(chǎng)地轉(zhuǎn)換等相關(guān)保障；堅(jiān)持全程參加活動(dòng)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的矛盾問(wèn)題，靈活處置停電、人員調(diào)整、內(nèi)容變化等各類(lèi)突發(fā)情況，保證會(huì)議有條不紊地進(jìn)行。

3.組織現(xiàn)場(chǎng)觀摩?，F(xiàn)場(chǎng)觀摩主要需要做好（1）現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備、（2）組織流程、（3）觀摩臺(tái)搭建、（4）音響調(diào)試、（5）講解員合練、（6）活動(dòng)休息區(qū)設(shè)置、（7）標(biāo)示牌設(shè)置等前期準(zhǔn)備工作。與會(huì)代表出發(fā)前，要提前通知觀摩現(xiàn)場(chǎng)工作人員提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。

4.組織現(xiàn)場(chǎng)展示?，F(xiàn)場(chǎng)展示主要有展板展示和解說(shuō)、多媒體動(dòng)畫(huà)演示、模擬展示、實(shí)兵實(shí)裝演練等匯報(bào)內(nèi)容。這其中的每一項(xiàng)內(nèi)容都需要前期充分的準(zhǔn)備，現(xiàn)場(chǎng)展示前，要與各點(diǎn)位搞好溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各點(diǎn)位做好相應(yīng)準(zhǔn)備，及時(shí)反饋觀摩進(jìn)展情況。

5.安排分組討論。分組討論前，要協(xié)助各組落實(shí)好討論場(chǎng)所，與各組召集人保持聯(lián)系。分組討論時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員要全程跟會(huì)保障。

6.回收會(huì)議材料?；顒?dòng)印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在活動(dòng)結(jié)束時(shí)應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密問(wèn)題，尤其對(duì)臨時(shí)赴會(huì)借閱文件的人員，發(fā)文時(shí)一定要登記和交代清楚，離會(huì)時(shí)及時(shí)回收。

7.組織人員返回。要在活動(dòng)結(jié)束前摸清底數(shù)，提前征詢車(chē)次、歸程，預(yù)購(gòu)車(chē)票，并分別按時(shí)間做好送站安排。與會(huì)首長(zhǎng)返回時(shí)，要提前報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)，以便送行。

（三）收尾階段

俗話說(shuō)的好，“編筐編簍，貴在收口”?；顒?dòng)結(jié)束并不等于工作結(jié)束，不能有松口氣的思想，還要一鼓作氣做好收尾工作，主要有以下6項(xiàng)內(nèi)容：（1）會(huì)務(wù)用品的整理歸還；（2）活動(dòng)情況的梳理上報(bào)；（3）活動(dòng)材料的合訂留存；（4）活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的報(bào)銷(xiāo)結(jié)算（5）相關(guān)精神的貫徹落實(shí)（6）活動(dòng)組織的總結(jié)講評(píng)。

3 籌劃組織大項(xiàng)活動(dòng)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、上下協(xié)調(diào)要快捷見(jiàn)底。上下協(xié)調(diào)，核心就是信息的獲取和分發(fā)，信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢，整個(gè)活動(dòng)才能流暢。對(duì)上協(xié)調(diào)重在及時(shí)準(zhǔn)確，有以下個(gè)方面需要注意：①上級(jí)要求，對(duì)活動(dòng)組織有沒(méi)有最新指示；②行程變化，越是高級(jí)別的首長(zhǎng)，越是容易臨時(shí)變換行程；③人員變動(dòng)，這將涉及保障工作各方面，如有變動(dòng)，必須第一時(shí)間通知各個(gè)小組；④實(shí)時(shí)位置，首長(zhǎng)什么時(shí)間出發(fā)，現(xiàn)在已到達(dá)哪里，決定著旅首長(zhǎng)的行程。

2、請(qǐng)示報(bào)告要準(zhǔn)確嚴(yán)格。遇事請(qǐng)示報(bào)告是最基本的準(zhǔn)則之一，特別是在重大活動(dòng)中，層次高、影響大、節(jié)奏快，請(qǐng)示報(bào)告不按程序、不準(zhǔn)確、不周全所帶來(lái)的負(fù)面影響就更明顯，甚至難以挽回。這方面要做到“四個(gè)不能”：①不能越級(jí)報(bào)告。按級(jí)報(bào)告是工作最基本的程序，越級(jí)請(qǐng)示報(bào)告看似動(dòng)作快，但卻造成工作被動(dòng)、埋下安全隱患。②不能倉(cāng)促報(bào)告。③不能不報(bào)告。杜絕未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意就擅作主張，特別是越過(guò)首長(zhǎng)向上級(jí)過(guò)多強(qiáng)調(diào)客觀理由，造成工作被動(dòng)。④不能有報(bào)告無(wú)提醒。大項(xiàng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)要多次報(bào)告，不要怕麻煩，防止首長(zhǎng)因工作忙而忘了。

3、情況處置要靈活穩(wěn)妥。一種是按預(yù)案處置。這就要求我們制定預(yù)案要盡可能全面周密，充分預(yù)測(cè)預(yù)想，寧可備而不用，不能用而無(wú)備，組織者對(duì)預(yù)案要非常熟悉，牢記于心。另一種是隨機(jī)處置。事實(shí)證明，在大多數(shù)突發(fā)情況下，只要不慌亂，通常都來(lái)得及反應(yīng)，處置的方式因時(shí)而異、不一而足。

4、環(huán)節(jié)銜接要緊密流暢。這里要搞好四個(gè)方面的銜接。①報(bào)到與接待的銜接，做到分工明確、禮節(jié)周全、引導(dǎo)到位；②活動(dòng)與食宿的銜接，做到提前招呼、準(zhǔn)點(diǎn)就餐、按序就座；③活動(dòng)轉(zhuǎn)場(chǎng)的銜接，做到標(biāo)志清楚、對(duì)接及時(shí)、人人有底；④活動(dòng)議程的銜接，做到計(jì)劃在先、預(yù)有排練、現(xiàn)地調(diào)控；

5、細(xì)節(jié)處理要精益求精。具體有10個(gè)細(xì)節(jié)，供大家參考對(duì)照。①材料，看有無(wú)錯(cuò)字、漏字、缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、夾紙、排版等問(wèn)題，特別是正反頁(yè)的材料，不能看了正面不看反面。②幻燈片，看文字有無(wú)錯(cuò)情，圖片有無(wú)硬傷，播放有無(wú)卡殼，大屏顯示后有無(wú)變形、變色等。③音響，看音量、音質(zhì)是否正常，所有話筒都要連續(xù)試講至少2分鐘以上，看效果如何。④席卡，看有沒(méi)有錯(cuò)擺、漏擺、不按規(guī)矩?cái)[放等問(wèn)題。⑤椅子，看有沒(méi)有損壞、有沒(méi)有污垢、穩(wěn)不穩(wěn)，事先要坐一坐。⑥茶水，看水溫是否合適、供應(yīng)是否充足，如果會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)，中場(chǎng)休息要及時(shí)更換水壺。⑦空調(diào)，提前打開(kāi)，調(diào)試好溫度，會(huì)議進(jìn)行中根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整，要防止因倉(cāng)促打開(kāi)空調(diào)把制冷和制熱搞錯(cuò)。⑧衛(wèi)生，包括會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、住宿衛(wèi)生、餐飲衛(wèi)生等，對(duì)一些死角都要逐一看到、摸到。⑨秩序，要考慮到領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)慣，對(duì)單位廣播做出相應(yīng)調(diào)整。⑩影像，及時(shí)安排攝影攝像保障和錄音，有時(shí)活動(dòng)組織的很成功，但拍出來(lái)的照片質(zhì)量不高，直接影響到資料留存和使用，還有的領(lǐng)導(dǎo)不大愿意把錄音筆放在面前，這時(shí)要靈活采取各種方法，確保錄音清晰可用。以上10個(gè)細(xì)節(jié)，組織者要親自把關(guān)，確保萬(wàn)無(wú)一失。