辦公室精細(xì)化行政管理的策略探討

劉燕霞

摘 要：精細(xì)化是當(dāng)前各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)管理的一個全新方向，它以科學(xué)管理理念為基礎(chǔ)，追求精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)，并在此基礎(chǔ)上不斷的降低管理成本、有效提高管理效率。辦公室行政管理工作內(nèi)容繁雜、責(zé)任重大，一旦處理不當(dāng)就會出現(xiàn)很多問題，甚至影響單位的正常運(yùn)行，鑒于這些特點，辦公室行政管理工作應(yīng)該走科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化道路。精細(xì)化是辦公室行政管理的發(fā)展趨勢，實現(xiàn)精細(xì)化的行政管理能夠降低管理成本，提高整個辦公室的行政管理水平。如何實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，是很多單位高層一直在探討的問題，需要不斷探索實施辦公室精細(xì)化行政管理的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；精細(xì)化行政管理；策略

以辦公室行政管理精細(xì)化為切入點展開論述，分析了辦公室精細(xì)化管理的內(nèi)容，給出了幾點辦公室行政管理精細(xì)化的策略，希望對提升辦公室行政管理精細(xì)化水平有所幫助。

1 辦公室行政管理精細(xì)化思路

（1）加強(qiáng)協(xié)同化、經(jīng)濟(jì)化意識。精細(xì)化的辦公室行政管理工作不是一人之力可以完成的，需要不同部門、不同環(huán)節(jié)的相互配合與協(xié)同。組織內(nèi)的各部門及各成員要樹立協(xié)同化意識。各企業(yè)各單位要不斷強(qiáng)化成本意識，辦公室的行政管理工作也是如此，在不增加成本投入的前提下，提升精細(xì)化管理效率。

（2）管理中融入流程化及標(biāo)準(zhǔn)化理念。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，流水線作業(yè)這一方式開始普及，這是生產(chǎn)領(lǐng)域的重大創(chuàng)舉，極大地提高了生產(chǎn)企業(yè)的工作效率。辦公室行政管理工作也可以借鑒這種流水線式的管理模式，要循序漸進(jìn)地實施流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的行政管理工作，這是實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的基本保障。

（3）對管理科目不斷細(xì)化與量化。當(dāng)前，很多企業(yè)并未實現(xiàn)辦公室管理的延續(xù)性及實效性，這是因為企業(yè)辦公室行政管理長期處于模糊化狀態(tài)，管理者憑借以往經(jīng)驗及個人能力開展管理工作，沒有重視管理工作的細(xì)化與量化。要通過對管理工作的不斷精細(xì)化，更加合理地分配工作及任務(wù)，并不斷改進(jìn)工作流程，實現(xiàn)對管理工作的有效管控，從而提升整體行政管理水平。

2 辦公室精細(xì)化行政管理的內(nèi)容

（1）嚴(yán)格定崗、定責(zé)，保證權(quán)責(zé)制衡。要嚴(yán)格遵循定崗定責(zé)的要求，不斷健全辦公室責(zé)任體系，定崗是指根據(jù)辦公室行政職能及工作流程科學(xué)設(shè)置工作崗位；定責(zé)是指對明確崗位職責(zé)、工作銜接程序等，明確分工，各司其職。

（2）優(yōu)化運(yùn)作流程。工作流程的科學(xué)化、簡約化對實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化與科學(xué)化非常關(guān)鍵。要根據(jù)現(xiàn)代管理理論不斷優(yōu)化辦公室工作流程，各項工作都要依據(jù)流程開展。在設(shè)計工作流程的過程中，要有明確的目標(biāo)，同時注重各工作環(huán)節(jié)之間的配合與銜接。

（3）績效考核。開展績效考核前，要對考核標(biāo)準(zhǔn)與要求予以界定，對于那些易量化的程序性工作，在績效考核時要科學(xué)設(shè)計量化指標(biāo)；對于那些主觀性強(qiáng)或非程序性的工作，在績效考核時要設(shè)定相關(guān)定性考核指標(biāo)。還應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代行政管理系統(tǒng)及科學(xué)合理方法制定考核指標(biāo)，對量化困難的指標(biāo)，可以借助人工方式以提高對考核的效率。

（4）夯實基礎(chǔ)，完善制度，強(qiáng)化保障。要推行外部協(xié)調(diào)與內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)相結(jié)合的辦公室工作行政管理機(jī)制，夯實管理基礎(chǔ)，避免管理盲區(qū)。還要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)建立標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動化的工作流程，這是辦公室行政管理精細(xì)化的有效保障。

3 辦公室精細(xì)化行政管理的策略

（1）強(qiáng)化人們的精細(xì)化行政管理意識。做好細(xì)節(jié)工作有利于推動企業(yè)不斷創(chuàng)新管理。辦公室行政管理工作的精細(xì)化，體現(xiàn)了細(xì)節(jié)的價值。因此，要不斷強(qiáng)化人們的精細(xì)化行政管理意識，其關(guān)鍵是培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意識與規(guī)范意識。

（2）強(qiáng)化制度建設(shè)。無規(guī)矩不成方圓，要想真正實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，達(dá)到預(yù)期效果，必須建立健全激勵與約束制度。如摩托羅拉公司在很早就建立了流程化管理體系，形成了企業(yè)特有的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)了公司的經(jīng)營原則。企業(yè)要想生存和發(fā)展，制定相應(yīng)的規(guī)章制度是很有必要的，在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中，各部門都要嚴(yán)格遵循制度開展工作，缺乏統(tǒng)一規(guī)范管理制度的企業(yè)是難以實現(xiàn)健康長久發(fā)展的。

（3）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)大多對下屬非常了解，對其工作中的強(qiáng)項與弱點也了如指掌?，F(xiàn)代科學(xué)管理理念倡導(dǎo)“放大抓小”，“放大”是指企業(yè)管理層應(yīng)該將職工職責(zé)范圍內(nèi)的工作全部放權(quán)，如對業(yè)務(wù)部門，在不違背企業(yè)經(jīng)營方針的前提下，對于如何開發(fā)市場、洽談業(yè)務(wù)、市場推廣等工作，完全放手給業(yè)務(wù)部員工，充分調(diào)動其能動性，管理部門做好監(jiān)督檢查工作即可?！白バ　笔侵皋k公室行政管理工作要狠抓管理細(xì)節(jié)，從細(xì)節(jié)上體現(xiàn)管理績效，以提高管理效益。

（4）對崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化與明確。正常來講，辦公室行政管理工作是非常有針對性和實效性的，但在實踐中，有的辦公室崗位是隨機(jī)或者任意設(shè)置的，因此容易使不同崗位產(chǎn)生縱向或者橫向上的重疊或者銜接空白，這必然會造成同一事務(wù)重復(fù)處理，或者某一事務(wù)沒人處理的現(xiàn)象，引起管理混亂及資源浪費。在進(jìn)行辦公室職位設(shè)置時，要全面、充分考慮到辦公室行政管理的要求，明確設(shè)置并細(xì)化崗位職責(zé)，最好有專人負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)，實現(xiàn)辦公室行政管理工作的有序運(yùn)行，提高行政管理工作的時效性及針對性，從而提高行政管理工作的水平與效率。

（5）提高辦公室工作人員素質(zhì)。人們一般認(rèn)為辦公室行政管理工作非?，嵥?、零散，并沒有太高的專業(yè)技能要求，但實際情況并不是這樣的，要想真正實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，就必須根據(jù)工作內(nèi)容不同安排特定對象來完成。在實際工作中，從事辦公室行政管理工作的人員大都沒有突出的專業(yè)技術(shù)，并且專業(yè)指向性較差。因此，需要有計劃、有針對性地對辦公室行政管理人員開展各種專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，以滿足日益精細(xì)化的辦公室行政管理工作對專業(yè)技能的要求。辦公室行政管理部門是各單位的總后勤部門，其行政管理工作從本質(zhì)上講就是為整個公司服務(wù)，為全體員工服務(wù)，具有承上啟下的重要作用。辦公室行政管理工作實現(xiàn)細(xì)化后，辦公室工作人員的工作熱情與服務(wù)意識會有所增強(qiáng)，但要想真正使其樹立熱情服務(wù)理念，需要建立健全晉升機(jī)制與激勵機(jī)制，鼓勵辦公室工作人員在做好本職服務(wù)工作的同時，充分實現(xiàn)個人價值與社會價值，以激發(fā)其工作激情與服務(wù)熱情。

4 結(jié)語

精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理的要求，它可以有效解決傳統(tǒng)的辦公室行政管理存在的有崗無責(zé)、有人無管等混亂現(xiàn)象，實現(xiàn)行政管理工作崗位、職責(zé)、人員的有效匹配，節(jié)約管理成本，提高管理效率，保證企業(yè)的正常運(yùn)營。因此，要高度重視辦公室精細(xì)化行政管理工作，通過加強(qiáng)制度建設(shè)、細(xì)化明確崗位職責(zé)、提高工作人員綜合素質(zhì)等有效措施，不斷提升辦公室行政管理工作的精細(xì)化水平。

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