如何撰寫二級(jí)秘書業(yè)績?cè)u(píng)估報(bào)告

摘 要：在進(jìn)行國家二級(jí)秘書職業(yè)能力鑒定時(shí)，單獨(dú)增加了一項(xiàng)“業(yè)績實(shí)證評(píng)估”考試內(nèi)容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開，再以案例作參考，力圖破解這一獨(dú)特而頗具挑戰(zhàn)的鑒定方式。

關(guān)鍵詞：二級(jí)秘書；業(yè)績?cè)u(píng)估報(bào)告；制定工作計(jì)劃；監(jiān)控目標(biāo)完成

基金項(xiàng)目：重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年度校級(jí)課題：“基于工作過程系統(tǒng)化開發(fā)高職院校商貿(mào)類專業(yè)學(xué)生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項(xiàng)目編號(hào)：CQY2015Y016

根據(jù)《國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書》，二級(jí)秘書是我國秘書職業(yè)資格等級(jí)中的最高級(jí)別，也就是最高級(jí)秘書。所以在進(jìn)行職業(yè)能力鑒定時(shí)，單獨(dú)增加了一項(xiàng)“業(yè)績實(shí)證評(píng)估”考試內(nèi)容，這不僅有別于秘書其他級(jí)別[1]的考試內(nèi)容，更是在其他職業(yè)資格等級(jí)考試中所從未出現(xiàn)過的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式?！皹I(yè)績實(shí)證評(píng)估”由五個(gè)模塊構(gòu)成，現(xiàn)就 “制定工作計(jì)劃、監(jiān)控目標(biāo)完成”第二個(gè)模塊進(jìn)行專題探討。

1 考題分析

該模塊主要評(píng)估的是考生制定本部門“工作計(jì)劃”并監(jiān)控目標(biāo)完成的能力，屬于辦公室日常管理工作。各組織各單位各部門都有自己的工作計(jì)劃，但是要通過國家最高水平的鑒定，對(duì)選擇的工作計(jì)劃有以下要求：

1、計(jì)劃期限在6-12個(gè)月，意味著這個(gè)計(jì)劃屬于短期計(jì)劃[2]，內(nèi)容比較詳細(xì)、具體，最接近于組織實(shí)施的行動(dòng)計(jì)劃。但同時(shí)要有一定的時(shí)間跨度，表明該計(jì)劃涉及面較廣，有一定的復(fù)雜程度。

2、計(jì)劃可以由考生獨(dú)自完成，也可以帶領(lǐng)他人，也可與他人協(xié)作，但宜選擇團(tuán)隊(duì)完成形式，因時(shí)間跨度較大，涉及面較廣的計(jì)劃一般需要多部門配合，這也與工作實(shí)際情況相吻合。

3、工作計(jì)劃是一張藍(lán)圖，設(shè)計(jì)出來后還需要不斷的修改完善，所以需要有相關(guān)部門的人員參與討論的過程和經(jīng)調(diào)整后的正式計(jì)劃這一工作環(huán)節(jié)。所以考生宜在實(shí)際工作中注意資料的收集和整理，以便形成完整的工作記錄，而這一環(huán)節(jié)是檢驗(yàn)考生是否有真實(shí)工作的試金石，如果比較缺乏工作歷練，很難完成這一環(huán)節(jié)。

4、證人證詞部分是考生的領(lǐng)導(dǎo)從客觀的角度來評(píng)價(jià)，包括對(duì)該計(jì)劃的全面性、可行性以及在執(zhí)行過程中出現(xiàn)變化、出現(xiàn)偏差時(shí)考生的處理方式，這是全面評(píng)價(jià)考生的計(jì)劃以及執(zhí)行能力，所以考生也需要經(jīng)過多年的工作經(jīng)歷和和鍛煉才能順利完成這一模塊的評(píng)估。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

該計(jì)劃由該考生負(fù)責(zé)，相關(guān)背景情況匯報(bào)如下：

制定計(jì)劃時(shí)間：2013年6月-2013年12月

制定計(jì)劃地點(diǎn)：營銷中心辦公室

交辦該工作領(lǐng)導(dǎo)姓名：錢（副總經(jīng)理）

參與制定計(jì)劃人員姓名：孫（辦公室主任）、李（營銷科）、周（財(cái)務(wù)科）、吳（業(yè)務(wù)科）、鄭（辦公室副主任）

制定計(jì)劃的原由：公司下屬各網(wǎng)點(diǎn)為了增加市場份額，提高銷售收入，銷售政策相對(duì)寬松，對(duì)應(yīng)收賬款的管理工作不夠重視，導(dǎo)致應(yīng)收賬款金額急劇增加，增加率超過銷售收入的增加率，還有部分逾期應(yīng)收賬款的產(chǎn)生。這將嚴(yán)重影響了公司資金的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，并可能產(chǎn)生大量的呆壞賬。為此，公司要求各網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人加大對(duì)應(yīng)收賬款的管理責(zé)任，必須成立追賬組進(jìn)行追收。

制定計(jì)劃名稱：重慶某股份有限公司關(guān)于加強(qiáng)2013年公司各網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)收賬款管理工作計(jì)劃

第二部分：證據(jù)內(nèi)容

（一）制定計(jì)劃的草案

重慶某股份有限公司

關(guān)于加強(qiáng)2013年公司各網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)收賬款管理工作計(jì)劃（草案）

目前，公司應(yīng)收賬款金額急劇增加，增加率超過銷售收入的增加率，還有部分逾期應(yīng)收賬款的產(chǎn)生，這將嚴(yán)重影響了公司資金的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，并可能產(chǎn)生大量的呆壞賬。為了防止應(yīng)收賬款包袱越來越大，緩解資金壓力，特制定該工作方案：

1、成立追賬組。各網(wǎng)點(diǎn)必須成立追賬組，由單位負(fù)責(zé)人任組長，組員由經(jīng)驗(yàn)豐富、年富力強(qiáng)的銷售人員和內(nèi)勤人員組成。追賬組成員名單經(jīng)單位負(fù)責(zé)人確定后在規(guī)定時(shí)間上報(bào)至營銷中心辦公室。

2、上報(bào)治理方案。各網(wǎng)點(diǎn)必須認(rèn)真梳理2013年6月前的應(yīng)收賬款明細(xì)，制定出詳細(xì)的《應(yīng)收賬款追收計(jì)劃及逾期賬款處理方案》，并落實(shí)每筆款項(xiàng)的責(zé)任人。方案報(bào)公司財(cái)務(wù)部，公司將據(jù)此跟蹤各網(wǎng)點(diǎn)的收款進(jìn)度和質(zhì)量，兌現(xiàn)獎(jiǎng)罰。

3、各網(wǎng)點(diǎn)制定收款方案指導(dǎo)原則：在正常完成銷售收入的同時(shí)，各網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)收賬款總額應(yīng)逐月下降，逐月下降比例不低于10%。

4、呆壞賬處理：以前年度形成的呆壞賬，必須查找原因，追賬組必須上報(bào)壞賬明細(xì)表，不得消極對(duì)待或放任不管，對(duì)于呆壞賬，公司財(cái)務(wù)中心根據(jù)情況下達(dá)特殊政策，待各網(wǎng)點(diǎn)上報(bào)額度后下發(fā)。

5、獎(jiǎng)罰措施：公司注重結(jié)果的考核，公司對(duì)應(yīng)收賬款追收較好的公司給予重獎(jiǎng)，否則重罰。

重慶某股份公司營銷中心辦公室

2013年5月1日

（二）制定計(jì)劃中與同事的討論記錄

對(duì)《加強(qiáng)各網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)收賬款管理工作計(jì)劃草案》的討論會(huì)議記錄

時(shí)間：2013年5月3日

地點(diǎn)：營銷中心辦公室

出席人員：趙（總經(jīng)理）、錢（副總經(jīng)理）、孫（辦公室主任）、李（營銷科）、周（財(cái)務(wù)科）、吳（業(yè)務(wù)科）、鄭（辦公室副主任）

主持人：孫（辦公室主任）

記錄人：鄭（辦公室副主任）

副總經(jīng)理錢總

加大對(duì)應(yīng)收賬款的追收力度是好事，但要防止出現(xiàn)某些網(wǎng)點(diǎn)為了減少應(yīng)收賬款而采取措施，導(dǎo)致營業(yè)收入大幅度降低的現(xiàn)象。所以建議公司在控制總量的基礎(chǔ)上，給予各網(wǎng)點(diǎn)一定自主權(quán)，根據(jù)自身情況，提出下降額度和比例。

營銷科李科長

獎(jiǎng)懲不夠明確，應(yīng)明確獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的標(biāo)準(zhǔn)，比如完成多少獎(jiǎng)勵(lì)多少，未完成多少，如何懲罰，如果是扣工資，扣多少，從制度上起到激勵(lì)和威懾的作用，使全體員工共同參與到這一活動(dòng)中。但是應(yīng)注意懲罰力度不能過大，否則越到最后，賬越難收，對(duì)各網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人造成壓力過大，影響局面穩(wěn)定。

財(cái)務(wù)科周科長

有些客戶即使加大追收力度，也有可能很難追回貨款，因?yàn)槠鋹阂馇房睿@將出現(xiàn)追收人員的付出與回報(bào)不相符合的情況。建議公司建立客戶信譽(yù)檔案，對(duì)惡意拒付的客戶產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，不能靠罰款了事，而是要分析，并對(duì)惡意拒付的客戶及早做出警告。

業(yè)務(wù)科吳科長

各網(wǎng)點(diǎn)按上述指導(dǎo)原則制定出6月以后的應(yīng)收賬款控制流程的措施及方案，防止應(yīng)收賬款額度繼續(xù)增大。該方案應(yīng)在5月底前上報(bào)到公司，沒有按時(shí)上報(bào)和不報(bào)的，應(yīng)處罰單位負(fù)責(zé)人。

總經(jīng)理趙總

各部門意見較切合實(shí)際，辦公室在綜合各部門的意見上，盡快修改草案，并做出整體工作計(jì)劃，上報(bào)后經(jīng)批準(zhǔn)盡快下發(fā)。

2013年5月3日

（三）修定后的計(jì)劃

重慶某股份有限公司

關(guān)于加強(qiáng)2013年公司各網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)收賬款管理工作計(jì)劃（定稿）

目前，公司應(yīng)收賬款金額急劇增加，增加率超過銷售收入的增加率，還有部分逾期應(yīng)收賬款的產(chǎn)生，這將嚴(yán)重影響了公司資金的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，并可能產(chǎn)生大量的呆壞賬。為了防止應(yīng)收賬款包袱越來越大，緩解資金壓力，特制定該工作方案：

1、成立追賬組。各網(wǎng)點(diǎn)必須成立追賬組，由單位負(fù)責(zé)人任組長，組員由經(jīng)驗(yàn)豐富、年富力強(qiáng)的銷售人員和內(nèi)勤人員組成。

2、上報(bào)治理方案。各網(wǎng)點(diǎn)必須認(rèn)真梳理2013年6月前的應(yīng)收賬款明細(xì)，制定出詳細(xì)的《應(yīng)收賬款追收計(jì)劃及逾期賬款處理方案》，并落實(shí)每筆款項(xiàng)的責(zé)任人。方案報(bào)公司財(cái)務(wù)部，公司將據(jù)此跟蹤各網(wǎng)點(diǎn)的收款進(jìn)度和質(zhì)量，兌現(xiàn)獎(jiǎng)罰。

3、各網(wǎng)點(diǎn)制定收款方案指導(dǎo)原則：在正常完成銷售收入的同時(shí)，各網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)收賬款總額應(yīng)逐月下降，到2013年12月，確保應(yīng)收賬款占總銷售收入比例不超過10%。要求各網(wǎng)點(diǎn)在上報(bào)的方案中必須體現(xiàn)每月下降的額度和比例。

4、呆壞賬處理：以前年度形成的呆壞賬，必須查找原因，追賬組必須上報(bào)壞賬明細(xì)表，不得消極對(duì)待或放任不管，對(duì)于呆壞賬，公司財(cái)務(wù)中心根據(jù)情況下達(dá)特殊政策，待各網(wǎng)點(diǎn)上報(bào)額度后下發(fā)。對(duì)于惡意欠款的客戶，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)公司，由公司審查后統(tǒng)一處理。

5、獎(jiǎng)罰措施：公司注重結(jié)果的考核，公司對(duì)應(yīng)收賬款追收較好的公司給予重獎(jiǎng)，否則重罰。

獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)：凡是完成公司指導(dǎo)性指標(biāo)的，給予追賬組每月集體2000元獎(jiǎng)勵(lì)。

懲罰標(biāo)準(zhǔn)：凡是未完成指導(dǎo)性指標(biāo)的，給予追賬組集體1000元罰款；同時(shí)，應(yīng)收賬款每超過考核額度的1個(gè)百分點(diǎn)，扣發(fā)單位第一負(fù)責(zé)人工資1個(gè)百分點(diǎn)。

6、上報(bào)時(shí)間：各網(wǎng)點(diǎn)必須必須5月27日前將追賬組成員名單及在上述指導(dǎo)原則下制定的具體的《應(yīng)收賬款追收計(jì)劃及逾期賬款處理方案》上報(bào)至營銷中心辦公室。

重慶某股份公司營銷中心辦公室

第三部分：證詞描述

1、應(yīng)收賬款居高不下一直是公司存在的問題。該考生作為辦公室副主任，深刻領(lǐng)會(huì)了公司領(lǐng)導(dǎo)意圖，制定比較有效可行的計(jì)劃方案。

2、在編制計(jì)劃前，該考生對(duì)公司的總的應(yīng)收賬款情況做了認(rèn)真

分析，調(diào)研了公司的相關(guān)文件，并與我詳細(xì)溝通與交流，同時(shí)與各部門多次溝通，協(xié)調(diào)也非常順利。在此基礎(chǔ)上，擬定了計(jì)劃草稿，并召開了討論會(huì)，專題討論該方法，然后加以修訂，形成定稿。

3、計(jì)劃可行性強(qiáng)。整個(gè)計(jì)劃在考慮到公司實(shí)際的情況下，既有公司的總目標(biāo)，又給予各網(wǎng)點(diǎn)一定的自主權(quán)，并制定了配套的考評(píng)措施。保證了計(jì)劃的切實(shí)執(zhí)行，效果良好。

4、該考生應(yīng)變能力較強(qiáng)，在各部門提出相應(yīng)意見后，認(rèn)真思考，匯總意見，在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上均采取一定控制措施。

5、該計(jì)劃在實(shí)施過程中執(zhí)行良好。

參考文獻(xiàn)

[1]國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書（2006）[s].中國勞動(dòng)和社會(huì)保障出版社，2006

[2]秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程二級(jí)秘書[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2014

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，碩士研究生。研究方向：企業(yè)管理、行政管理、市場營銷。