高校檔案安全保管工作規(guī)范化管理路徑探析

彭丹

摘 要：隨著國家體制改革的深化，各單位的各種管理體系也在不斷完善，特別是檔案安全保管工作，在這個(gè)數(shù)字化和智能化管理的時(shí)代，各單位都需要對(duì)自己的核心信息資源加以全方位的控制，減少信息安全隱患對(duì)管理的威脅，探索建立規(guī)范化的路徑。

關(guān)鍵詞：檔案安全；規(guī)范化；管理；路徑

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成擁有一定保存價(jià)值的文字、聲音、影像資料。從學(xué)校自身看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高校基礎(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。

1 檔案安全保管規(guī)范化管理在高校發(fā)展過程中的重要性分析

高校的檔案資源來自長期的行政、招生、教學(xué)、科研等活動(dòng)過程中對(duì)學(xué)校文件、學(xué)生資料等的收集，其中包含文字信息、圖表信息以及聲像信息。這些檔案是學(xué)校活動(dòng)以及學(xué)生成長的記載，更是廣大師生的智慧結(jié)晶，是學(xué)校過去活動(dòng)的歷史記錄，是學(xué)校未來工作的參考。檔案是人們認(rèn)識(shí)客觀現(xiàn)實(shí)并且把握客觀規(guī)律的一種依據(jù)，檔案工作在社會(huì)發(fā)展過程中處于重要地位，對(duì)各單位和個(gè)人都不可或缺，充當(dāng)著承前啟后，繼往開來的角色。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，一代檔案人理應(yīng)順應(yīng)時(shí)勢(shì)，利用現(xiàn)代化手段來提升檔案管理高度，尤其在安全與規(guī)范化方面。

2 檔案安全保管規(guī)范化管理在高校發(fā)展過程中需要提升的方面

（一）檔案意識(shí)缺乏與時(shí)俱進(jìn)性。我國各個(gè)單位包含高校在傳統(tǒng)的發(fā)展過程中一般會(huì)出現(xiàn)重視建設(shè)，忽視檔案建設(shè)的現(xiàn)象，這種潛意識(shí)在現(xiàn)代檔案事業(yè)中已經(jīng)形成一種定勢(shì)思維，很多人包含專業(yè)的管理人員都會(huì)認(rèn)為，檔案管理十分簡單，無非就是對(duì)歷史記錄進(jìn)行收集、管理和儲(chǔ)存，與單位事業(yè)的發(fā)展以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)沒有太大的關(guān)聯(lián)。事實(shí)上，所有的檔案勞動(dòng)并不能直接產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益，所以，工作人員很容易會(huì)認(rèn)為檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)部門都沒有太大的關(guān)系，加之一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不足，根本顧及不上檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，這些因素和特點(diǎn)直接導(dǎo)致極為負(fù)面的影響，制約檔案工作的進(jìn)步，難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展步伐。

（二）檔案管理規(guī)范化缺少資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在新時(shí)期，檔案管理依然要遵循檔案管理的種種規(guī)則和要求，而科技的發(fā)展卻給檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提出了一些新的要求。投入比以前更大，產(chǎn)出不見得會(huì)增大多少，基于種種新舊原因，一些高校在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及資金投入方面會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題，基本設(shè)施也相對(duì)落后，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理效率的提高，員工的工作積極性也受到了很大的影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。在高校的檔案管理過程中，大部分檔案工作人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的訓(xùn)練和專業(yè)的學(xué)習(xí)，更為甚者竟然是兼職人員。這樣的工作規(guī)格嚴(yán)重的阻礙了高校檔案管理水平的提升。檔案管理工作看似簡單，實(shí)質(zhì)上專業(yè)性非常高，涉及的知識(shí)面非常廣泛，如果沒有經(jīng)過學(xué)習(xí)或者系統(tǒng)培訓(xùn)，很難勝任檔案管理工作。

3 高校檔案管理工作規(guī)范化的新路徑

高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個(gè)環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。

（一）高校檔案的收集階段。收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對(duì)高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時(shí)的收集有保存價(jià)值的資料。在實(shí)際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點(diǎn)放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。

高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。

（二）高校檔案的分類整理階段。檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級(jí)及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時(shí)間”進(jìn)行分類的方法，大力實(shí)施“復(fù)合型”分類法。

（三）高校檔案的保管階段。檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實(shí)現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對(duì)于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護(hù)，高校要指定專人進(jìn)行系統(tǒng)軟件硬件升級(jí)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運(yùn)行平臺(tái)。要進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實(shí)際，出臺(tái)《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進(jìn)檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進(jìn)程。

（四）高校檔案的利用階段?！耙匀藶楸尽笔强茖W(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡?！焙秃侠砭幣?、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級(jí)，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個(gè)用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動(dòng)建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個(gè)部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫，為學(xué)生的成長與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。

總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進(jìn)一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實(shí)現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護(hù)；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個(gè)性人服務(wù)；最終才能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

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