電子檔案文件安全管理探究

王建麗

摘 要：眾所周知，電子檔案具有極強(qiáng)的復(fù)制性、共享性，在制作、管理與維護(hù)等環(huán)節(jié)隨時(shí)有被損壞、丟失的安全漏洞，較之于紙質(zhì)檔案管理，電子檔案文件的安全保密難度較大。文章基于電子檔案自身特點(diǎn)，闡明確保電子檔案文件安全保密的具體措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全保密；探究

隨著數(shù)字信息技術(shù)的廣泛普及，電子檔案信息文件的安全管理工作愈加突出。眾所周知，較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子信息文件加密程度有限，一旦泄露就會(huì)迅速傳播，造成巨大損失。因此，檔案工作者要提高安全保密意識(shí)，做好電子檔案管理的安全保密工作。

1 電子信息檔案存在的管理問題

較之于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子信息檔案具有重寫性特點(diǎn)，信息可以輕易被修改和復(fù)制，而且修改后不會(huì)留下痕跡，由此使得電子檔案的真實(shí)性和可靠性難以得到保證；網(wǎng)絡(luò)黑客和計(jì)算機(jī)病毒都會(huì)給電子檔案的安全、保密工作帶來不便，影響電子檔案的真實(shí)性與可靠性；電子檔案需要依附于特定的載體，如果沒有計(jì)算機(jī)等設(shè)備，文件信息就無法讀出，給查閱檔案帶來不便。同時(shí)，如果在文件存儲(chǔ)或讀取時(shí)稍有疏忽，就會(huì)破壞電子文件夾的完整性和系統(tǒng)性，使文件內(nèi)容造成缺失，對(duì)檔案管理帶來困難；電子信息加密程度有限，泄露風(fēng)險(xiǎn)大，一旦泄露就會(huì)迅速的傳播，造成巨大的損失。

2 科學(xué)建構(gòu)電子檔案安全保密措施

基于上述特點(diǎn)，檔案部門要提高思想意識(shí)，科學(xué)建構(gòu)電子檔案安全保密措施。

1、建立健全安全保密管理制度 嚴(yán)格的管理源自于完善周密的制度，可以說，制度建設(shè)是做好電子檔案文件工作的前提，電子文件具有較強(qiáng)的特殊性、復(fù)雜性，應(yīng)根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔和管理規(guī)范》《保密法》結(jié)合單位具體情況，從電子檔案文件搜集的真實(shí)性、完整性、歸檔保存方式、備份與銷毀要求、再利用等方面作出詳細(xì)的操作規(guī)章制度。只有建立起科學(xué)、規(guī)范的電子檔案文件安全保密管理制度，才能保障日常的安全保密工作按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化操作程序進(jìn)行。具體而言，從電子文件存入電腦入檔入庫(kù)開始，考慮預(yù)防電子文件的丟失、篡改或被染上病毒的可能性；電子文件的查閱、拷貝要嚴(yán)格把好傳播關(guān)；機(jī)密級(jí)電子檔案文件要作出特殊的儲(chǔ)存或查閱要求。實(shí)踐表明，科學(xué)規(guī)范的電子檔案文件管理安全保密制度能確保做好電子檔案文件保存完整、隨時(shí)利用，不會(huì)被隨意復(fù)制拷貝或流失。

2、建設(shè)高素質(zhì)、高技能的專業(yè)化管理隊(duì)伍 電子檔案的安全保密歸根結(jié)底關(guān)鍵在于人才，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者要根據(jù)自身情況，注重電子檔案管理人員建設(shè)，重點(diǎn)做好政治、知識(shí)、能力等方面的建設(shè)。思想上加強(qiáng)教育，要讓每個(gè)檔案工作者都把安全保密意識(shí)牢牢記在在心中，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，按照要求嚴(yán)格工作規(guī)范，不隨意動(dòng)用文件，樹立“人人都是責(zé)任人”的管理理念，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做到“守口如瓶”；技能上加強(qiáng)要求，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，熟練掌握應(yīng)用碼技術(shù)、數(shù)據(jù)保護(hù)技術(shù)等，及時(shí)了解最前沿的鑒別技術(shù)、訪問控制技術(shù)、軟件保護(hù)技術(shù)、病毒檢測(cè)技術(shù)和信息泄露檢測(cè)及防護(hù)技術(shù)，對(duì)新出現(xiàn)的威脅做好防治措施；挑選責(zé)任心強(qiáng)的人員專門負(fù)責(zé)檔案錄入、掃描工作，確保電子檔案各項(xiàng)工作達(dá)標(biāo)。由專人負(fù)責(zé)，將錄入的文書、業(yè)務(wù)檔案信息逐卷逐件檢查，實(shí)時(shí)跟蹤；在檔案材料的收集分類、歸檔立卷、排列編目、目錄填寫、案卷封面裝訂、脊背擬寫等各個(gè)環(huán)節(jié)，做到分類清楚、組卷合理、裝訂整齊、厚度適宜、題名準(zhǔn)確，按電子歸檔文件按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一格式規(guī)范制成，并及時(shí)錄入，以先進(jìn)的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段確保電子檔案文件的安全性、保密性。

3、采用安全性較強(qiáng)軟件系統(tǒng) 電子檔案文件的保密管理需要安全性較強(qiáng)軟件系統(tǒng)，需要強(qiáng)調(diào)的是，電子檔案文件格式多樣，不同格式其解讀軟件或程序不盡相同，加之電子文件本身具有極強(qiáng)的復(fù)制性、共享性，各個(gè)環(huán)節(jié)隨時(shí)都有被損壞、丟失的可能性。因此，選擇電子檔案管理軟件要充分考慮其通用性、安全性、技術(shù)維護(hù)、后期開發(fā)等，包括軟件設(shè)計(jì)者的資質(zhì)、信譽(yù)度，確保軟件使用價(jià)值的可延續(xù)性，避免和防止出現(xiàn)管理軟件隨著時(shí)間的推移讀取文件格式受到局限，確保技術(shù)跟蹤服務(wù)，選擇軟件售后服優(yōu)質(zhì)的商家；工作中要依照規(guī)章制度確保軟件在使用中專人管理。

4、加強(qiáng)硬件設(shè)施配備 良好的硬件設(shè)施是做好電子檔案文件保密管理的必備條件。具體而言，相關(guān)單位首先要做好庫(kù)房建設(shè)，庫(kù)房要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定興建，要考慮地理環(huán)境因素，不選設(shè)在樓房底層，注意門窗的堅(jiān)固性，辦公場(chǎng)所與閱覽場(chǎng)所與館藏室分開設(shè)置，配備好完善的安全監(jiān)控系統(tǒng)；要盡可能選配性能穩(wěn)定、配置較高的計(jì)算機(jī)；檔案管理辦公區(qū)域合理劃分為檔案錄入室和電子檔案查詢室，規(guī)范檔案管理工作；配備復(fù)印打印掃描一體機(jī)、服務(wù)器、DVD刻錄機(jī)，安裝空調(diào)、除濕機(jī)、溫度計(jì)等必需設(shè)備，統(tǒng)一制作檔案管理上墻制度及分類標(biāo)牌，統(tǒng)一印制各種檔案簿冊(cè)及封面、目錄等；在電子檔案室各功能區(qū)域、查閱席位、重要設(shè)備等貼明顯標(biāo)識(shí)，有關(guān)制度張貼上墻。在涉密查詢區(qū)外設(shè)置手機(jī)等物品臨時(shí)存放柜。

5、完善查詢和使用辦法 電子檔案信息流失主要表現(xiàn)在直接的復(fù)制、盜取、丟失，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)建立完善的電子信息檔案查詢和使用管理辦法，防止電子信息在查詢使用過程中泄露和丟失。嚴(yán)格審批電子信息檔案借閱程序，只有持完整的文件才能借閱信息，對(duì)借閱者身份、目的進(jìn)行審閱，針對(duì)借閱者的實(shí)際情況有選擇的向其呈現(xiàn)資料，對(duì)借閱者查閱方式和時(shí)間進(jìn)行限制和規(guī)定；將電子信息檔案的內(nèi)容進(jìn)行保密等級(jí)劃分，保密等級(jí)高的文件只允許在檔案室內(nèi)進(jìn)行查閱，不允許拷貝和拍照，管理員應(yīng)對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督；保密級(jí)別高的電子信息檔案要加密處理，在檔案室內(nèi)查閱要由管理員輸入查閱密碼，并且查閱密碼要定時(shí)更新。

綜上所述，各單位電子檔案文件保密管理要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)制度和規(guī)定，依據(jù)自身實(shí)際實(shí)施科學(xué)規(guī)范的保密措施，從而確保電子檔案文件的真實(shí)性、完整性。