檔案管理工作信息化的探討與應(yīng)用

劉立君

摘 要：對檔案實(shí)施信息化管理是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。信息化管理將使現(xiàn)行文件及檔案得到規(guī)范、系統(tǒng)的、詳細(xì)的記錄管理。論文分析了信息技術(shù)的特點(diǎn)，進(jìn)而詳細(xì)介紹了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；信息化；特點(diǎn)；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)正逐步滲透到各行各業(yè)。檔案工作實(shí)施信息化管理是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求，也是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。檔案管理信息化，可以實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)查詢、高度集成、資源共享和快速處理。所以加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，具有重要意義。

1 信息化概述

信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的過程?，F(xiàn)代信息技術(shù)（Information Technology，簡稱IT），是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱，是應(yīng)用計算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)來設(shè)計、開發(fā)、安裝和實(shí)施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。IT系統(tǒng)由信息終端和數(shù)據(jù)中心兩部分構(gòu)成，前臺信息終端提供了簡便、易用的人機(jī)界面，后臺數(shù)據(jù)中心則負(fù)責(zé)對前臺信息終端提交的信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，并將處理結(jié)果返回至前臺信息終端顯示出來。

2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

1、管理快捷

電子檔案形成后，管理人員可隨時對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調(diào)閱、歸還等情況進(jìn)行登記與統(tǒng)計。相對于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

2、利用效率提高

電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設(shè)置數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同的檔案的開放權(quán)限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行相關(guān)的查詢。檔案資料的紙質(zhì)文本借閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，不受時間和距離的限制，實(shí)現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費(fèi)。

3 現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理信息化過程中的應(yīng)用

1、檔案信息化基本環(huán)節(jié)

采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎(chǔ)。信息技術(shù)對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

歸納分類。對采集來的信息資料進(jìn)行歸納分類是檔案信息化的關(guān)鍵。只有做好這項(xiàng)工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機(jī)管理系統(tǒng)中。

查詢應(yīng)用。方便快捷的查詢提取，讓檔案信息物盡其用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的最終目的。

2、多媒體技術(shù)應(yīng)用

多媒體技術(shù)就是利用計算機(jī)綜合處理圖、文、聲、像信息的技術(shù)，提供了人性化、交互式服務(wù)，利于對檔案信息資源的開發(fā)利用。

實(shí)現(xiàn)全文檢索，提高了查詢準(zhǔn)確率。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索是基于關(guān)鍵詞的檢索方式，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數(shù)據(jù)庫，查找方便、準(zhǔn)確、全面。

利于對音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設(shè)備，截取信息十分煩瑣。多媒體技術(shù)的應(yīng)用，使用戶在計算機(jī)上可以聽、看音頻、視頻資料，進(jìn)行基于內(nèi)容的媒體信息檢索，解決了長期困擾音像檔案管理的難題。

利于對檔案信息的編研和出版發(fā)行。利用多媒體技術(shù)進(jìn)行一個專題的編研，短時間內(nèi)就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網(wǎng)絡(luò)、光盤、移動硬盤、U盤等工具快速發(fā)行，工作效率顯著提高。

提高了檔案利用率。公眾對檔案信息的認(rèn)知和需求與日俱增，多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，用戶不再受時間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。

3、信息存貯技術(shù)應(yīng)用

現(xiàn)代信息存儲技術(shù)包括磁儲存技術(shù)、縮微技術(shù)與光盤技術(shù)，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結(jié)合起來，已成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

磁存儲具有頻帶寬廣，信息能長久保持在磁帶中等優(yōu)點(diǎn)。磁存儲技術(shù)為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)建立較大的數(shù)據(jù)庫提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，為建立分布式微機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造了條件。

縮微存儲是采用縮微攝影機(jī)將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存?？s微存儲具有信息存儲量大、存儲密度高，體積小、重量輕，價格便宜成本低，保存期長，忠實(shí)于原件不易出差錯等優(yōu)點(diǎn)。利用縮微技術(shù)儲存信息，可以將非統(tǒng)一規(guī)格的原始文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于計算機(jī)檢索。

光盤是用激光束在光記錄介質(zhì)上寫入與讀出信息的高密度數(shù)據(jù)存儲載體。光盤存儲的主要特點(diǎn)一是記錄密度高、容量大；二是應(yīng)用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體；三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術(shù)建立多功能、多形式的數(shù)據(jù)庫，并有利于促進(jìn)聯(lián)機(jī)檢索的發(fā)展，可以建立分布式的原文提供系統(tǒng)，節(jié)省通信費(fèi)用，具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。

4、條碼技術(shù)應(yīng)用

條形碼技術(shù)是實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理和電子數(shù)據(jù)交換不可少的前端采集技術(shù)，用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會自動被計算機(jī)識讀和記錄，再由計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質(zhì)量和速度，減輕了勞動強(qiáng)度。

5、漢字識別技術(shù)應(yīng)用

漢字識別技術(shù)（簡稱OCR）實(shí)現(xiàn)了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入方式；另一方面把紙質(zhì)檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數(shù)據(jù)管理技術(shù)提供豐富的數(shù)據(jù)源 。

在檔案管理中OCR技術(shù)首先是用戶查詢到所需要的紙質(zhì)檔案對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行掃描、識別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過程中的重復(fù)工作的同時方便用戶，減輕檔案人員負(fù)擔(dān)，節(jié)省了建庫所需的經(jīng)費(fèi)開支；其次，輸入檔案目錄；最后，掃描、保存圖像并提供利用，只針對指定的圖像內(nèi)容進(jìn)行漢字識別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護(hù)漢字識別后生成的文本數(shù)據(jù)。四是建立文本數(shù)據(jù)庫。為全文檢索提供數(shù)據(jù)的同時，節(jié)省存儲空間和成本。

隨著漢字識別技術(shù)水平的提高，可能還會產(chǎn)生新的應(yīng)用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經(jīng)費(fèi)能力、辦公自動化水平、檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實(shí)際，切實(shí)提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。

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