網(wǎng)絡(luò)沖擊下的文件資料管理工作

王風(fēng)琪

摘 要：近年來，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的運(yùn)用滲透到了人們的日常生活中。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給人們的工作帶來了很大的便利，提高了工作效率。也正是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得很多舊式的管理工作受到一定的沖擊，其中就包括文件資料管理工作。傳統(tǒng)的文件資料管理的方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，信息化時(shí)代的背景下，文件資料的管理工作不應(yīng)該只是限于紙質(zhì)的版本，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件資料管理的信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。因此，如何做好網(wǎng)絡(luò)沖擊下的文件資料管理工作是我們需要研究討論的課題。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；文件資料；管理

1 前言

網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，對我們的日常生活習(xí)慣和工作方式都產(chǎn)生了巨大的影響。傳統(tǒng)的文件資料整理方式也因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生巨大的變化，因?yàn)楣ぷ鞴?jié)奏的加快，對文件資料的找尋、查閱速度也提出了更高的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展下，隨著人們對網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，文件資料的管理工作也必須要改變傳統(tǒng)的管理模式和方法，以適應(yīng)時(shí)代和工作的需求。

2 網(wǎng)絡(luò)沖擊下的文件資料管理的特點(diǎn)

2.1 收集信息的網(wǎng)絡(luò)化

在以往的工作中，文件資料的收集整理都是通過工作人員的手工操作，不僅耗費(fèi)了較多的時(shí)間，而且管理工作也相當(dāng)?shù)牟槐?。但是隨著信息化時(shí)代的到來，好多工作都是可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來控制的，最終實(shí)現(xiàn)了管理工作的便捷和智能化，工作人員的手工操作成了輔助的形式。改變了傳統(tǒng)的紙張、書頁的載體，轉(zhuǎn)變成了數(shù)據(jù)、信息的形式，通過網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對文件資料信息的數(shù)據(jù)化管理。

2.2 實(shí)現(xiàn)資料存儲(chǔ)的動(dòng)態(tài)化

傳統(tǒng)的資料室里，文件資料都是存放在文件柜里，按照類別進(jìn)行分類，讀者在尋找的過程中比較直觀，但是不便的地方也是相當(dāng)明顯的，如果歷年的資料較多，通過人工進(jìn)行檢索的方式難度較大，另外會(huì)有部分節(jié)約者在閱讀之后沒有把他放在原來的位置上，檢索起來就增加了難度。但是隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，很多文件資料都轉(zhuǎn)變成了電子化和數(shù)據(jù)化的形進(jìn)行收藏，節(jié)省了儲(chǔ)藏的占地空間，而且主要是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對文件資料進(jìn)行管理，檢索和借閱都成功的實(shí)現(xiàn)了智能化的管理，而且借閱者對于自己重要的文件資料都可以進(jìn)行相關(guān)的下載，文件資料也實(shí)現(xiàn)了個(gè)人化的管理。

2.3 文件資料實(shí)現(xiàn)了及時(shí)共享

互聯(lián)網(wǎng)最大的特點(diǎn)是信息共享，文件資料的管理也是巧妙的利用了這個(gè)特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)資料室是以開放的形式存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的，傳統(tǒng)的資料室是沒有辦法實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)不限次數(shù)的閱讀的，但是互聯(lián)網(wǎng)形式的確打破了這種傳統(tǒng)，借閱者可以自由的借閱、下載。資料室的建立是為了最大限度的實(shí)現(xiàn)資料的共享性，但是傳統(tǒng)的資料室卻制約了共享性，網(wǎng)絡(luò)資料室的共享性比較完全，滿足了工作中人們對于文件使用的需求。

3 網(wǎng)絡(luò)沖擊下的文件資料管理的弊端

3.1 相關(guān)制度不健全，管理不夠規(guī)范

目前我國的文件資料的信息管理仍然處于起步階段，所以在相關(guān)管理方法經(jīng)驗(yàn)不足，也沒有形成制度可以對工作人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)，使相關(guān)的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。而有一部分單位資料室雖然有了相關(guān)的管理制度，但是制度的內(nèi)容和實(shí)際環(huán)境不相符，有些是領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得整個(gè)工作不能更好的推廣。另外，部分網(wǎng)絡(luò)資料室沒有對文件資料進(jìn)行劃分，使得文件資料的歸檔工作做的不夠完善，給后期的檢索工作帶來了相當(dāng)?shù)牟槐恪?/p>

3.2 文件資料管理人員缺少責(zé)任感

網(wǎng)絡(luò)信息下文件資料的管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，管理人員要不斷的接收新的文件資料，并進(jìn)行分類整理裝訂，但是從目前我們的文件資料的管理工作來看，很多的工作人員沒有認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，在思想認(rèn)識(shí)上存在著較大的偏差，認(rèn)為自己的工作處于邊緣化，領(lǐng)導(dǎo)又不重視，能少干就少干，缺少責(zé)任心和主動(dòng)性，文件資料整理工作沒有及時(shí)完善。

4 如何做好網(wǎng)絡(luò)沖擊下的文件資料管理工作的方法

4.1 對文件資料信息化管理地位的明確

在傳統(tǒng)的文件資料的管理工作中，將文件資料分類保存在某一個(gè)密閉的空間里。雖然這種對文件資料的管理方法在過去的很長一段時(shí)間里是一個(gè)完美的辦法，能夠?qū)ξ募Y料的完整性進(jìn)行很好的保護(hù)，但是在現(xiàn)如今的信息化時(shí)代背景的沖擊下已經(jīng)慢慢的沒有什么實(shí)際價(jià)值了。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，所有的信息都能夠通過網(wǎng)絡(luò)在第一時(shí)間了解，這使得文件資料的管理工作面臨了重大的考驗(yàn)，加強(qiáng)文件資料的信息化管理，同時(shí)明確文件資料信息化管理的地位是保證文件資料管理工作順利進(jìn)行的重要內(nèi)容。

4.2 建立健全文件資料信息化管理體系

在明確網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)在文件資料管理工作中運(yùn)用的價(jià)值之后，就如何利用信息化技術(shù)管理文件資料需要有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。首先得建立文件資料信息化管理體系，這是區(qū)別于傳統(tǒng)的文件資料管理體系，將網(wǎng)絡(luò)信息化的元素代入到管理工作中去，將理想化的狀態(tài)和實(shí)際的實(shí)踐相結(jié)合，為文件資料管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的腳步而做出努力。

4.3 為文件資料的信息化管理提供物質(zhì)條件

文件資料的管理工作中，相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備是必不可少的，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的管理中，對設(shè)備的要求就更高了，這些物質(zhì)的基礎(chǔ)條件必須要完備起來，才能更好的進(jìn)行信息化的管理工作。在文件資料的管理工作中，所配備的物質(zhì)條件在一定程度上也將影響著文件資料管理工作的質(zhì)量。信息技術(shù)的發(fā)展要求文件資料的管理工作也需要逐漸的實(shí)現(xiàn)技術(shù)化，因此，對于技術(shù)化的設(shè)備的物質(zhì)條件的完善是實(shí)現(xiàn)對文件資料管理信息化轉(zhuǎn)變的重要基礎(chǔ)。

4.4 加大投入，提高文件資料管理人員的整體水平

作為一個(gè)文件資料管理人員首先多學(xué)習(xí)，尤其是相關(guān)的文件資料管理的知識(shí)，擴(kuò)大自己的思想儲(chǔ)備，完善自身的知識(shí)架構(gòu)，這樣才能更好的為工作服務(wù)。目前傳統(tǒng)的文件資料管理工作，在組織結(jié)構(gòu)和形式上都要做出較大的改變，要讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠更多的融入到文件資料的管理工作。由此可見，要讓文件資料的管理工作能夠正常開展，就要讓工作人員的知識(shí)技能都呈現(xiàn)多元化的趨勢。工作人員要熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫的正確使用；工作人員要對自身專業(yè)知識(shí)熟練掌握，也要不斷的學(xué)習(xí)，多了解其他相關(guān)的學(xué)科，在某一個(gè)領(lǐng)域能出類拔萃，當(dāng)借閱者遇到困難時(shí)，能夠利用自己的專長，解決問題，更好地為工作服務(wù)。

5 結(jié)束語

我們都知道，很多工作的發(fā)起、監(jiān)控、結(jié)果形成等動(dòng)態(tài)過程只有落實(shí)在紙質(zhì)文件資料上，才能利于上下級之間的傳達(dá)政策、管控工作、管理結(jié)果等。不論工作形式怎么改變，我們還是不能離開對文件資料的瀏覽使用。在通過對文件資料管理的現(xiàn)狀的了解下，同時(shí)結(jié)合信息化時(shí)代發(fā)展的大背景改進(jìn)對文件資料的管理工作。那種傳統(tǒng)的對文件資料的管理方法已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的需要了，只有在信息化的文件資料管理工作的內(nèi)容通過在實(shí)踐中的不斷嘗試和改進(jìn)，總結(jié)出管理方法，才能提高網(wǎng)絡(luò)沖擊下的文件資料管理工作的質(zhì)量。

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