事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)初探

楊立

摘 要：加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅是事業(yè)單位改革創(chuàng)新的需要，而且是社會(huì)發(fā)展的需要，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的實(shí)施，加強(qiáng)了事業(yè)單位檔案的管理，充分發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。本文系統(tǒng)闡述了檔案信息化管理的意義及現(xiàn)狀分析，并提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施。促進(jìn)規(guī)范化管理。在實(shí)踐中應(yīng)注重事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)，通過組建檔案信息局域網(wǎng)，完善檔案管理系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的首要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案管理

隨著改革開放的深入和信息化技術(shù)高速發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化成為一種趨勢(shì)。由于人才流動(dòng)越來越頻繁，檔案的管理日益多樣化及復(fù)雜化，在這種形勢(shì)下，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，對(duì)于強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理，提高管理水平具有重要意義。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的開展對(duì)檔案工作的意義

在事業(yè)單位中，紙質(zhì)的檔案，已跟不上時(shí)代的發(fā)展，存在著諸多問題。例如檔案管理人員知道所需的檔案資料在檔案室保存著，但由于存放條件差，導(dǎo)致潮濕、氧化、蟲蛀等原因，不能準(zhǔn)確找到相關(guān)資料，甚至需要浪費(fèi)大量的物力、時(shí)間和人力去查找。自從建立了檔案信息化管理系統(tǒng)后，能有效解決這種問題，根據(jù)檢索內(nèi)容能快速找到所需檔案，且整潔清晰地呈現(xiàn)在相關(guān)人員眼前。根據(jù)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高、運(yùn)算速度快等優(yōu)點(diǎn)，能夠?qū)⑷?、?zhǔn)確、快速地把所需檔案信息提供給相關(guān)人員。信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施既有效節(jié)約檔案管理人員的時(shí)間，又避免了檔案抄寫失誤的問題，大大提高了工作效率。

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)，使檔案原件完整地保存下來，當(dāng)在電腦上輸入信息時(shí)用到原件，其它時(shí)間可不用原件，直接在電腦上查閱，既靈活又省時(shí)。

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)，大量的檔案信息資源能在網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間、硬盤及光盤等多種地方存放，節(jié)約了大量空間，簡(jiǎn)潔方便。而紙質(zhì)的檔案管理模式則需要大量的存儲(chǔ)空間及資金的投入，還要改建庫(kù)房、增添設(shè)備等，大大浪費(fèi)了國(guó)有資源。此外還要防止出現(xiàn)蟲蛀、鼠類破壞、霉變、氧化等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

部分事業(yè)單位，檔案管理技術(shù)相對(duì)薄弱，管理水平有待提高。一方面，部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏對(duì)檔案相關(guān)知識(shí)及檔案流程的了解，沒有充分掌握材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，且部分檔案人員身兼多職，沒有充足的精力管理檔案。對(duì)收集的檔案，沒有及時(shí)整理歸檔，造成檔案的閑置。另一方面，對(duì)部分歸檔材料，審核不嚴(yán)格，使一些材料失真。人事檔案材料歸檔以后，相關(guān)部門沒有定期對(duì)材料進(jìn)行審核整理，使這些原始材料放在檔案盒里，常常處于無人過問的情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行閑置，使檔案資料不能充分發(fā)揮其作用。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對(duì)策

3.1 要強(qiáng)化制度建設(shè)，促進(jìn)規(guī)范管理

事業(yè)單位要建立健全檔案信息管理安全防范制度，在隔離互聯(lián)網(wǎng)與電子檔案網(wǎng)方面，要有明確規(guī)定，禁止非規(guī)定網(wǎng)站訪問電子檔案服務(wù)器，網(wǎng)上的計(jì)算機(jī)電子檔案必須設(shè)置密碼，禁止無關(guān)人員隨意訪問。

3.2 應(yīng)重視檔案管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，這需要相關(guān)檔案管理人員不斷地更新與核準(zhǔn)信息資源，確保檔案信息的安全性和完整性，充分發(fā)揮檔案信息化系統(tǒng)的作用。此外要認(rèn)真建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)：一是，檔案信息資源的錄入必須要準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用；二是，檔案信息資源的錄入必須要完整，以便順利開展檔案信息化管理系統(tǒng)的后期維護(hù)；三是，要有專業(yè)人員及時(shí)核準(zhǔn)與更新數(shù)據(jù)庫(kù)信息，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的完整性、準(zhǔn)確性、可信性與真實(shí)性，進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.3 重視信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

海洋事業(yè)單位檔案開展信息化管理建設(shè)重在應(yīng)用。事業(yè)單位管理信息化檔案建成后，要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，進(jìn)行海洋檔案內(nèi)部信息發(fā)布和資源共享，借助信息系統(tǒng)開展有效的查詢活動(dòng)，要充分發(fā)揮其作用，提高海洋檔案管理水平。

3.4 注重信息化檔案的人才儲(chǔ)備

在人事單位信息化建設(shè)過程中，必須有管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的參與，對(duì)檔案體制及作業(yè)流程管理進(jìn)行改革，使信息化建設(shè)落到實(shí)處，因此，通過開展各種培訓(xùn)，不斷提高管理員工的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)尤為重要。

3.5 各檔案管理部門要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)涉及的范圍廣，需要有相應(yīng)的法規(guī)、制度及政策進(jìn)行約束，還需海洋事業(yè)單位建立安全認(rèn)證機(jī)構(gòu)等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，并制定相關(guān)的安全策略，以確保機(jī)密檔案的安全性，促進(jìn)海洋檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。在信息的標(biāo)準(zhǔn)化方面，海洋事業(yè)單位需要做大量的工作，通過制定信息化規(guī)章制度及規(guī)范，使各檔案管理部門加深對(duì)檔案信息化的了解，從而有效地開展工作。檔案的發(fā)展受兩個(gè)因素的制約，一是工作環(huán)境與制度建設(shè)，二是技術(shù)的推廣與應(yīng)用，海洋檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，快速實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，改革海洋人事檔案信息管理體系，促進(jìn)其發(fā)展。

4 總結(jié)

總之，隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)信息化的普遍使用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有我們勇于創(chuàng)新，不斷改革，與時(shí)俱進(jìn)，做好檔案信息資源開發(fā)與應(yīng)用，才能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，不斷完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]付冰，張曉剛.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與安全管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外.2011.

[2]劉愷.淺談事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國(guó)房地產(chǎn)業(yè).2011.

[3]史毓，王愛珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（學(xué)苑版）.2011.