網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下加強(qiáng)文件資料管理初探

李淑云

摘 要：目前計算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，為各行各業(yè)都帶來了十分大的便利。文件資料的管理工作是十分繁雜的，而在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，管理工作變得更加便利，更加有效。同時這就要求管理人員能夠非常好的利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，利用新的管理策略來使得管理朝向技術(shù)化、數(shù)字?jǐn)?shù)的方向發(fā)展。使得文件資料管理工作做得更好。本文對于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下進(jìn)行文件資料管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息化；文件資料；管理

1 前言

進(jìn)行文件資料的管理工作主要就是對于工作中歷年、各部門收發(fā)的文件進(jìn)行分類、整編，可以讓查詢資料的人很容易找到資料。傳統(tǒng)的文件資料的查找方式是非常繁瑣的，但是在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得文件資料的管理非常便利了。

2 網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下文件資料管理的變化

2.1 資料的檢索方式發(fā)生了改變

在信息技術(shù)沒有應(yīng)用到紙質(zhì)資料管理工作之前，使用者進(jìn)行文件資料的查詢是通過收發(fā)文件登記薄的檢索，這種方式十分不方便，查詢的時間非常長。在應(yīng)用了信息化技術(shù)以后，將紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，使用者在查詢的時候只需要進(jìn)行關(guān)鍵字的檢索，就可以查詢到相關(guān)的信息，不僅能夠找到自己想要找的信息，而且能夠找到相關(guān)的信息，得到更多的參考。這種方式改變了檢索的方式以及檢索環(huán)境，為使用者提供了非常便利的查詢方式。

2.2 資料的流通方式發(fā)生了改變

以前單位資料室主要是將紙質(zhì)文件資料提供給使用者，供使用者閱讀。而網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，這種方式也發(fā)生了改變，單位資料室能夠為使用者提供電子資料，這樣單位資料室能夠存儲的文件資料就更多，使用者進(jìn)行閱讀的方式也更加多樣，取得資料更方便快捷。并且在進(jìn)行查詢的時候，可以在遠(yuǎn)程通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查詢，如果單位資料室有相關(guān)資料，可以遠(yuǎn)程進(jìn)行傳輸，這樣節(jié)省了大量的時間和精力。

2.3 單位資料室資料更加豐富

以前單位資料室進(jìn)行資料的存儲都是紙質(zhì)的，這就需要大量的儲藏面積。而在信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，可以將很多資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字型的，這就很大程度上擴(kuò)充了資料的數(shù)量，使得資源更加豐富，并且獲取更加方便。

3 加強(qiáng)文件資料管理的方法

3.1 加強(qiáng)設(shè)備的引進(jìn)

在進(jìn)行文件資料管理的工作中，使用到了不僅是硬件的計算機(jī)，還有軟件等支持設(shè)備。計算機(jī)可以進(jìn)行資料的存儲、進(jìn)行數(shù)字化的文件資料管理。在進(jìn)行文件資料的傳遞的時候還有依賴兼容設(shè)備。自動化的技術(shù)可以使得文件資料管理的自動化管理水平提高，這樣可以節(jié)省人力，使得人力資源能夠使用在更好的地方。而管理軟件的利用使得管理的效率提高，比如正方管理軟件，但是涉及到軟件要注意網(wǎng)絡(luò)安全的問題，來保證文件資料具有安全性。

3.2 進(jìn)行信息化的管理

在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，應(yīng)該要將信息化管理落實，否則不能達(dá)到很好的管理效果。在進(jìn)行文件資料的數(shù)據(jù)庫建立的時候，要進(jìn)行資料的分類、編號，并且將資料的關(guān)鍵詞錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。這樣使用者在進(jìn)行資料的查詢的時候，便可以很方便的將資料的信息查詢到。數(shù)據(jù)錄入的工作不是一次性就能完成的，在文件資料更新的時候，數(shù)據(jù)庫的資料庫也要進(jìn)行更新。數(shù)據(jù)庫的建立要符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，不能隨意進(jìn)行輸入，有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)才能夠很好進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的錄入和查詢。文件資料中有一些具有安全性的資料要進(jìn)行訪問權(quán)限的設(shè)置，來保證數(shù)據(jù)訪問的安全性。

3.3 加強(qiáng)資料共享力度

在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，數(shù)字資源進(jìn)行共享是非常好的一項措施，能夠讓借閱者更方便地取得更加多的資源。要加強(qiáng)資源共享的力度，就要加強(qiáng)單位資料室內(nèi)的局域網(wǎng)，或者是更大范圍進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)設(shè)置，打好數(shù)字化共享資源的基礎(chǔ)。在進(jìn)行自身資料資源擴(kuò)大的同時，加強(qiáng)和其他單位資料室的聯(lián)系是擴(kuò)大數(shù)字資源的一個非常好的措施。在進(jìn)行數(shù)字化資源建設(shè)的時候，對于網(wǎng)絡(luò)免費資源進(jìn)行獲取也是一個重要的手段，這樣資源的利用率可以得到非常大的提高，這樣不僅是單位資料室之間的相互聯(lián)系，也是網(wǎng)絡(luò)的相互聯(lián)系，能夠充分的擴(kuò)大數(shù)字資源。

3.4 提升管理的水平

將管理的水平提高，不僅可以擺脫傳統(tǒng)的繁瑣、機(jī)械的管理模式，而且可以使得管理的效率提高，使得服務(wù)的水平和工作效率都能提高。單位資料室管理人員應(yīng)該認(rèn)識到傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代管理的需要，改變管理的模式是必然的要求。所以在進(jìn)行管理的時候，應(yīng)該根據(jù)實際工作的需求對管理中存在的問題進(jìn)行改善，將冗余以及沒有價值的部分去掉，將管理的效率提高。

3.5 提高工作人員的素質(zhì)

在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，進(jìn)行文件資料的管理方式更加便捷，工作人員的工作量都有所減少，但是工作不像傳統(tǒng)的管理模式那么簡單，不僅需要整理編號，還要進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，就要求工作人員的工作能力又所提升。應(yīng)該對單位資料室管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括計算機(jī)技術(shù)、專業(yè)素養(yǎng)以及服務(wù)意識等綜合素質(zhì)。也可以進(jìn)行定期的培訓(xùn)，專項訓(xùn)練來提升管理人員的能力。目前對于單位資料室管理人員的要求越來越高，管理人員自身也要有學(xué)習(xí)的意識，加強(qiáng)自身各方面的能力。

3.6 加強(qiáng)特色服務(wù)水平

單位資料室的資源是為工作服務(wù)的，使用者的需要是非常重要的。單位資料室應(yīng)該使用系統(tǒng)清晰的管理模式來滿足工作的需要。根據(jù)文件資料使用的頻率、使用者的工作性質(zhì)對使用者的需求進(jìn)行分析。單位資料室應(yīng)該有自己專門的服務(wù)平臺，使得使用者能夠及時有效聯(lián)系上單位資料室，表達(dá)自己的意見。這樣與使用者的密切聯(lián)系，才能夠使得單位資料室的管理工作做得越來越好。

3.7 管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)使得網(wǎng)絡(luò)化的管理成為可能，單位資料室建立自己的網(wǎng)站，使用者在網(wǎng)站上進(jìn)行注冊，得到一個自己的單位網(wǎng)絡(luò)資料室資源。使用者可以進(jìn)行自己借閱信息的查閱，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程進(jìn)行借閱，大大的方便了使用者。并且網(wǎng)絡(luò)管理的系統(tǒng)可以直接和使用者的郵箱進(jìn)行聯(lián)系，可以將單位資料室的一些信息、咨詢發(fā)送到使用者郵箱中，更加人文化的服務(wù)能給工作提供極大的便利。并且網(wǎng)絡(luò)化的管理可以對于文件資料的借閱進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并且可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對使用者的需求進(jìn)行分析，按照分析結(jié)果可以指導(dǎo)單位資料室的后期工作。建立了一對一的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，也可以對文件資料資源進(jìn)行一定程度的保護(hù)，如有丟失的文件資料可以很準(zhǔn)確的進(jìn)行追回。

4 結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)信息化的環(huán)境下，目前單位資料室基本已經(jīng)全部使用了網(wǎng)絡(luò)管理的模式，使得管理工作得到了很大程度的提升。管理的效率提高了，使用者的滿意程度提高了，網(wǎng)絡(luò)信息化給單位資料室資料管理所帶來的改變是實質(zhì)性的，非常具有實用性，所以應(yīng)該進(jìn)一步將管理的水平提高?？梢约訌?qiáng)資源共享的力度，建立單位資料室的人文咨詢平臺，嘗試新的管理模式，管理人員應(yīng)該將自己的素質(zhì)提高，進(jìn)行多方面的提高。

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