人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

張麗

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案是每一個(gè)人在社會(huì)上存在的一個(gè)標(biāo)志。它是中國(guó)人事管理制度的一部分，它是每一個(gè)中國(guó)公民身份的一個(gè)象征。在這個(gè)物質(zhì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的二十一世紀(jì)，中國(guó)的人事檔案看似很完善，但是它還是存在一些不足。本文主要就人事檔案管理中存在的問(wèn)題以及思考解決問(wèn)題的對(duì)策進(jìn)行了研究，首先介紹了人事檔案的內(nèi)涵，其次介紹了人事檔案管理在生活中的作用，最后紹了人事檔案管理中存在的問(wèn)題及其解決對(duì)策。

隨著現(xiàn)在中國(guó)人口的急劇增長(zhǎng)，國(guó)家對(duì)人口的管理以及人們的檔案的管理越來(lái)越規(guī)范化，各種形形色色的檔案存在于我們的生活中。生活中正是因?yàn)橛辛诉@些檔案管理的存在，才使得這個(gè)社會(huì)有條不紊井井有序。所以說(shuō)人事檔案的管理對(duì)我們的生活起著十分重要的作用，由于社會(huì)的快速發(fā)展，人事檔案的管理還不太完善，仍然存在一些問(wèn)題，這就需要我們后人去不斷努力思考找到解決的對(duì)策[1]。

1 人事檔案的內(nèi)涵

什么是人事檔案呢，它的含義是什么，也許沒(méi)有接觸過(guò)它的人都會(huì)帶著這個(gè)疑問(wèn)，其實(shí)人事檔案就是一種專(zhuān)門(mén)記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人基本情況的文件材料，它在社會(huì)中對(duì)個(gè)人起憑證、依據(jù)和參考的作用，它對(duì)個(gè)人工作轉(zhuǎn)正定級(jí)、評(píng)職稱(chēng)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及考研等都需要使用到個(gè)人的檔案。

人事檔案的種類(lèi)繁多涉及的面廣，它小到個(gè)人檔案大到國(guó)家機(jī)密，它的種類(lèi)主要有履歷檔案、干部檔案、勞動(dòng)合同檔案、社會(huì)保障制度檔案、個(gè)人財(cái)產(chǎn)檔案、國(guó)家法律法規(guī)檔案等等。

人事檔案具有許多特點(diǎn)例如全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等。

2 人事檔案的管理對(duì)人們生活的影響

2.1 人事檔案管理的發(fā)展史

檔案的管理具有悠久的歷史，它可上溯到數(shù)千年以前，然而檔案學(xué)則則是在18世紀(jì)末歐洲實(shí)行檔案改革之后才形成的，它在之前就經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的孕育過(guò)程。檔案學(xué)的萌芽時(shí)期是從奴隸社會(huì)過(guò)渡到封建社會(huì)，檔案工作也是在這個(gè)時(shí)期不斷地發(fā)展成長(zhǎng)起來(lái)的，它主要是具有整理與編目的經(jīng)驗(yàn)。中國(guó)檔案學(xué)是在1911年辛亥革命結(jié)束了中國(guó)封建帝制后發(fā)展起來(lái)的，一向不安世事的清宮的明清檔案不再為皇家所專(zhuān)有。20年代初到30十年代，由于宮內(nèi)的檔案流散到社會(huì)而引起學(xué)術(shù)界廣泛的關(guān)注，因此人們開(kāi)展一系列關(guān)于收集整理明清檔案的活動(dòng)，同時(shí)有一些史學(xué)家撰寫(xiě)了不少關(guān)于明清檔案的史料價(jià)值和檔案整理與編目的論文，并對(duì)其進(jìn)行了有意義的探討。

國(guó)民黨政府機(jī)關(guān)為提高行政效率發(fā)起文書(shū)檔案改革運(yùn)動(dòng)，有部分行政工人員和檔案工作人員，以現(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案室作為他們的研究對(duì)象，對(duì)檔案管理進(jìn)行了一系列的研究，從而出版了一批作為檔案管理的參考書(shū)籍。

自從新中國(guó)成立以后，中國(guó)對(duì)國(guó)家的檔案管理做了進(jìn)一步的完善，這一舉措為檔案管理的研究開(kāi)辟了一條廣闊道路。中國(guó)對(duì)檔案管理體系的建設(shè)十分的重視，在50～60年代中期，創(chuàng)建了一系列的學(xué)科例如文學(xué)檔案史、外國(guó)檔案史、中國(guó)檔案史等。在80年代又建立了檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與應(yīng)用理論技術(shù)并重的檔案學(xué)不斷完善了檔案管理體系。

2.2 人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理在人們的生活中確扮演著重要的角色。人事檔案它可以呈現(xiàn)一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡的變化過(guò)程，是每一個(gè)人工作歷程的記錄?，F(xiàn)在很多人有一個(gè)誤區(qū)他們認(rèn)為人事檔案沒(méi)用，存不存檔都行。而對(duì)于人們勞動(dòng)合同工作的管理，人事檔案管理的功能主要有兩個(gè)方面：一方面對(duì)公司或單位員工來(lái)說(shuō)，人事檔案管理部門(mén)可以根據(jù)員工的需求為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)；另一方面還可以依據(jù)檔案的材料來(lái)確定退休的年齡或者根據(jù)檔案中一些從事有毒、有害工作的人員年限推算他們提前退休的年齡；另外人事檔案還可以為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整出具有關(guān)的證明材料。

3 人事檔案管理中存在的問(wèn)題及其解決對(duì)策

3.1 事檔案管理中存在的問(wèn)題

人事檔案的存在是社會(huì)的一種普遍現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在于社會(huì)中并且其中有一部分將要被永久地保存下去造福于子孫后代。我們會(huì)看到隨著社會(huì)的快速發(fā)展以及時(shí)間的向后推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，而另一方面檔案又處于一個(gè)每年不斷損壞的過(guò)程中。人們面對(duì)于生活中不斷涌現(xiàn)和增加的各類(lèi)的檔案時(shí)，可以通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的工作量來(lái)解決這一矛盾，然而對(duì)于那些不斷損壞的檔案，我們可以通過(guò)對(duì)檔案保管工作的加強(qiáng)來(lái)解決?，F(xiàn)在檔案管理工作中存在許多急待解決的問(wèn)題[2]。例如：存在紙張老化的問(wèn)題、字跡褪色模糊不清的問(wèn)題，以及還有一定數(shù)量的檔案，出現(xiàn)紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，這些現(xiàn)象嚴(yán)重到了檔案不能再?gòu)男率褂玫某潭取n案室的蟲(chóng)害也會(huì)對(duì)檔案的管理有一定的影響，如果檔案保管室的條件任然得不到改善，這將會(huì)對(duì)檔案的管理造成嚴(yán)重的影響。

總的來(lái)說(shuō)檔案工作在生活中的實(shí)施，擺在人們面前的一個(gè)非常尖銳的問(wèn)題就是：一方面為了維護(hù)集體和個(gè)人歷史的真實(shí)面貌這就要求我們把檔案長(zhǎng)期保管下去；然而另一方面檔案的“壽命”是有一定年限的。為了解決這些迫切的問(wèn)題，我們必須做到對(duì)檔案保管工作的加強(qiáng)，這無(wú)論對(duì)于現(xiàn)在還是將來(lái)都將是一件任重而道遠(yuǎn)的工作。

3.2 維護(hù)檔案的完整與安全

維護(hù)檔案的完整與安全不僅是對(duì)檔案工作者的基本要求，也是檔案工作者對(duì)檔案管理盡職盡責(zé)的一種表現(xiàn)。從某種意義上來(lái)講，維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案保管工作的核心任務(wù)，檔案管理的工作主要是為了實(shí)現(xiàn)檔案的完整和安全。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是人們向所有可能使檔案損毀的社會(huì)上自然存在的不利因素作斗爭(zhēng)的過(guò)程。總的來(lái)說(shuō)，檔案管理工作應(yīng)該做到以下四不：不使檔案分散、不使檔案互相混亂、不使檔案丟失泄密、不使檔案遭到損壞。

維護(hù)檔案的完整與安全需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）防止檔案的損壞

要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過(guò)平時(shí)的工作，采取有效的措施和方法，最大限度地消除各種不利因素對(duì)檔案的影響，從而把檔案的自然損壞率降低到最小控制范圍內(nèi)。

（2）延長(zhǎng)檔案的壽命

在檔案保管管理工作中，我們不僅僅只是一味地防治自然過(guò)程中檔案的損壞，主要還是要從根本上采取積極的措施，盡可能最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。

（3）維護(hù)檔案的安全

維護(hù)檔案的安全，一方面因?yàn)闄n案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)存在社會(huì)中，所以我們必須做到最大限度地使其安全保存下去；另一方面是因?yàn)闄n案作為一種社會(huì)現(xiàn)象存在，所以在整個(gè)政治斗爭(zhēng)范圍內(nèi)，檔案工作者要做到不應(yīng)保管不當(dāng)或條件低劣等因素使檔案丟失發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代新環(huán)境我國(guó)經(jīng)濟(jì)文化快速發(fā)展的情況下，人事檔案的管理工作對(duì)積極推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)與改善人們的生活水平有很大的影響[3]。為了使我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人事檔案相適應(yīng)相融合，我們應(yīng)該利用現(xiàn)代化的管理思維，吸收現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)加強(qiáng)維護(hù)人事檔案的完整與安全，從而提升人事檔案的時(shí)效性和科學(xué)性。為人們搭建起具備信息化可信度的查詢(xún)平臺(tái)，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭路群.關(guān)于人事檔案的管理和改革的思考[J].中國(guó)人才，2005，（9）.

[2]馮向陽(yáng).事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].檔案管理.2014（3）.

[3]沈建華.談高校人事檔案的管理[J].學(xué)校檔案，2005，（4）.