淺析新時期檔案工作的數(shù)字化管理

楊再朝

摘 要：隨著世界科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人類社會正從工業(yè)社會邁向信息社會，而數(shù)字化是這個社會演進(jìn)的歷史進(jìn)程，檔案數(shù)字化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；數(shù)字化的過程就是信息技術(shù)推廣應(yīng)用、信息資源開發(fā)利用、信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大、信息服務(wù)廣泛開發(fā)和不斷提高的過程；同時是加速社會生產(chǎn)、不斷提高工作效率、管理水平、人員素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)社會效益過程，也是各國綜合國力，各地經(jīng)濟(jì)實(shí)力和人才開發(fā)的過程，數(shù)字化的水平已成為現(xiàn)代化水平和綜合國力的重要標(biāo)志。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理

1 開展檔案數(shù)字化管理工作的意義和必要性

檔案信息化建設(shè)的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價值。

1.檔案數(shù)字化。數(shù)字化是目前應(yīng)用較廣的一種綜合性技術(shù)，它是通過計算機(jī)的信息處理技術(shù)從而實(shí)現(xiàn)信息的共享與傳輸。它的適用范圍極其廣泛，各種信號，如聲、電、光等都可以以數(shù)字信號的形式存在，同時其傳輸共享速度也是極快的。檔案數(shù)字化則是把傳統(tǒng)的檔案和信息進(jìn)行整合，從而建立起一個信息庫，而它的終極目標(biāo)也是實(shí)現(xiàn)資源的快捷傳輸與共享。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案的數(shù)字化建設(shè)的對象總體可分為兩大類：一是把傳統(tǒng)的檔案模式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的形式；二是在電子文檔的基礎(chǔ)上進(jìn)行更加完美的設(shè)計，從而提升文檔的可信度與完整度。檔案數(shù)字化可分為兩個過程，通過計算機(jī)技術(shù)和存儲設(shè)備的合作，將文檔進(jìn)行分類整理后，在進(jìn)行分類保管，然后再交由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的查詢功能。

對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，就是充實(shí)數(shù)字檔案資源的過程，其意義不言而喻，具體有以下幾個方面：1.提高檔案信息的利用效率。數(shù)字化的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳輸面廣、不限時不限地、快捷便利的特點(diǎn)，解決傳統(tǒng)利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化的檔案可以與辦公信息系統(tǒng)生成的現(xiàn)行電子文件在同一個系統(tǒng)中提供利用，極大提高了文檔信息的利用效率。2.保護(hù)檔案原件。許多歷史圖紙、文件因物理老化或者保管不當(dāng)而脆弱易損，如不及時修復(fù)，很可能徹底損壞，通過制作其數(shù)字化副本替代原件流通利用，可保護(hù)重要檔案原件免遭進(jìn)一步損壞。3.規(guī)避安全風(fēng)險。通過異地存放多套檔案數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災(zāi)害或人為損害對檔案信息可能帶來的災(zāi)難性后果。最后是緩解庫房空間的緊張。對于日益增多的非永久保存的半現(xiàn)行文件，可通過制作數(shù)字化文本來取代原件進(jìn)行保管，可以緩解檔案庫房保存空間的壓力，提高空間利用率。

2 新時期單位檔案數(shù)字化管理的措施

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識

單位檔案管理人員務(wù)必要樹立起檔案數(shù)字化管理意識，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理理念，不斷去學(xué)習(xí)新技能、新知識，對檔案管理手段予以創(chuàng)新，及時更新知識體系機(jī)構(gòu)，以便能夠?qū)n案數(shù)字化管理做好、做扎實(shí)。同時，單位應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況來制定出合理、科學(xué)的檔案數(shù)字化管理體系，確保實(shí)現(xiàn)檔案安全機(jī)制、檔案保密機(jī)制、檔案使用機(jī)制、檔案工作制度四者之間的相互聯(lián)系。

（二）加強(qiáng)涉密檔案數(shù)字化管理

涉密檔案數(shù)字化加工應(yīng)由檔案形成單位實(shí)施，原則上不外包，確需外包的，必須由具備涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)。在開展涉密檔案數(shù)字化過程中，必須有專人負(fù)責(zé)對數(shù)字加工過程及后續(xù)工作的全程監(jiān)管。因監(jiān)管不力，造成檔案信息安全事故的，將按照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》予以處分。為使保密工作落到實(shí)處，單位應(yīng)該與數(shù)字化外包機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。同時要求數(shù)字化外包機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容。

（三）確保數(shù)據(jù)安全防線

一是專人管理。單位應(yīng)該明確專人負(fù)責(zé)電子檔案目錄及全文數(shù)據(jù)的錄入、掛接、保管等，確保檔案數(shù)據(jù)安全，定期檢查數(shù)據(jù)錄入、轉(zhuǎn)接及存儲、利用等情況，注意查漏補(bǔ)缺，特別是對新進(jìn)館目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查、核對，盡量做到規(guī)范、完備。二是專機(jī)專用。配備專用計算機(jī)四臺，服務(wù)器一臺，專門用于檔案目錄的錄入儲存及檢索使用，無關(guān)人員一律不可使用，定期組織專人對所有存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)正常。三是多介質(zhì)儲存。做到多機(jī)、多介質(zhì)同時儲存檔案數(shù)據(jù)等信息，除現(xiàn)有服務(wù)器儲存外，配有移動硬盤、光盤等存儲設(shè)備，同時做好檔案數(shù)據(jù)異地備份的準(zhǔn)備工作，保證檔案數(shù)據(jù)安全。

（四）加強(qiáng)環(huán)境防線

為使數(shù)字化外包過程時時刻刻處在可控狀態(tài)下，單位應(yīng)該充分考慮檔案數(shù)字化場所的環(huán)境安全，專門為數(shù)字化工作提供了一個標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的工作場所，同時，配備高效、實(shí)用的檔案安全監(jiān)控設(shè)備，使處于數(shù)字化狀態(tài)各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確保“一件不丟、一件不壞、一件不亂”。此外，單位還應(yīng)該注重數(shù)字化檔案資源的系統(tǒng)性和完整性、重視檔案的利用，全面梳理現(xiàn)有檔案信息資源，整合依托數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理的工作重心由保管職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，以便能夠提供快速、有效的數(shù)字信息服務(wù)。

（五）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

眾所周知，單位檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)學(xué)科性、綜合性、專業(yè)性的工作，尤其是在知識經(jīng)濟(jì)時代，單位檔案管理工作人員既要熟練掌握文學(xué)、社會科學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)、心理學(xué)、教育學(xué)等一系列的專業(yè)知識，還要不斷學(xué)習(xí)計算機(jī)、外語等知識，以便能夠不斷地提高自身素質(zhì)，進(jìn)而有效應(yīng)對檔案信息資源的數(shù)字化管理。與此同時，當(dāng)今單位檔案管理工作呈現(xiàn)出檔案資源數(shù)字化、電子化發(fā)展的明顯趨勢，為了能夠進(jìn)一步提高服務(wù)層次和服務(wù)水平，單位檔案管理工作人員不僅僅是一名檔案資料管理者，而且也應(yīng)該是檔案學(xué)科知識的提供者、檔案信息領(lǐng)航員。而單位檔案管理工作人員要達(dá)到這一目的，那么就需要學(xué)習(xí)新知識、掌握新知識，具有高效的信息交流能力。此外，單位檔案管理工作人員還需要有無私奉獻(xiàn)、甘為人梯、敬業(yè)開拓的良好職業(yè)道德，要有較強(qiáng)的責(zé)任感和心，要端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，嚴(yán)格要求自己，竭誠做好檔案服務(wù)工作。

3 總結(jié)

檔案數(shù)字化具有良好的發(fā)展前景，人們對知識經(jīng)濟(jì)的看中也將鋪就其光明的發(fā)展道路，謹(jǐn)以此文希望能為檔案數(shù)字化發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。信息化的步伐日益滲透到我們生活的每個角落，文獻(xiàn)事業(yè)的發(fā)展也步入了新的階段，二者的共同作用在于都是為了社會現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，都是為了提高資源共享與利用程度，這也決定了我們要在檔案數(shù)字化的發(fā)展方面付出更多的努力。社會面貌的日新月異，檔案工作自然不能落后，我們期待檔案事業(yè)更加美好的明天。

參考文獻(xiàn)

[1]仇玲，劉立君.目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策[J].中國科技信息，2014，25（16）：120-124.

[2]楊靖.新形勢下事業(yè)單位檔案管理的新思路[J].安徽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志，2005，22（05）：145-147.

[3]史群.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)修養(yǎng)、提高素質(zhì)[J].大家健康，2013，18（19）：143-146.