文件生命周期理論視域下的電子公文管理策略

仲福娜

摘 要：隨著信息技術(shù)的高度發(fā)達(dá)和普及，在我國各級(jí)政府的行政管理過程中產(chǎn)生了大量的電子公文，如何對(duì)這些電子數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別、分類、歸檔、存儲(chǔ)成為公文管理的重要問題。文件生命周期理論恰好可以對(duì)電子公文管理策略提供理論指導(dǎo)，本文即淺析了在文件生命周期理論視域下的電子公文管理策略。

關(guān)鍵詞：文件生命周期理論；電子公文；管理策略

早在十二屆全國人大三次會(huì)議上，國務(wù)院總理李克強(qiáng)作政府工作報(bào)告時(shí)就提到要“推廣電子政務(wù)和網(wǎng)上辦事”，此后幾年又在不同場合多次要求“全面實(shí)行政務(wù)公開，推廣電子政務(wù)和網(wǎng)上辦事”。在電子政務(wù)建設(shè)加速的過程中，產(chǎn)生的海量電子公文亟需進(jìn)行專業(yè)化管理。然而，現(xiàn)階段我國的電子公文管理領(lǐng)域，不論是方法論還是體制機(jī)制、具體管理實(shí)踐都還不能與電子政務(wù)的發(fā)展相匹配，致使大量電子公文不能充分體現(xiàn)其現(xiàn)實(shí)以及歷史價(jià)值，同時(shí)也不利于政府行政效率的提高。在這種狀態(tài)下，亟需我國檔案學(xué)專家學(xué)者以及電子公文管理人員汲取國際優(yōu)秀檔案學(xué)理論成果，為電子公文管理提供理論指導(dǎo)，并設(shè)計(jì)出科學(xué)合理電子公文管理機(jī)制、流程、辦法。筆者認(rèn)為，文件生命周期理論恰好可以對(duì)我國的電子公文管理策略提供理論指導(dǎo)。

1 文件生命周期理論與電子公文管理概述

文件生命周期理論發(fā)軔于二十世紀(jì)四十年代，該理論研究的問題主要是兩個(gè)，第一是文件從生成直到因價(jià)值耗盡而被銷毀的全運(yùn)動(dòng)過程；第二是文件生成以后由于具有長期的歷史價(jià)值而被永久保存的全運(yùn)動(dòng)過程。其最大的理論價(jià)值之一是改變了過去人們對(duì)文件管理單一、靜態(tài)的眼光和方法，形成了系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的文件管理方法論。

二十世紀(jì)后期，電子技術(shù)和信息通信技術(shù)取得了飛躍式的發(fā)展。在文件管理領(lǐng)域，以紙質(zhì)文本為單元的文件日漸式微，以電子數(shù)據(jù)為基本形式，以電子硬件為載體的文件成為主流，生成、傳遞、存儲(chǔ)方式的改變使得原有的文件生命周期理論已經(jīng)不能很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。于是文件連續(xù)體理論充應(yīng)運(yùn)而生，作為文件生命周期理論的補(bǔ)充，它主要研究電子文件的運(yùn)動(dòng)過程和管理規(guī)律，將電子文件的生命周期概括為“往復(fù)運(yùn)動(dòng)于從生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程”。國際以及國內(nèi)學(xué)術(shù)界對(duì)電子文件生命周期的劃分均強(qiáng)調(diào)了對(duì)電子文件管理前端控制工作的重要性。

我國的電子公文是指從中央到地方的各級(jí)政府機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位由國務(wù)院統(tǒng)一裝配的電子公文處理系統(tǒng)形成的標(biāo)準(zhǔn)化電子公文數(shù)據(jù)。國家機(jī)關(guān)作為我國社會(huì)管理工作的主體，其公文管理工作就顯得格外重要。

2 文件生命周期理論指導(dǎo)下的電子公文管理策略

文件生命周期理論對(duì)我國的電子公文管理工作有著重大的方法論指導(dǎo)意義，它為文件的價(jià)值界定和甄別提供了理論依據(jù)，為文件以及檔案的一體化管理明確了工作方向。在具體的電子公文管理實(shí)踐領(lǐng)域，應(yīng)當(dāng)采取如下管理策略：

（一）充分做好電子公文的前端控制

電子公文文件本身就具有運(yùn)動(dòng)過程一體化的特征，其生成、傳遞、存儲(chǔ)幾乎沒有明顯的地域、介質(zhì)區(qū)別，因此在對(duì)電子公文管理的“頂層設(shè)計(jì)”就十分重要，做好了前端控制，后續(xù)的管理工作便會(huì)便捷、流暢。

1.構(gòu)建完善的電子公文處理系統(tǒng)

電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)包括公文文件從設(shè)計(jì)、生成到最終保存或銷毀的全部環(huán)節(jié)，要實(shí)現(xiàn)相關(guān)硬件軟件的一體化設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)架構(gòu)中，應(yīng)兼顧高效性和完善性，既方便公文管理的具體操作和全程監(jiān)控，又要涵蓋公文管理的全過程要素。概括而言，電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)有系統(tǒng)設(shè)置、公文標(biāo)準(zhǔn)模板、公文撰寫、臨時(shí)公文管理、文件歸檔、查詢等子系統(tǒng)功能，同時(shí)嵌入先進(jìn)的算法系統(tǒng)，使其擁有一定的自動(dòng)分析、標(biāo)注、分類等功能，降低人工公文管理的勞動(dòng)量和錯(cuò)誤率。

2.建立電子公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化流程

電子數(shù)據(jù)天然具有標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，因?yàn)槠洚a(chǎn)生和傳輸都是在標(biāo)準(zhǔn)化程序語言和設(shè)備中完成的，因此，進(jìn)行電子公文的處理必須相應(yīng)地建立高度標(biāo)準(zhǔn)化的流程。它既是實(shí)現(xiàn)電子公文高效管理的必由之路，也契合電子文件自身的運(yùn)動(dòng)規(guī)律。我國應(yīng)以電子公文中心為核心，制定公文傳遞以及銷毀或保存的完善、精細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，同時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化的傳輸流程；另外，還應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化的公文管理控制流程，確保所有電子公文管理工作有法可依，有章可循。

（二）進(jìn)行電子公文的全程一體化管理

澳大利亞檔案學(xué)專家弗蘭克·阿普沃德（Frank Upward）提出的文件連續(xù)體模型將電子文件的運(yùn)動(dòng)全過程納入由四維度、十六個(gè)要素構(gòu)的成動(dòng)態(tài)坐標(biāo)體系，把電子文件從生成到銷毀或永久保存的各個(gè)環(huán)環(huán)節(jié)以及相關(guān)因素視為一個(gè)互相聯(lián)系的有機(jī)整體。該文件連續(xù)體模型對(duì)我國電子公文管理工作的借鑒之一就是應(yīng)進(jìn)行電子公文的全程一體化管理。

這要求電子公文管理工作人員要建立現(xiàn)代電子信息生態(tài)觀，以綜合動(dòng)態(tài)集成的管理理念和以過程為中心的工作方法應(yīng)對(duì)龐雜的電子公文管理工作的挑戰(zhàn)。在具體實(shí)踐中，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的文書與檔案工作分管的機(jī)制，建立文書工作與檔案工作合二為一的一體化管理體制。與此同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子公文管理工作者的職前和在職培訓(xùn)，樹立新理念，學(xué)習(xí)新技能，保證其能夠達(dá)到“文檔不分家”的工作要求；此外，應(yīng)加強(qiáng)電子公文管理不同部門、不同人員之間的協(xié)同配合，建立便捷、暢通、高效的溝通及信息反饋機(jī)制，確保電子公文的一體化管理落到實(shí)處。

3 結(jié)束語

經(jīng)過近一個(gè)世紀(jì)的發(fā)展，文件生命周期理論已經(jīng)成為一個(gè)較為完備的電子文件管理理論體系，世界各國都在借鑒其理論成果指導(dǎo)本國的電子文件管理實(shí)踐?，F(xiàn)階段我國的包括電子公文管理還存在一些體制機(jī)制障礙和現(xiàn)實(shí)工作短板，形成這種局面的一個(gè)重要原因就是我國的電子公文運(yùn)動(dòng)流程體系建立過程中沒有充分利用文件生命周期理論的理論成果，我國的電子公文管理人員對(duì)文件生命周期理論的研究不夠深入，理解不夠透徹，無法很好地用它來指導(dǎo)具體的電子公文管理工作。因此，學(xué)界同仁有必要進(jìn)一步加深對(duì)文件生命周期理論的研究，也希望本文能夠給所有相關(guān)人員提供些許有益的啟發(fā)。

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