提升辦公檔案管理效率的探究與探析

摘 要：本文主要討論了提高辦公檔案管理效率的問題，首先介紹了提升辦公檔案管理效率的意義，然后分析了我國(guó)現(xiàn)階段辦公檔案管理中存在的問題，最后對(duì)檔案管理效率的提升給出了一些意見和建議。

關(guān)鍵詞：辦公檔案；管理；效率

1 引言

隨著科技的不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，辦公檔案管理越來越標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，其效率也在不斷提升，其在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中均發(fā)揮著重要作用，管理內(nèi)容方式不斷改進(jìn)，促進(jìn)了辦公檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。

2 提升辦公檔案管理效率的意義

一方面，我國(guó)對(duì)辦公檔案的要求越來越高，辦公檔案管理效率的提升是我國(guó)現(xiàn)階段政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)等的迫切需求；另一方面，辦公檔案類型和數(shù)量的不斷增加也急需通過管理效率的提升來應(yīng)對(duì)。因此辦公檔案管理效率的提升對(duì)我國(guó)辦公檔案的管理工作具有重要意義

3 當(dāng)前辦公檔案管理中存在的問題

3.1 辦公檔案存在損失丟失的情況

一些辦公檔案的保存還在采用紙質(zhì)的方式，時(shí)間一長(zhǎng)容易損壞，而且在保存期間很少對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一旦要用到檔案或檔案進(jìn)行移交時(shí)，給檔案者造成嚴(yán)重的影響；還有一些檔案管理人員，由于專業(yè)水平和個(gè)人素質(zhì)的原因，對(duì)檔案隨意擺放，最終導(dǎo)致檔案丟失。檔案記載著人員多年的情況，一旦丟失很難補(bǔ)回來。

3.2 辦公檔案管理手段相對(duì)落后

一方面，有些辦公檔案管理工作者有很多都是教師的親屬或退休員工，沒用受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)和技能；另一方面還受制于軟硬件條件和資金限制，辦公檔案管理的配套設(shè)施跟不上。所有這些因素加起來就導(dǎo)致了辦公檔案管理手段的相對(duì)落后的現(xiàn)狀。

3.3 對(duì)檔案材料收集不及時(shí)

辦公檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)不積極，例如在移交檔案時(shí)存在收不齊的情況，一旦漏交，檔案的審核工作就會(huì)出現(xiàn)問題，以后再補(bǔ)交，其流程更加繁瑣。這種現(xiàn)象很大程度上是辦公檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應(yīng)該盡職盡責(zé)，積極收集相關(guān)人員的檔案材料。

3.4 對(duì)辦公檔案管理的重視程度不夠

許多部門認(rèn)為辦公檔案管理工作沒有實(shí)質(zhì)上的意義，沒有多大的技術(shù)含量，認(rèn)為只要保管好資料即可，只要需要的時(shí)候可以查詢的到檔案資料就可以了。對(duì)辦公檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在部門資源管理中的重要作用，導(dǎo)致人員、經(jīng)費(fèi)等情況沒有足夠的保障。

3.5 辦公檔案管理方式單一

在辦公檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨(dú)立的辦公檔案管理系統(tǒng)，很多中小型企業(yè)部門還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易導(dǎo)致檔案歸檔的不及時(shí)以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

3.6 缺乏辦公檔案管理專業(yè)人才

我國(guó)辦公檔案管理工作有著專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)。需要專人去保管，但是在實(shí)際的操作中，辦公管理人員編制不夠充足，相關(guān)部門對(duì)這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認(rèn)為沒有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的企業(yè)辦公檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無一絲技術(shù)含量可言。即使購(gòu)買了辦公檔案管理軟件，在加之計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這樣就可以使管理工作變得簡(jiǎn)潔一些，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.7 檔案材料利用不充分

辦公檔案材料存在著利用范圍狹窄的問題，大多數(shù)的部門只是利用檔案資料去了解人員以往的成績(jī)、工作內(nèi)容、個(gè)人業(yè)績(jī)等等。就好比是一張個(gè)人簡(jiǎn)歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，辦公檔案材料還有更大的用處，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、改革的深入，對(duì)辦公檔案的管理工作也要符合社會(huì)的需求，這就要求我們?nèi)U(kuò)大辦公檔案資料的利用率。

3.8 信息數(shù)據(jù)庫(kù)與安全建設(shè)落后

在辦公檔案錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致辦公檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，這就造成了日后對(duì)辦公檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致辦公檔案的一系列問題。信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計(jì)。

3.9 軟硬件配套設(shè)施不足

傳統(tǒng)的辦公檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上辦公檔案管理的要求，軟硬件配套設(shè)置急需改進(jìn)。

4 提升辦公檔案管理效率的途徑

4.1 健全辦公檔案管理制度

辦公檔案是員工真實(shí)信息的主要來源。關(guān)乎員工的個(gè)人前程，目前我國(guó)辦公檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

4.2 辦公檔案管理工作的規(guī)范化

辦公檔案的規(guī)范化要努力做到四個(gè)方面，一是檔案提交的程序化，既在檔案提交時(shí)一定要按照規(guī)定的流程走，例如有關(guān)部門的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規(guī)范化，既對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性要做認(rèn)證的鑒定，檔案信息不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化，例如配套電腦的落實(shí)，檔案管理軟件的日常維護(hù)等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時(shí)間，市場(chǎng)檔案維護(hù)事項(xiàng)的規(guī)范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進(jìn)行。

4.3 加強(qiáng)辦公檔案信息化建設(shè)

目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理人員要及時(shí)的錄入人員的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高辦公檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

4.4 加強(qiáng)辦公檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

目前我國(guó)的辦公檔案管理人員大都是兼職人員，我們要培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理。

傳統(tǒng)的辦公檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)崗位的特點(diǎn)培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對(duì)人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)這樣面的培養(yǎng)，避免違法亂紀(jì)等行為的發(fā)生。

4.5 加強(qiáng)軟硬件的投入

在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)辦公檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于辦公檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于辦公檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)辦公檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.6 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺(tái)

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對(duì)接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公局決策、檔案管理、對(duì)外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團(tuán)隊(duì)，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，并且要定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行穩(wěn)定，最終形成一個(gè)完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

參考文獻(xiàn)

[1]劉敏.淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作[J].河北企業(yè)，2011（02）.

[2]李寶華.檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)談[J].黑龍江科技信息，2009（30）.

作者簡(jiǎn)介

張振（1969-），男，山東省高密市，大專，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，助理館員，高密市檢驗(yàn)檢測(cè)中心。