高考考生檔案管理存在的問題及對策思考

摘 要：目前，我國普通高等學(xué)校招生全國統(tǒng)一考試考生檔案由電子檔案和紙質(zhì)檔案兩部分組成，電子檔案、紙質(zhì)檔案作為高考錄取的依據(jù)，各具舉足輕重的地位。本文對當(dāng)前考生檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行了分析，以及如何加強(qiáng)對考生檔案的管理進(jìn)行了研究，只有兩檔取長補(bǔ)短，建立健全檔案管理制度，大力培養(yǎng)檔案管理人才，才能使我們高考更加公平、公正。

關(guān)鍵詞：高考考生檔案；管理；問題；對策

2002年，全國普通高等學(xué)校招生全國統(tǒng)一考試招生工作歷史性的第一次全面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上錄取，標(biāo)志著我國招生事業(yè)在“科教興國”的戰(zhàn)略方針指引下，引進(jìn)高科技實(shí)現(xiàn)招生手段現(xiàn)代化，確保招生錄取的公平、公正。高考考生檔案是高校審查錄取的重要依據(jù)和憑證。錄取時(shí)，由省級教育招生考試機(jī)構(gòu)按照有關(guān)程序把檔案分批投放到各個(gè)錄取學(xué)校，也就我們經(jīng)常說的“投檔”，投檔后，學(xué)校逐一審查考生檔案。審查通過后，該名考生的檔案就會(huì)呈現(xiàn)“錄取待審”的狀態(tài)，就表示已經(jīng)被該校錄?。蝗艨忌鷻n案審查沒有通過，那么該名考生的的檔案就會(huì)被“退檔”，呈現(xiàn)“預(yù)退檔”的狀態(tài)，就表示該名考生沒有被該校錄取。由此可見，高考考生檔案在招生錄取過程中處于重要位置。

1 考生檔案的形式和內(nèi)容

高考考生檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式，兩者在錄取過程中皆起著至關(guān)重要的作用。

電子檔案內(nèi)容包括考生報(bào)名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息、考生參加高等學(xué)校招生考試的誠信記錄，以及綜合素質(zhì)評價(jià)信息或高中畢業(yè)鑒定等。

紙質(zhì)檔案包括考生本人簽名確認(rèn)的報(bào)名表、報(bào)考學(xué)校志愿表、體檢表以及普通高中學(xué)生檔案、高中畢業(yè)證書復(fù)印件、高考成績單、高中畢業(yè)學(xué)業(yè)水平測試成績單和個(gè)別考生的特殊補(bǔ)充材料等相關(guān)的證明材料。電子檔案與紙質(zhì)檔案相同項(xiàng)目信息必須一致。

2 考生檔案的特點(diǎn)

紙質(zhì)檔案以紙張為媒介的檔案，其主要特點(diǎn)有：（1）信息全面性。紙質(zhì)檔案包含考生的考試與學(xué)籍的詳細(xì)信息，對于高校了解考生詳細(xì)信息來說很有價(jià)值。（2）地位權(quán)威性。檔案中關(guān)于學(xué)生的考試成績、歷史表現(xiàn)等信息都是所在學(xué)校與當(dāng)?shù)亟逃鞴懿块T對學(xué)生最直觀的記錄，這些信息是通過對考生十幾年學(xué)習(xí)生涯的觀察得出的，是第一手資料，具有客觀性與真實(shí)性。同時(shí)，檔案在由考生所在地到高校的過程中全面封閉，考生完全不接觸其中內(nèi)容，這使得檔案中關(guān)于考生的信息記錄是權(quán)威的、有保障的。（3）管理科學(xué)性。伴隨十幾年的高考?xì)v程，我國檔案管理無論從信息的搜集、匯總到分析、存儲(chǔ)、傳遞，逐漸形成了一套較為完整、科學(xué)的流程，愈發(fā)朝著管理的科學(xué)性發(fā)展。

電子檔案較紙質(zhì)檔案而言，有著以下這些特點(diǎn)：（1）可追蹤性。通過電子檔案錄取方式，考生可追蹤了解電子檔案在錄取過程中所處的運(yùn)行情況，如若發(fā)現(xiàn)問題，可有足夠的時(shí)間及時(shí)向教育部門匯報(bào)以便及時(shí)解決問題，避免措施入學(xué)機(jī)會(huì)。電子檔案的實(shí)施，是高考改革完善采錄信息渠道的良好體現(xiàn)。（2）公平性。由電腦通過電子檔案進(jìn)行招錄工作，可以加強(qiáng)對高考錄取工作的全面監(jiān)控，電腦按照標(biāo)準(zhǔn)化操作，準(zhǔn)確記錄考生信息，嚴(yán)格投檔退檔，一切程序有跡可循，避免暗香操作，確保高考的公平公正。（3）節(jié)約性。通過采用電子檔案的形式進(jìn)行高考錄取，是經(jīng)濟(jì)節(jié)約、環(huán)境友好的良好體現(xiàn)。電子檔案只需通過網(wǎng)絡(luò)從計(jì)算機(jī)中進(jìn)行智能之別，無須過去的派專人到現(xiàn)場招生，同時(shí)許多資料只需要保存在電腦中而不需要打印成紙質(zhì)文檔，縮減了經(jīng)濟(jì)成本。

3 考生檔案管理中主要存在的問題

目前，我國高考考生檔案的的管理工作任然存在著漏洞，使得高考錄取的公正性大打折扣，因此，當(dāng)前形勢下，檔案管理問題的關(guān)注提上日程。

（一）紙質(zhì)檔案管理中主要存在的問題

1、高考考生紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)遞長期缺乏嚴(yán)格規(guī)范

教育部對考生檔案轉(zhuǎn)遞管理并沒有作統(tǒng)一的要求，具體由省級招考部門制定紙質(zhì)檔案的遞送辦法。上海、重慶、吉林、海南等多省市在2013年以前，考生檔案由考生自帶到錄取高校，浙江、廣東等少數(shù)省份2012年起實(shí)行省教育考試院負(fù)責(zé)集中寄發(fā)高校，安徽省2014年起實(shí)行考生所在報(bào)名點(diǎn)單位（中學(xué)）統(tǒng)一寄送至有關(guān)高校。由此可見，全國沒有統(tǒng)一的高考考生檔案轉(zhuǎn)遞管理規(guī)定或工作指南?？忌鷻n案轉(zhuǎn)遞隱患多，一是轉(zhuǎn)遞方式不符合保密要求。人事檔案具有機(jī)密性，應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，然而通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞的情況很少，新生自帶檔案或者普通郵寄檔案的情況占大多數(shù)。自帶檔案的新生擅自拆開檔案，從而導(dǎo)致檔案的完整性和信息準(zhǔn)確性被破壞。而通過郵寄方案容易造成地址填寫不準(zhǔn)確，不清晰，出現(xiàn)郵件分撿差錯(cuò)，少數(shù)檔案流失。

2、建檔不規(guī)范，偽造檔案事件時(shí)有發(fā)生。考生的紙質(zhì)檔案主要是由考生所在的中學(xué)填寫，檔案組建的程序及內(nèi)容是否規(guī)范直接取決于學(xué)校對考生檔案的重視程度。目前，大部分中學(xué)并沒有專職的檔案管理工作人員，考生檔案的管理極不規(guī)范，甚至出現(xiàn)了“羅彩霞”、“高考移民”等現(xiàn)象，給高考造成了極其惡劣的影響，是對高考公平性的一種褻瀆。

（二）電子檔案管理中主要存在的問題

電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改電子檔案，但仍比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多。

2、對工作人員和硬件要求高。并不是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案，也不是懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的工作人員，就可以管理電子檔案。電子檔案管理不僅要求工作人員具備一定的電腦操作水平，同時(shí)還要熟練運(yùn)用檔案管理軟件。此外，還要配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備、電腦及網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)完整的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)還要有配套的網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)備安全等保障措施，以防網(wǎng)絡(luò)攻擊，信息遭泄露與篡改的危險(xiǎn)，大大的增加了硬件的資金投入。

4 加強(qiáng)對考生檔案管理的對策

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮二者的優(yōu)勢。

紙質(zhì)檔案的原始性決定了紙質(zhì)檔案不會(huì)隨著信息數(shù)字化的浪潮而消逝，無論什么時(shí)候當(dāng)電子檔案因?yàn)樵O(shè)備故障等問題無法恢復(fù)時(shí)，紙質(zhì)檔案都將凸顯其獨(dú)特的價(jià)值。同時(shí)，電子檔案傳輸快捷、查找方便、易于分析等優(yōu)勢也決定了電子檔案在快節(jié)奏的工作中必將扮演重要的角色，所以我們必須在整理保存好紙質(zhì)檔案的同時(shí)，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

（二）建立健全檔案管理制度

1、根據(jù)實(shí)際工作情況，制定和完善相關(guān)的考生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度，以防止考生檔案在形成、使用、保存過程中遭受損失。每一位招考機(jī)構(gòu)工作人員都要清楚工作流程，嚴(yán)格按章辦事。同時(shí)加強(qiáng)獎(jiǎng)懲制度建設(shè)，對于工作表現(xiàn)較好的，予以獎(jiǎng)勵(lì)，對于惡意對檔案進(jìn)行造假的行為，情節(jié)較輕的要按照相關(guān)法律追究其刑事責(zé)任。

2、引入監(jiān)督機(jī)制，開放針對大眾的查詢窗口，讓檔案管理工作的所有流程暴露在陽光之下，只有有效的監(jiān)督，才能保證高校對真實(shí)的檔案進(jìn)行審查，選擇德才兼?zhèn)涞娜瞬拧?/p>

（三）大力培養(yǎng)招生檔案管理人才

招考機(jī)構(gòu)工作人員不僅要掌握招生考試相關(guān)的政策，同時(shí)也要熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，熟練操作計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。招考工作人員不斷提高自身素質(zhì)，才能應(yīng)對招生工作的需要，適應(yīng)招生事業(yè)發(fā)展的新要求。

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作者簡介

劉萑葦（1985-），女，湖南株洲人，碩士研究生，系湖南省株洲市教育考試院辦公室科員，從事辦公室工作10年。