檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案信息化管理初探

劉惠

摘 要：人員技術檔案是檢驗檢測技術機構(gòu)人員情況的真實寫照，對人員管理工作的完善起著重要的借鑒作用。本文從檢驗檢測機構(gòu)人員技術檔案管理的重要性，探討了檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案管理中存在的問題，以及人員技術檔案信息化發(fā)展的必然性及優(yōu)點，以便人員技術檔案的管理能夠更有效的服務于檢驗檢測技術機構(gòu)的發(fā)展。

關鍵詞：檢驗檢測技術機構(gòu)；人員技術檔案；檔案信息化管理

隨著社會信息化飛速地發(fā)展，檢驗檢測機構(gòu)人員的技術檔案管理工作遇到了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人員技術檔案管理模式已不能滿足信息化時代工作的需求。充分利用信息化管理技術手段實現(xiàn)人員技術檔案又快又好地歸檔與利用，是信息化社會發(fā)展的必然趨勢。

1 檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案的重要性

人員技術檔案是專業(yè)技術人員在長期的業(yè)務實踐和科研活動之間形成的反映工作經(jīng)歷、業(yè)務技能、工作業(yè)績、學術水平、科研成果的真實記錄，是全面反映人力資源整體情況、充分發(fā)掘人力資源的基礎，也是檔案管理的重要組成部分，微觀上它記載了專業(yè)人員業(yè)務發(fā)展的過程和德能勤績，宏觀上反映著單位的整體業(yè)務水平和發(fā)展?jié)摿1]。人員技術檔案是檢驗檢測技術機構(gòu)技術性檔案資料的重要組成部分，也是全面反映人力資源整體情況的綜合體現(xiàn)。檢驗檢測機構(gòu)建立人員技術檔案，是對檢測和校準實驗室能力認可準則等規(guī)定的遵守，人員技術檔案在實驗室監(jiān)督評審和認證中起到不可或缺的作用，能為評審人員資質(zhì)情況提供證明材料。同時對提高質(zhì)量管理工作效率，以及內(nèi)部質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運行發(fā)揮著重要的作用。

2 目前檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案管理存在的問題

1.沒有管理標準和技術規(guī)范文件

人員技術檔案不像文書檔案管理那樣有系統(tǒng)完善的管理標準或者技術規(guī)范文件做引導。CNAS-CL01：2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》中雖提到人員技術檔案歸檔的大致范圍，但不是很全面，該準則5.2.5條款規(guī)定：“實驗室應保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓、技能和經(jīng)驗的記錄，并包含授權(quán)和/或能力確認的日期，這些信息應易于獲得。”[2]實驗室資質(zhì)認定評審準則5.1.5規(guī)定：“實驗室應保存人員的資格、培訓、技能和經(jīng)歷等的檔案?！盵3]以上資料并沒有對人員技術檔案歸檔進行詳細地規(guī)定，從而導致歸檔范圍雜亂無章。

2.人員技術檔案管理方式陳舊

人員技術檔案涉及的內(nèi)容多、范圍廣，目前主要以紙質(zhì)材料為載體、以手工記錄為操作方式的管理模式來進行動態(tài)的歸檔整理。這種管理方法效率不高，容易造成人員技術檔案不全，導致在利用方面、管理效能等方面與實驗室評審專家的要求背道而馳。

3.人員技術檔案管理人員水平參差不齊

技術檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著檔案管理水平和檔案管理質(zhì)量。就目前的實際情況來說，檢驗檢測技術機構(gòu)人員專業(yè)的技術檔案管理人員是比較匾乏的，大多數(shù)技術檔案管理人員只是兼職，沒有參加過專業(yè)的技術檔案管理知識的培訓。再加上技術檔案管理的培訓少只又少，一般只有實驗室參加擴項監(jiān)督評審期間，評審專家會對技術檔案做一定的要求，技術檔案管理員再根據(jù)評審專家提出的意見進行整改，從而造成管理上的被動。

3 檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案信息化管理的必然性

隨著電子科學技術和信息技術的快速發(fā)展，人們的生活節(jié)奏越來越快，工作效率也越來越高。管理理念也要順應時代的發(fā)展，不斷地提高。由于人員技術檔案所涉及的內(nèi)容多，范圍較廣，人員檔案的歸檔不可能一次性完成，需要不斷地添加和補充材料，確保歸檔材料隨時跟新有效，是一個持續(xù)動態(tài)不斷完善的一個過程。傳統(tǒng)的手工管理方式滿足不了新時代發(fā)展的需求。通過構(gòu)建計算機信息管理系統(tǒng)，取代傳統(tǒng)的手工歸檔方式，大大降低了檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率。建立人員技術檔案管理信息化系統(tǒng)勢在必行，也極為重要，它不僅可以提高檔案管理的水平，提升檔案信息的追溯性，而且有利于快速查詢與統(tǒng)計，改善存檔文件的方式，科學地進行檔案管理，改變原來檔案管理依賴手工查詢與統(tǒng)計和生成報表現(xiàn)象，使檔案管理更系統(tǒng)化地動態(tài)運行。

4 檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案信息化管理的優(yōu)點

1.有利于人員情況的掌控

通過運用信息化管理系統(tǒng)對檢驗檢測技術機構(gòu)人員技術檔案進行管理，能有效地對人員的相關授權(quán)、能力、教育、資格、培訓、技能、經(jīng)驗和監(jiān)督的記錄等多種工作描述進行掌控，以及對檢驗檢測人員包括在培人員的培訓情況、考核上崗情況，技能水平，員工的實際操作能力，人員的科研水平等等進行實時動態(tài)監(jiān)督，從而避免因人員不具備檢測能力資質(zhì)條件超范圍進行上崗操作，確保檢驗檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果的真實、客觀準確。

2.為領導決策提供依據(jù)

將計算機信息管理系統(tǒng)運用到人員技術檔案管理，可充分挖掘人員的培訓、考核、科研等信息資源，為單位各項工作的開展提供信息服務，為領導決策提供可靠依據(jù)。領導可以通過從信息管理系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)進行培訓計劃的可行性分析，以及實驗室建設中人員、資金、設備等投入提供有力的依據(jù)。

3.為選拔人才提供科學依據(jù)

信息化系統(tǒng)真實記錄專業(yè)人員職以來的培訓、轉(zhuǎn)正、定崗、調(diào)崗、考核、獎罰、離職等情況進行全程。人力資源部門可以便捷地掌握技術人員業(yè)務技術信息、工作表現(xiàn)、個人業(yè)績以及技術能力測評情況，從而為選拔技術骨干提供績效考評的準確數(shù)據(jù)，克服在選拔人才上憑印象做決策的弊病，做到合理評聘，量材用人。通過信息化管理軟件查詢匯總功能來綜合分析單位不同年齡段、不同學歷、不同職稱和不同工作經(jīng)歷的技術人員情況，結(jié)合單位未來發(fā)展方向，對人才的培養(yǎng)做出預測性的分析，避免因情況不明，造成管理決策的失誤。

4.有利于檔案的開發(fā)與利用

人員技術檔案是檢驗檢測技術機構(gòu)的靈魂。通過運用信息化管理系統(tǒng)，大大提高了檔案的開發(fā)與利用。例如在招投標中，一般需要檢測檢測機構(gòu)人員的從業(yè)能力證書及職稱證書；通過技術檔案信息化管理就能很快調(diào)出相關數(shù)據(jù)，提高了工作效率。完整的人員技術檔案是檢驗檢測技術機構(gòu)獲得資質(zhì)認定的必要條件，通過信息化管理系統(tǒng)能快速準確地調(diào)取人員的檔案資料，及時準確地提供評審中需要的實驗室人員資質(zhì)的證明材料。

總而言之，隨著信息技術的快速發(fā)展，人員技術檔案信息化建設勢在必行。檢驗檢測機構(gòu)通過實驗室認可工作，提高實驗室的質(zhì)量管理水平和社會對認可實驗室的認知度和信任度，完善質(zhì)量管理體系，增強競爭能力。檢驗檢測機構(gòu)應以實驗室認可為契機，逐步建立完整實驗室檢驗檢測信息管理系統(tǒng)，提高人員技術檔案管理水平。

參考文獻

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