當(dāng)下中學(xué)人事檔案管理之芻議

摘 要：當(dāng)下大多數(shù)中學(xué)人事檔案管理工作相對滯后，嚴(yán)重影響了新時代檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要討論了我國目前中學(xué)人事檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題，并根據(jù)問題談?wù)剛€人的一些看法并給出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；人事檔案；管理

目前我國中學(xué)人事檔案管理還相對比較滯后，存在各種各樣的問題。大都采用傳統(tǒng)分散式管理方式，導(dǎo)致效率低、信息不流通、部門繁亂，出現(xiàn)問題各部門之間找不到具體的負(fù)責(zé)人。因此，分析我國中學(xué)人事管理中存在的問題并根據(jù)問題找出合理的解決方法對中學(xué)人事檔案管理有一定的必要性。

1 中學(xué)人事檔案管理的模式與現(xiàn)狀分析

1、管理模式分類的標(biāo)準(zhǔn)

中小學(xué)人事檔案的管理模式不是固定的，常見的有學(xué)生的教務(wù)處檔案、教師的員工人事檔案、其他工作人員的工人人事檔案等。每個學(xué)校的檔案管理模式也不盡相同，因此，探索出符合中學(xué)自己的人事檔案管理模式對學(xué)校人事管理及發(fā)展很重要。

2、當(dāng)前中學(xué)人事檔案管理模式

當(dāng)前中學(xué)人事檔案的管理模式主要分為兩種。一種是不同部門和人員的檔案由不同的部門檔案處管理，比如學(xué)生、教師、員工等分別管理；還有一種是集中進(jìn)行，建立專門的綜合檔案管理處，對所有人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。這兩種管理模式各有利弊，不能籠統(tǒng)地說哪種模式好哪種模式不好，具體要看學(xué)校的情況，通常規(guī)模比較大的學(xué)校采用統(tǒng)一管理的模式，而規(guī)模較小的學(xué)校出于人員和資金的考慮一般是對檔案進(jìn)行分別管理。

3、我國中學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀的概括性分析

我國中學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀可以概括為兩句話，一是大都采用傳統(tǒng)分散式管理方式，導(dǎo)致效率低、信息不流通、部門繁亂，出現(xiàn)問題各部門間找不到具體的負(fù)責(zé)人；二是現(xiàn)階段我國中學(xué)人事檔案改革起來比較困難，來自各方的阻力比較大。

2 我國中學(xué)人事檔案管理中存在的問題

1、檔案的損壞與丟失

目前很多學(xué)校檔案的保存還在采用紙質(zhì)的方式，時間一長，“八防”不到位，紙質(zhì)檔案很容易損壞，而且在保存期間很少對檔案進(jìn)行檢查，一旦要用到檔案或檔案進(jìn)行移交時，給檔案者造成嚴(yán)重的影響；這次市里要求黨員檔案規(guī)范整理時發(fā)現(xiàn)一部分黨員找不到黨組織關(guān)系，找原單位補上費了好些時日和周折。還有一些檔案管理人員，由于專業(yè)水平和個人素質(zhì)的原因，對檔案隨意擺放，最終導(dǎo)致檔案丟失。比如，我在接手檔案管理后整理黨員民主評議登記表時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)找不齊2012年的所有黨員民主評議登記表。這些檔案一旦丟失補起來非常麻煩，有些重要的檔案根本無法彌補。

2、管理手段相對落后

一方面，學(xué)校的檔案管理工作者有不少都是教師的親屬或退休員工，也有不少是教師兼職的，沒用受過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗和技能，更不用說專業(yè)的檔案知識了；另一方面還受制于學(xué)校的軟硬件條件和資金限制，檔案管理的配套設(shè)施跟不上。比如目前我校只有庫房，沒有借閱室，也沒有獨立的工作室，甚至連獨立專用的復(fù)印機、掃描儀都沒有，更不用說高級的管理軟件了。所有這些因素加起來就導(dǎo)致了現(xiàn)階段中學(xué)檔案管理手段的相對落后。

3、人事檔案材料收集不及時、不規(guī)范

中學(xué)人事檔案管理人員在在收集檔案材料時不積極、不主動。例如中學(xué)新生在移交檔案時存在收集不齊的情況，一旦漏交，學(xué)生檔案的審核工作就會出現(xiàn)問題，以后再補交，其流程更加繁瑣。這種現(xiàn)象很大程度上是檔案管理人員的督促不到位造成的。因此，檔案管理人員應(yīng)該盡職盡責(zé)，積極收集相關(guān)人員的檔案材料。個人認(rèn)為，尤其是學(xué)校里的綜合檔案員要在每一學(xué)年開始時就布置任務(wù)，最好給每個部門提供每一學(xué)年要移交的清單，甚至是一些模式、樣板，方便了自己也方便了別人，這樣在各個部門移交檔案給綜合檔案室時有條不紊，也不會缺東少西。

4、人事檔案材料字跡不規(guī)范，手續(xù)不完整

我國組織部出臺的《干部檔案管理條例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應(yīng)真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。但是在現(xiàn)實中，中學(xué)檔案管理人員在處理檔案移交歸檔時看到簽字就批準(zhǔn)，不管簽字清不清楚，也不看蓋章是否完整，這給檔案弄虛作假提供了可能。

3 中學(xué)人事檔案管理的幾點思考

1、 黨員檔案與人事檔案合并管理

很多中學(xué)對檔案管理不夠重視，一些學(xué)校甚至沒有庫房。尤其忽視黨員檔案，把黨員檔案單獨隨意管理，有的學(xué)校甚至沒有黨員檔案存放的地方。我校采取的是相對獨立又兼容的方式，一個黨員有兩個檔案盒，其中一個是有關(guān)黨員的各種資料證明。一些學(xué)校管理分散，黨員檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生，同時也造成了黨員檔案移交時的困難。有的學(xué)校對黨員檔案的保密性做的不夠，有的甚至隨意對外公布黨員檔案資料，對黨員的安全造成了威脅。把黨員檔案與人事檔案合并在一起管理，既可以節(jié)省人力資源，不需要單獨的黨員檔案管理部門，又可以充分利用人事檔案管理的軟硬件，確保黨員檔案的安全保存。

2、人事檔案管理工作的規(guī)范化

人事檔案的規(guī)范化要努力做到四個方面，一是檔移交的程序化，既在檔案移交時一定要按照規(guī)定的流程走，例如有關(guān)部門的蓋章一定不可缺少；二是檔案鑒別的規(guī)范化，既對檔案的真實性、完整性要做認(rèn)真的鑒定，檔案信息不真實、不完整的不給予歸檔；三是檔案基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化，例如配套電腦的落實，文件處理工具的完備，檔案管理軟件的日常維護等；四是檔案管理工作的制度化，例如檔案管理的上下班時間，市場檔案維護事項的規(guī)范等，只有工作的制度化才能確保管理工作的有序進(jìn)行。

3、加強中學(xué)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)

一方面要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息化帶來的便利，把中學(xué)檔案的管理逐步完成向信息化、自動化和數(shù)字化的過度；二是要對中學(xué)檔案的信息進(jìn)行時時更新，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。信息化、數(shù)字化的檔案管理能使中學(xué)檔案管理起來更加高效和便捷，同時也對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能提出了更高的要求。

同時，信息化、數(shù)字化的管理對計算機的軟硬件提出了更高的要求。在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于人事檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于人事檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定地實現(xiàn)人事檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進(jìn)行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩(wěn)安全運行。目前，我校綜合檔案室已上報高級檔案管理軟件預(yù)算。

4、提高檔案管理人員素質(zhì)

雖然現(xiàn)階段檔案的管理已經(jīng)趨于信息化，但是管理的基礎(chǔ)工作和日常維護還是要靠管理人員。但是中學(xué)的檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)普遍不高，所以要著力提升管理人員的素質(zhì)。具體可以通過三個方面來實現(xiàn)，一是在檔案管理人員的招聘時要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，有條件的話盡量選拔專業(yè)的檔案人員，避免因靠關(guān)系走進(jìn)來的員工，對新員工的專業(yè)技能要提出要求；二是對已經(jīng)招聘的檔案管理人員可以進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，如由學(xué)校補貼來供他們進(jìn)行相關(guān)專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，條件允許的情況下提供一定名額出國學(xué)習(xí)交流等。一學(xué)年來，本人已經(jīng)多次參加省、市級各類檔案培訓(xùn)，獲益匪淺。此外，作為檔案管理人員也要與時俱進(jìn)，不能用老眼光（一份報紙一份清茶）來看待當(dāng)下大趨勢下的檔案員這個職位，要有緊迫意識，要有現(xiàn)代檔案數(shù)字化的理念，并逐漸用數(shù)字化來管理檔案。通過這幾個方面的努力，相信中學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)一定會有所提高。

4 總結(jié)

以上僅是從當(dāng)下新背景中學(xué)人事檔按管理的角度談了個人的看法并給出四點建議，以供參考，以期與同行一起探討，交流經(jīng)驗，共同進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳二祥，加強我國流動人員人事檔案管理的必要性分析[J]，理論月刊2014

作者簡介

何敏（1968-），女，浙江溫州平陽人，大學(xué)本科，華東師范大學(xué)，中學(xué)高級語文教師，研究方向：現(xiàn)階段研究檔案管理。