融合互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化建設(shè)探析

摘 要：在當(dāng)今快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代下，互聯(lián)網(wǎng)與檔案信息技術(shù)相結(jié)合已成為當(dāng)今時代發(fā)展的趨勢，同時在很大程度上提高了檔案工作建設(shè)的科學(xué)性和效率性。因此本文將結(jié)合現(xiàn)代化的時代背景，探討互聯(lián)網(wǎng)與檔案信息相結(jié)合的優(yōu)勢及難點(diǎn)，并總結(jié)分析在未來互聯(lián)網(wǎng)檔案信息化建設(shè)中的發(fā)展策略，力圖將互聯(lián)網(wǎng)更好地運(yùn)用到檔案信息技術(shù)中。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案信息化建設(shè)；策略；互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理

隨著時代的變化發(fā)展，人們對社會工作的效率性和科學(xué)性也提出了更高的要求。面對這種要求，檔案信息建設(shè)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合的管理方式應(yīng)運(yùn)而生。與傳統(tǒng)手工檔案管理方式相比，前者在檔案管理方式、管理者的思維模式結(jié)構(gòu)等方面都產(chǎn)生了較大程度的變化，給檔案工作建設(shè)帶來了新的機(jī)遇，也帶來了新的挑戰(zhàn)。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”的含義

提及“互聯(lián)網(wǎng)+”，多數(shù)人的理解通常是“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”，但就互聯(lián)網(wǎng)的自身特性來分析，其所具有的創(chuàng)新性、適應(yīng)性、開放性就說明其不止局限于簡單的“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)行業(yè)”，而是在我們的日常生活中也有體現(xiàn)，與之相關(guān)的豐富的商業(yè)模式也由此誕生?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”實際上是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的新方式，新業(yè)態(tài)。通過利用新一代信息技術(shù)對物聯(lián)網(wǎng)、云計算、社會計算以及大數(shù)據(jù)進(jìn)行重塑，從而改善、提高人們的生產(chǎn)生活方式。

2 融合互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化優(yōu)勢分析

現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對檔案工作的重要性已逐漸顯現(xiàn)出來，雖然大部分人對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作”的理解只是工作方式的轉(zhuǎn)變，但究其本質(zhì)，卻是生存模式的轉(zhuǎn)變?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案工作”的未來是可預(yù)見的，檔案工作的基本工作方式將是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為基礎(chǔ)的信息化模式，與之相適應(yīng)，這種技術(shù)的優(yōu)勢表現(xiàn)如下：

2.1 檔案信息采集工作更加智能化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，目前檔案館的數(shù)據(jù)資源已不僅限于數(shù)字化的紙質(zhì)檔案、電子文件和音視頻數(shù)據(jù)，還包含了用戶的服務(wù)數(shù)據(jù)、利用信息等眾多資源。因此檔案觀要從狹義的檔案觀轉(zhuǎn)變?yōu)椤按髾n案觀”。傳統(tǒng)的檔案管理工作方式與“互聯(lián)網(wǎng)+檔案 ”的工作方式相比，具有較多的限制和不便利。一是對庫房、管理人員有一定的要求，成本高。二是存儲空間時常受到限制。而“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)則很好的規(guī)避了這些缺點(diǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)遍布全球，虛擬存儲空間可以不斷的擴(kuò)展。同時龐大的信息數(shù)據(jù)通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的處理，也可以實現(xiàn)對檔案資源處理的智能化。

2.2 檔案管理工作更加有效科學(xué)

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理工作”通過依靠以物聯(lián)網(wǎng)RFID（Radio Frequency Identification，無線射頻識別） 為核心的信息感知技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，能夠準(zhǔn)確控制檔案的生命周期。此平臺將網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)、館舍以及用戶統(tǒng)一整合在智能網(wǎng)絡(luò)中，從而達(dá)到有效挖掘并利用各關(guān)聯(lián)要素產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的目的。

2.3 檔案服務(wù)工作更加方便快捷

通過互聯(lián)網(wǎng)與檔案工作技術(shù)的緊密結(jié)合，可以快速精準(zhǔn)地采集各方面的信息，從而達(dá)到快速共享檔案信息的目的。 互聯(lián)網(wǎng)檔案信息工作技術(shù)在檢索上遠(yuǎn)超人的反應(yīng)速度，可以有效節(jié)約成本，使工作流程簡捷化。當(dāng)前在泛在的感知與互聯(lián)環(huán)境下，無論是數(shù)字化還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、文字的還是多媒體的檔案資源、檢索結(jié)果還是編研成品，所有信息都能被迅速獲取和及時處理。

2.4檔案基礎(chǔ)工作的效率得到提高

互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作信息化包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，在能夠解決以往繁冗、復(fù)雜的勞動的問題，節(jié)省人力物力成本，一次性實現(xiàn)歸檔和整理檔案的同時，也能夠在互聯(lián)網(wǎng)管理檔案的平臺上，借助按照實際需求建立的分卷分類的檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)高效利用檔案信息，科學(xué)管理檔案的效果。與傳統(tǒng)檔案管理相比，“互聯(lián)網(wǎng)+”克服了在檢索空間和環(huán)境上的不便利性，大大提高了基礎(chǔ)工作的效率。

2.5 投入少、產(chǎn)出多

借助“互聯(lián)網(wǎng)+”，檔案管理系統(tǒng)通過一次性的編輯輸入，能夠及時完成對各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。這一優(yōu)勢使得負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的工作人員和工作部門工作的效率和方便性顯著提高，也拓寬了他們的服務(wù)范圍，真正達(dá)到投入少、產(chǎn)出多。

2.6 檔案信息更現(xiàn)代化

“互聯(lián)網(wǎng)+”使得檔案管理更現(xiàn)代化，檔案信息也更現(xiàn)代化。實現(xiàn)這一條件的原因是檔案管理順利完成了與現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)接軌。在變化迅速的現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)+已經(jīng)成為了促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要途徑和手段。在全球的各個地區(qū)和各個領(lǐng)域，信息技術(shù)都發(fā)揮著不可小覷的作用和魅力，而在檔案管理作為人類歷史發(fā)展中具有重要意義的領(lǐng)域，實現(xiàn)了與“互聯(lián)網(wǎng)+”這種先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合，符合世界進(jìn)步的步伐，勢必能更好地服務(wù)當(dāng)今社會。

3 融合互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化難點(diǎn)分析

3.1 傳統(tǒng)工作方式與工作思維的轉(zhuǎn)變難度大

在檔案工作方面，靈活性、高效性并存的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)揮著日益顯著的作用，并呈現(xiàn)出多種優(yōu)勢。但互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案工作仍然面臨諸多發(fā)展的難題，其中一個重要方面就是傳統(tǒng)工作方式轉(zhuǎn)變難，人們的思維與互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)的發(fā)展程度仍有一定差距。部分機(jī)關(guān)企事業(yè)員工甚至檔案工作人員認(rèn)為檔案工作只是檔案管理部門的事情，而與其他人無關(guān)。在講求資源共享、開放性高、便捷性強(qiáng)的信息化檔案工作中，應(yīng)該講究模式的多元化建設(shè)，使網(wǎng)絡(luò)中的每個人都能參與到檔案工作的建設(shè)中，為檔案工作的建設(shè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。而在檔案工作是為政府服務(wù)的長期認(rèn)識下，檔案工作人員難以擺脫檔案工作屬于管理部門職責(zé)的封閉性觀念，阻礙了檔案工作的多元化、開放化建設(shè)，這種落后的工作方式及思維必定會影響檔案工作的創(chuàng)新觀念，阻礙互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案工作的新發(fā)展。

3.2 軟硬件及技術(shù)手段較落后

隨著時代發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理對軟硬件及技術(shù)手段也有越來越高的要求。在檔案管理工作受忽視的歷史條件下，檔案管理工作上存在投入低，經(jīng)費(fèi)少，技術(shù)落后等諸多問題，在部分落后地區(qū)，甚至仍采用人工等低效率模式進(jìn)行檔案管理，在檔案管理工作走智能化道路的今天，配備高水平的軟硬件及符合時代要求的技術(shù)手段，是必不可少的舉措。

3.3 檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息管理工作建設(shè)的重要方面之一，要想推動檔案管理工作的健康發(fā)展，就應(yīng)著手建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息管理系統(tǒng)，做到技術(shù)、更新、開發(fā)等方面的統(tǒng)一。當(dāng)前檔案信息管理工作仍缺乏標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，一方面，在計算機(jī)的型號方面，不同部門存在差異，在銜接上，不同管理軟件也面臨難題，這些都對檔案信息的歸檔和調(diào)閱工作產(chǎn)生不良影響，是互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作建設(shè)急需解決的問題。

3.4 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下文件管理的不安全性

在互聯(lián)網(wǎng)的時代背景下，檔案信息管理工作具有很強(qiáng)的便捷性，從檔案的歸檔到調(diào)閱，都具有鮮明的開放性，這一方面強(qiáng)化了檔案工作的服務(wù)功能與高效化建設(shè)。但另一方面，開放性也為檔案工作的建設(shè)帶來了不可避免的安全隱患：網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等惡意攻擊的存在使檔案工作建設(shè)難以有效展開，甚至?xí)媾R檔案信息更改、丟失等狀況。這就要求管理部門提高安全意識，做好檔案信息管理工作的安全建設(shè)，推動互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作的發(fā)展。

3.5 檔案工作者信息化水平不高

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化勢在必行。隨著信息化程度的不斷提高，其對所配備人才的要求也不斷提升。工作人員需要兼具檔案管理和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)兩方面能力，還需要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，做好互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理的安全建設(shè)等工作。但目前人才配備情況面臨諸多問題：專業(yè)技術(shù)人員少、工作人員專業(yè)素養(yǎng)低、知識掌握薄弱、缺少新生代人才等狀況不利于信息化背景下互聯(lián)網(wǎng)+檔案的持續(xù)高效發(fā)展，檔案管理工作止步不前。

4 互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息化建設(shè)的策略分析

4.1 制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理工作并不是獨(dú)立發(fā)展的個體，而是一個高效化、智能化、開放化的服務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)的重要前提便是制定統(tǒng)一的規(guī)范，沒有制定科學(xué)合理的規(guī)范及指導(dǎo)思想，系統(tǒng)建設(shè)只能是一盤散沙，毫無工作效率可言。這要求我們在建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理工作之前，根據(jù)實際情況要求做好前期的考察工作，制定嚴(yán)密的計劃，了解信息管理網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)條件及所能達(dá)成的目標(biāo)；另一方面，要達(dá)成計劃的科學(xué)性和規(guī)范性，還應(yīng)做到信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不斷提高技術(shù)手段，做到科學(xué)化的規(guī)劃與實施。進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范對于網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)的長期性和高效性具有重要意義，這主要體現(xiàn)在檔案的歸檔、生成、調(diào)閱和安全管理等方面，設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有利于資源的整合，從而推動信息的系統(tǒng)化管理。在這方面，可以采用國際性的EAD標(biāo)準(zhǔn)，以提升信息管理的科學(xué)化和技術(shù)水平。此外，管理部門及工作人員還應(yīng)做好不同檔案系統(tǒng)的銜接整合，建設(shè)符合時代要求的全國性信息資源庫。

4.2 建設(shè)科學(xué)的開發(fā)機(jī)制

在經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，要確保檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的長期高效發(fā)展，就必須做到規(guī)劃的科學(xué)性。這要求管理部門建設(shè)好科學(xué)開發(fā)機(jī)制，從規(guī)劃到實現(xiàn)目標(biāo)，從技術(shù)手段到安全建設(shè)，都應(yīng)具有科學(xué)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以維系檔案信息管理工作的穩(wěn)定性與開放性。建立科學(xué)的開發(fā)機(jī)制，應(yīng)注意內(nèi)部的銜接與整合，在基礎(chǔ)設(shè)施、安全保障、人才儲備等方面都應(yīng)有科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，從而推動信息管理網(wǎng)絡(luò)化的創(chuàng)新型發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

4.3.1加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源的建設(shè)在現(xiàn)代化檔案工作中占據(jù)關(guān)鍵位置，對檔案工作的科學(xué)化建設(shè)發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用。檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)核心和基礎(chǔ)的檔案信息資源建設(shè)，檔案信息資源覆蓋范圍大，分類雜，工作量十分繁重，因此做好資源建設(shè)需要付出大量勞力、財力，且其對資源準(zhǔn)確性要求高，對檔案的完整程度，安全保障、數(shù)據(jù)分類整合都有較高的要求。互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案工作的發(fā)展尤其要重視資源的多元化、數(shù)字化、智能化與開放性，從而使檔案信息資源建設(shè)符合時代要求。

4.3.2加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)

在檔案工作中，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)，首先，要做好檔案管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中檔案數(shù)據(jù)的收集、分析整合、存儲等職能，增強(qiáng)其辦公效率，更好的滿足工作人員服務(wù)于社會的需求，其次，應(yīng)加強(qiáng)公眾外網(wǎng)服務(wù)于社會的職能，增強(qiáng)檔案歸檔調(diào)閱的便捷性，方便信息最大限度的傳播與共享，以推動檔案信息管理工作在現(xiàn)代化時代背景下的創(chuàng)新性發(fā)展。而檔案工作的管理部門則應(yīng)做到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。一方面，應(yīng)為公眾提供更便捷和多樣化的服務(wù)；另一方面，應(yīng)管理好外網(wǎng)，維護(hù)外網(wǎng)的安全，準(zhǔn)備好網(wǎng)絡(luò)防火墻等安全設(shè)施，推動檔案工作高效、穩(wěn)定、安全發(fā)展。

4.4 完善檔案服務(wù)平臺

做好檔案工作，最重要的目的在于完善服務(wù)職能，增強(qiáng)檔案歸檔、生成、調(diào)閱的便捷性，從而方便廣大用戶的使用。一方面，應(yīng)建設(shè)以局域網(wǎng)為基礎(chǔ)的檔案服務(wù)平臺，更好的滿足檔案工作中檔案的收集、共享、存儲、調(diào)閱等基本用途，從而增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案工作更強(qiáng)的開放性與便捷性，滿足用戶需求。另一方面，應(yīng)建立更好滿足群眾具體需求的檔案服務(wù)平臺，使用戶可以通過網(wǎng)站和媒體，進(jìn)行線上的交流，根據(jù)需求業(yè)務(wù)展開線上咨詢，從而實現(xiàn)檔案工作的多元化建設(shè)，實現(xiàn)信息更便捷的傳播共享。

4.5 專業(yè)隊伍建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)+檔案信息管理工作的發(fā)展中，需要有各種層次、多種才能的專業(yè)人才隊伍參與其中。檔案信息管理種類多、范圍大，不同部門、不同類別需要不同的專業(yè)人員。這要求我們應(yīng)根據(jù)科學(xué)規(guī)劃的需要儲備不同行業(yè)、各種層次的專業(yè)人員，檔案部門一方面應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，另一方面，也應(yīng)分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識及高級理論知識的培訓(xùn)，打造不同層次的人才隊伍。既要強(qiáng)化檔案工作中的技術(shù)手段，又要增強(qiáng)管理部門的統(tǒng)籌職能，做好資源的統(tǒng)籌整合，轉(zhuǎn)變舊的思維和工作方式，推動互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案工作的改革發(fā)展。

5 總結(jié)

目前國內(nèi)網(wǎng)民數(shù)量已超過全國人口的一半，互聯(lián)網(wǎng)已成為現(xiàn)代人工作生活必不可少的工具?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，推動了檔案資源管理和信息化建設(shè)，檔案館從單一的管理檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碇R、文化的多元管理途徑?；ヂ?lián)網(wǎng)+檔案信息化建設(shè)成為全球信息化熱潮的必然之選。而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案信息化的建設(shè)中仍存在許多需要解決的問題，如檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，軟硬件及技術(shù)手段較落后，檔案工作者信息化水平不高等，但筆者認(rèn)為，融合互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息化建設(shè)是一個開放而創(chuàng)新的存在體，在未來將是一項艱巨而重要的工程，它將不斷前進(jìn)，并為人們創(chuàng)造更多的便利。

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作者簡介

呂香梅（1968-），中級館員，研究方向：圖書資料檔案。