檔案管理信息化建設(shè)探微

陳燕

摘 要：檔案管理是當(dāng)前我國很多單位和部門運行中比較重要的一個方面，基于這種檔案管理工作來說，其在新形勢下也出現(xiàn)了一些新的變化趨勢，檔案管理信息化建設(shè)的要求越來越迫切，相應(yīng)的價值也越來越突出，本文就重點針對檔案管理信息化首先分析了信息化對于檔案管理工作的影響，然后重點探討了如何有效加強檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)

隨著當(dāng)前我國信息化水平的不斷提升，其在很多行業(yè)中都得到了較好的運用，并且也都發(fā)揮出了較強的積極作用和價值，這一點在檔案管理工作中也不例外，而檔案管理工作作為當(dāng)前我國社會發(fā)展中很多單位都極為重視的一個環(huán)節(jié)，更是需要針對信息化建設(shè)進行重點關(guān)注，切實提升檔案管理的信息化水平也已經(jīng)成為了今后比較核心的一個發(fā)展趨勢，值得進行深入研究和探討。

1 信息化對檔案管理工作的影響

信息化進程的不斷加快對于很多方面都發(fā)揮出了較為明顯的創(chuàng)造性改革和優(yōu)化，具體到檔案管理工作中來看，其同樣也受到了信息化的影響，發(fā)生了一定的改變，這種變化主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）虛擬檔案館的建立?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)是當(dāng)今社會發(fā)展中比較重要的一類技術(shù)手段，其便捷性以及快速性特點在很多領(lǐng)域都發(fā)揮出了重要的作用，尤其是對于信息交流以及資源的共享來說，更是可以借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進行優(yōu)化，這一點在檔案管理中也就得到了較好的運用。檔案管理工作受到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響主要就表現(xiàn)在虛擬檔案的建立上，虛擬檔案主要就是依托于計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來構(gòu)建一種信息化的檔案系統(tǒng)，進而也就能夠發(fā)揮出傳統(tǒng)檔案的作用和價值，但是卻在很多方面都能夠明顯優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案管理方式，尤其是從利用效率以及服務(wù)時限上來看，其構(gòu)建必要性是極為突出的。

（2）檔案管理內(nèi)容更豐富。具體到信息化時代下的檔案管理工作來說，其在具體的檔案管理內(nèi)容方面也發(fā)生了較大的改變，這種檔案管理內(nèi)容方面的改變主要就是指相應(yīng)的檔案內(nèi)容越來越豐富，以往的檔案信息僅僅是運用文字的方式來記錄相關(guān)內(nèi)容，而運用信息化手段構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)則能夠通過聲音、圖像以及視頻等方式進行更為系統(tǒng)全面的信息內(nèi)容保管，進而也就能夠有效提升檔案管理工作的價值，這也是對于傳統(tǒng)檔案管理工作的升級和優(yōu)化，極大程度上擴大了管理的范圍。

（3）提升服務(wù)質(zhì)量。對于檔案管理工作來說，其最終目標(biāo)和任務(wù)就是為了單位或者是機構(gòu)的發(fā)展服務(wù)，因此，切實提升服務(wù)質(zhì)量效果也就成為了檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)鍵所在。檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升在信息化時代也得到了較好的優(yōu)化，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式的應(yīng)用能夠較大程度上簡化傳統(tǒng)檔案應(yīng)用中較為繁瑣的程序，進而提升檔案應(yīng)用的效率；從檔案信息查詢和應(yīng)用的便捷性上來看，檔案管理信息化系統(tǒng)的運用同樣具備著無可比擬的優(yōu)勢，其能夠通過較為便捷的人機對話來實現(xiàn)相應(yīng)的功能服務(wù)，進而提升知識信息的運用價值和效率。

2 檔案管理信息化建設(shè)

2.1 檔案管理信息化建設(shè)要點

基于檔案管理信息化建設(shè)工作來說，要想構(gòu)建較為完善可行的檔案管理信息化系統(tǒng)，首先應(yīng)該把握好檔案管理信息化建設(shè)工作的要點內(nèi)容，基于這些要點采取相應(yīng)的措施才能夠提升最終信息化檔案管理系統(tǒng)的運行效果，這些要點主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

（1）恰當(dāng)構(gòu)建文件級機讀目錄數(shù)據(jù)庫。在檔案管理工作中，相關(guān)目錄的構(gòu)建和應(yīng)用是比較重要的一個方面，這種目錄的有效構(gòu)建主要就是為了提升檔案信息存儲以及檢索的效率和水平，保障檔案管理的高效性。這種目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建不僅僅能夠在后續(xù)檔案信息的應(yīng)用過程中發(fā)揮出較強的積極作用和價值，從最初檔案信息資源的錄入方面來看，其同樣能夠取得較為理想的便捷性效果，依托于目錄進行檔案信息錄入的效率是比較高的，因此，這種文件級機讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)也就應(yīng)該作為一個要點進行把關(guān)。

（2）多媒體數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。對于信息化時代下的檔案管理工作來說，多媒體數(shù)據(jù)庫的有效構(gòu)建同樣也是極為重要的一個方面，這種多媒體數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建主要就是指充分借助于多媒體技術(shù)手段，將檔案管理相關(guān)的一些錄像資料以及影音資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)錄，進而促使其能夠在檔案管理系統(tǒng)中進行較好的歸檔保管，進而豐富檔案管理的內(nèi)容，保障檔案管理系統(tǒng)能夠發(fā)揮出較強的作用和價值，和館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫相互配合，提升檔案管理的價值。

（3）硬件設(shè)備的構(gòu)建。信息化檔案管理建設(shè)工作還需要重點從硬件設(shè)備方面進行重點關(guān)注，只有硬件設(shè)備能夠有效支撐檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，才能夠促使其發(fā)揮出相應(yīng)的作用和價值，這也是該系統(tǒng)最為基本的一個方面。結(jié)合當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)的基本要求來說，硬件設(shè)備的配套需求主要就是圍繞著計算機設(shè)備以及相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進行構(gòu)建，以此來促使相應(yīng)的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)較為明顯的信息化效果，提升其應(yīng)用價值。

（4）做好歸檔管理。隨著當(dāng)前我國檔案管理工作中相關(guān)內(nèi)容的越來越豐富，其管理的難度也越來越大，這種管理難度的提升也就需要從檔案管理的有效保存入手進行優(yōu)化控制，而具體到檔案信息內(nèi)容的保存工作中來看，電子文件的歸檔管理就成為了極為有效地一種手段，針對不同類型的文件內(nèi)容進行分類存儲，并且基于不同來源以及不同特點的檔案信息進行明確分類，如此也就能夠提升檔案信息管理的條理性，切實保障檔案管理在后續(xù)的應(yīng)用中也能夠具備較為突出的便捷性特點。

2.2 檔案信息化建設(shè)的基本流程

基于檔案管理信息化建設(shè)工作而言，除了要把握好具體建設(shè)工作中的各個要點內(nèi)容之外，還需要從基本的構(gòu)建流程入手進行規(guī)范化把關(guān)，這些流程主要有以下幾個基本環(huán)節(jié)：

（1）建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案管理信息化建設(shè)的基本工作就是需要構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫，這種檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建主要就是采用各種錄入手段和方式針對檔案管理中涉及到的各類內(nèi)容和信息進行有效錄入，在錄入過程中還應(yīng)該重點關(guān)注歸檔以及分類存儲，如此才能夠保障檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建應(yīng)用價值的最大化。

（2）構(gòu)建檔案管理局域網(wǎng)。在檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用是極為重要的一個方面，這種檔案管理互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用首先就需要從局域網(wǎng)的設(shè)置入手進行控制，切實有效的保障局域網(wǎng)能夠為整個檔案管理工作提供較強的服務(wù)。

（3）構(gòu)建檔案管理網(wǎng)站。為了提升檔案管理信息化建設(shè)的價值，還需要構(gòu)建面向服務(wù)對象的檔案管理網(wǎng)站，通過這網(wǎng)站來為相關(guān)人員提供具體的服務(wù)，并且也能夠依托于該網(wǎng)站來進行相關(guān)信息的公布，提升其應(yīng)用價值。

（4）做好電子文件的收集和積累。對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說，其并非是一朝一夕就能夠完成的任務(wù)，需要在長久的檔案管理中做好電子文件的收集和積累，逐步完善檔案管理信息化系統(tǒng)的內(nèi)容，促使其得到不斷的優(yōu)化。

3 結(jié)束語

綜上所述，對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說，其已經(jīng)成為了今后檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢，這種檔案管理信息化建設(shè)的開展需要首先把握好其中涉及到的各個要點內(nèi)容，然后依據(jù)相應(yīng)的流程進行規(guī)范化構(gòu)建，不斷完善其應(yīng)用價值和效果。

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