淺談我國事業(yè)單位檔案管理問題與措施

王威

摘 要：隨著檔案事業(yè)改革發(fā)展的不斷深入，人們對檔案信息的需求也越來越多，檔案利用率的增多給檔案工作提出新的更高要求。要切實(shí)適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，各級必須做好新時期檔案工作，提高服務(wù)質(zhì)量。本文從分析我國事業(yè)單位檔案管理中的問題入手，闡述了問題的具體處理措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；措施

隨著檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會中的作用和重視程度不斷提升，檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。因此，作為檔案管理人員，需提高檔案工作科學(xué)管理的能力，逐步為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。檔案管理工作是可以讓單位高層管理人員及時獲得準(zhǔn)確依據(jù)的支持性證據(jù)的基礎(chǔ)，但是，往往人們對檔案管理工作的有著不正確的理解，對檔案管理工作可有可無。相反，檔案管理工作是單位管理工作的重要部分，是提高單位工作質(zhì)量與保護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

1 我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1對檔案管理的重視程度不足

長期以來，相當(dāng)一部分人員對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是簡單保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失，不泄密就行了。輕視檔案工作的思想導(dǎo)致檔案工作無法適應(yīng)現(xiàn)在管理的需要。

2管理力量薄弱

管理手段落后導(dǎo)致檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往沒有及時整理歸檔，造成歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

3檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

一些檔案工作者業(yè)務(wù)水平低，不具備信息收集和管理的能力，組織協(xié)調(diào)能力差，滿足于工作現(xiàn)狀，缺少創(chuàng)新意識，綜合素質(zhì)差，跟不上時代的腳步。

4檔案管理硬件環(huán)境設(shè)施老化

由于檔案管理必備的設(shè)施老化陳舊，導(dǎo)致很多檔案霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

2 提高事業(yè)檔案管理工作的措施

1更新管理觀念

對于檔案管理必須優(yōu)化檔案管理觀念，對于檔案管理而言，必須優(yōu)化檔案管理制度，完善資料歸檔、信息保密和處罰機(jī)制。檔案管理上執(zhí)行多層次運(yùn)行機(jī)制，采取集中式管理模式。

2強(qiáng)化管理

2.1做好安全防范工作。在信息化社會，利用信息化水平是時代發(fā)展的必然需求?，F(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展提高了檔案工作現(xiàn)代化水平，利用各種數(shù)字設(shè)備能使信息處理效率明顯提升。隨著檔案信息化建設(shè)的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來越重。任何事物都有它的兩面性。新時期，電子檔案依賴技術(shù)多種化導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案利用起來更方便、更快捷，但是資源的的優(yōu)化向我們提出了一系列的管理難題，一些原始性、唯一性的核心信息資源容易丟失和損毀，將給企業(yè)帶來難以估量的損失。隨著法制的深入以及信息公開的深化，事業(yè)單位在管理中對檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡單地走入市場。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域，管理部門要從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手對企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。針對非法訪問、黑客入侵等現(xiàn)象采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求有關(guān)的防范對策。制訂網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全保證機(jī)制，采取身份識別方法等為檔案的安全服務(wù)。

2.2提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

根據(jù)我國的國情，無論如何，一些紙質(zhì)檔案的作用都是不可替代的。隨著我國人才流動深度的發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案給人事檔案的利用帶來了較大的局限性。將先進(jìn)科技運(yùn)用于檔案管理工作之中不但提高了工作效率，而且也延長其壽命。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是檔案信息適應(yīng)日漸增強(qiáng)的社會客觀需要，需要人事檔案管理部門充分利用計算機(jī)把文字、圖片、聲像等資料存于電腦。由此，數(shù)據(jù)并存的方式有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享

3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作者要具備一定的信息能力，才能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要。一是檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮檔案工作人員的創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的管理能力?，F(xiàn)代社會處于不斷的發(fā)展變化中，檔案工作者要做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，也要分析和綜合發(fā)掘信息，通過細(xì)致周密的縝密判斷，從紛繁復(fù)雜的表象中透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從檔案信息資源中發(fā)掘帶有參考和指導(dǎo)意義的信息；二是調(diào)查研究能力，檔案工作者必須掌握調(diào)查研究的基本方法。要真實(shí)、全面地深入實(shí)際調(diào)查研究，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能滿足社會和人們不斷增長的信息要求；三是組織能力和協(xié)調(diào)能力，檔案工作者需要進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的管理，需要檔案工作者學(xué)習(xí)掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，通過自己的努力建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系；四是信息技術(shù)的應(yīng)用能力，檔案工作者要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求，熟練地運(yùn)用信息技術(shù)解決信息資源管理中的問題。

4完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

此外，長期以來，檔案的保密技術(shù)和裝備陳舊落后于形勢發(fā)展需要，無法適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的要求，因此，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施勢在必行。企業(yè)要有計劃地配備確保檔案安全保管和科學(xué)保護(hù)的先進(jìn)設(shè)備，以必要的實(shí)用技術(shù)使檔案管理手段和方式適應(yīng)保密要求，消除每一個隱患把保密工作要求落到實(shí)處。

總之，事業(yè)檔案信息是科技、文化、知識的積淀，它在管理中的作用是無可替代的。面對信息化時代帶來的挑戰(zhàn)，檔案工作者必須積極探索新的管理方法，更新管理理念，使檔案工作與單位的創(chuàng)新保持同步，不斷提高事業(yè)檔案管理工作的含金量，從而實(shí)現(xiàn)檔案的價值最大化。

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