電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問(wèn)題分析

胡震

摘 要：針對(duì)目前管理電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案信息過(guò)程中存在的問(wèn)題，文章分析了檔案管理體系不健全、管理制度落后以及管理安全性不高等系統(tǒng)運(yùn)行缺陷，其目的是為相關(guān)建設(shè)者提供一些理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng)；檔案管理問(wèn)題；檔案管理制度落后

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理工作量呈現(xiàn)出逐漸遞增的趨勢(shì)。這就意味著采用傳統(tǒng)電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理方法和制度，很難滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展所帶來(lái)的檔案管理需求。因而，相關(guān)建設(shè)人員應(yīng)從實(shí)際檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題入手，來(lái)找出具有針對(duì)性的問(wèn)題解決措施。這是滿足系統(tǒng)用戶查閱、檢索以及使用等需求的有效方法，業(yè)內(nèi)研究人員應(yīng)將其重視起來(lái)。

1 研究電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理問(wèn)題重要性

電子政務(wù)系統(tǒng)指的是，政府部門應(yīng)用現(xiàn)代電子信息系統(tǒng)以及網(wǎng)路技術(shù)，將政府職能的具體內(nèi)容轉(zhuǎn)換到網(wǎng)絡(luò)空間去。這樣一來(lái)，就解決了政府部門進(jìn)行信息管理受時(shí)間、空間以及部門權(quán)限的制約問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，電子政務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)信息和文件，都將以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。與此同時(shí)，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，還能夠通過(guò)一系列的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的查詢、檢索以及使用等功能。對(duì)于具有保存價(jià)值的電子政務(wù)文件，則可通過(guò)篩選形成電子政務(wù)檔案。然而，在對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)際管理的過(guò)程中，文件備案的可靠性、統(tǒng)一性以及保密性等問(wèn)題，始終影響著電子政務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行安全性。針對(duì)這些問(wèn)題，相關(guān)建設(shè)人員只有在明確檔案管理問(wèn)題的基礎(chǔ)上，才能找出與之對(duì)應(yīng)的解決策略。由此可以看出，研究電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理問(wèn)題的重要性。因而，相關(guān)建設(shè)人員應(yīng)將其重視起來(lái)，進(jìn)而提高電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的質(zhì)量水平[1]。

2 電子政務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.管理體系不健全

對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理體系的不健全問(wèn)題，其主要體現(xiàn)在體系制度還不夠完善。雖然進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，電子信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，但與電子政務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的目標(biāo)仍有一段距離。此外，檔案管理體系的不健全問(wèn)題會(huì)影響到實(shí)際的服務(wù)領(lǐng)域。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理系統(tǒng)中不明確、不清晰的內(nèi)容規(guī)定，會(huì)在一定成程度上影響電子政務(wù)系統(tǒng)的查詢及檢索功能，這就滿足不了系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)信息的獲取需求。

2.實(shí)際管理制度落后

在對(duì)電子政務(wù)中的檔案管理過(guò)程中，容易受到資金、人員以及政策等方面的限制，這就各個(gè)地區(qū)具有不同的系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)實(shí)施的檔案管理制度，呈現(xiàn)出了沿海地區(qū)優(yōu)于內(nèi)陸地區(qū)、東部地區(qū)優(yōu)于西部地區(qū)的系統(tǒng)建設(shè)情況。由此可見(jiàn)，電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理制度的落后程度是與經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平相對(duì)應(yīng)的。在此情況下，政務(wù)檔案信息的整合和利用方面不能做出相對(duì)完整和準(zhǔn)確的判斷，這就會(huì)使系統(tǒng)的公共服務(wù)大打折扣[2]。

3.管理安全性不高

電子政務(wù)中，檔案管理所具備的保密性和安全性不高，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一點(diǎn)是，對(duì)檔案管理保密性進(jìn)行審查的過(guò)程中，過(guò)于組中結(jié)果而忽略了過(guò)程。當(dāng)下，我國(guó)政府對(duì)檔案保密內(nèi)容進(jìn)行審查的過(guò)程中，主要在不同級(jí)別的保密部門內(nèi)集中進(jìn)行。但對(duì)于信息的公開(kāi)發(fā)布、文件歸檔或者保密定級(jí)等均是結(jié)合上一個(gè)季度或者年度進(jìn)行的，其具有較大的數(shù)據(jù)量，并且文件的種類也較多，這就導(dǎo)致保密工作難以做到面面俱到。在這種情況下，保密部門不僅需要做好保密檢查工作，同時(shí)還要適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變思路，落實(shí)審查工作，保障相關(guān)信息的安全性。第二點(diǎn)是，對(duì)檔案管理人員的教育和管理上存在著一定的漏洞。在長(zhǎng)期實(shí)踐過(guò)程中，相關(guān)人員對(duì)檔案保密教育工作不夠重視，對(duì)人員缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)和管理，在工作過(guò)程中，只是形式化的簽訂保密承諾書，這對(duì)檔案管理人員的思想帶來(lái)一定不良影響。第三點(diǎn)是，存在著泄密風(fēng)險(xiǎn)，近幾年，經(jīng)常發(fā)生政府網(wǎng)站泄密事件，特別是對(duì)外呼審查不夠細(xì)致，加上工作人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致這種情況發(fā)生。

4.資金投資不夠、管理人員專業(yè)水平低

從電子政務(wù)檔案管理方面進(jìn)行分析，存在著一些有待改善的問(wèn)題。例如，資金技術(shù)缺乏，或者專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)滯后等。此外，資金投入方面，經(jīng)常是建設(shè)初期投入較大，在后續(xù)的投入中逐漸減少，這就導(dǎo)致電子政務(wù)檔案管理工作的推進(jìn)較為緩慢，從而使服務(wù)公眾的水平受到制約。對(duì)專業(yè)隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，隊(duì)伍中人員老齡化，技術(shù)更新上也十分緩慢。

3 解決電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理問(wèn)題對(duì)策

對(duì)于檔案管理系統(tǒng)不健全問(wèn)題，要通過(guò)加強(qiáng)國(guó)家層面的頂層設(shè)計(jì)，來(lái)完善電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)。對(duì)于目前我國(guó)電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理，存在的信息資源利用效率不高以及資源互補(bǔ)問(wèn)題，相關(guān)建設(shè)人員可通過(guò)搭建系統(tǒng)服務(wù)平臺(tái)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享，進(jìn)而解決經(jīng)濟(jì)發(fā)展地區(qū)系統(tǒng)管理制度的落后問(wèn)題。電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的安全性不高問(wèn)題，管理人員應(yīng)通過(guò)定期的保密審查來(lái)提高檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保護(hù)工作水平。系統(tǒng)管理人員的專業(yè)水平低，是由于資金投入力度不夠?；诖耍嚓P(guān)政府部門要通過(guò)加大政策扶持以及資金保障的力度，來(lái)滿足當(dāng)前電子檔案管理部門工作量增加的需求。具體來(lái)說(shuō)，可通過(guò)不斷提升管理人才的培養(yǎng)力度，來(lái)保證從事電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理工作的人員數(shù)量。例如，提高從業(yè)人員的福利待遇、加大科技投入以及營(yíng)造良好的工作環(huán)境等，都能夠更好地促進(jìn)電子政務(wù)檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)程[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)有電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理方法，已經(jīng)造成信息數(shù)據(jù)不安全、制度落后、體系不健全以及專業(yè)管理人員水平不高等問(wèn)題的出現(xiàn)。要想滿足當(dāng)前人們對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案信息使用的需求，相關(guān)建設(shè)人員必須從實(shí)際情況出發(fā)。即通過(guò)增加頂層設(shè)計(jì)、加大資金投入以及加大政策扶持來(lái)解決實(shí)際存在的管理問(wèn)題。事實(shí)證明，在電子政務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)用上述檔案管理策略，將有效改善當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀。

參考文獻(xiàn)

[1]陳永生，楊茜茜，侯衡，蘇煥寧.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：?jiǎn)栴}與思考[J].檔案學(xué)研究，2015，02：28-37.

[2]莫潔.電子政務(wù)條件下OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].城建檔案，2015，08：38-40.

[3]葉萍.電子政務(wù)檔案管理與公共服務(wù)問(wèn)題探究[J].山西檔案，2015，06：97-99.