淺談對廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理

摘 要：全文以廣播電視工程檔案管理為研究對象，對廣電工程檔案的前期管理與收集歸納進行了系統(tǒng)分析，簡述了廣電網(wǎng)絡工程檔案管理中存在的問題，并在此基礎上，探討了工程檔案工作中應如何進一步提出有效管理的措施。

關鍵詞：廣播電視；工程檔案；收集歸納

伴隨著我國廣播電視事業(yè)的飛速發(fā)展，廣播電視建設項目逐年增加，如何有效進行工程檔案的有效管理成為成為廣電工作的一項重要內(nèi)容。在廣電網(wǎng)絡工程檔案的管理是廣電工程中的重要組成部分，真實記錄了施工過程中形成的相關數(shù)據(jù)和狀況，因此，廣電工程檔案的有效管理具有極其重要的意義。

1 工程檔案的前期管理

1.1 規(guī)范的檔案制度

工程檔案前期管理的順利進行離不開規(guī)范的檔案制度。就廣播電視工程檔案管理工作而言，其是廣播電視工程檔案的基礎性環(huán)節(jié)，而這一基礎性環(huán)節(jié)能否做到嚴格與規(guī)范就務必要依托檔案制度，以確保廣電工程管理的順利推進。廣電各部門應在其制度規(guī)范下，嚴格按照生產(chǎn)活動的不同類型進行工程檔案信息的分類與整合。同時，在本單位的檔案制度中，應將技術檔案工作納入其中，確保技術檔案工作在整個工程檔案管理中發(fā)揮應有的效用，以便工程檔案實現(xiàn)全面收集、系統(tǒng)整理、及時歸納，以便檔案管理人員進行有效整理。由于工程檔案屬于保密性文件，因此，為確保文件的安全性與保密性，應在檔案制度中列入工作人員的相關保密工作規(guī)定。

1.2 材料的有序歸納

工程檔案管理前期管理的順利進行也離不開材料文件等的有序歸納。所謂工程檔案就是一項工程在其建設過程中所呈現(xiàn)出來的各項指標，它主要包括項目工程在建設、操作、維修、護理等活動中所形成的各種檔案與數(shù)據(jù)等，是項目工程進行時一個十分重要的參考指標和工作依據(jù)，這些數(shù)據(jù)多為原始文件形式存在，因此具有相應的法律效應。材料文件的有序歸納一般在一項工程結束或者某一階段結束后進行，檔案管理人員應按照要求進行文檔的認真歸納，并形成較為系統(tǒng)的文件與資料形式，在進行文件整合后將其交由上級進行歸檔工作。值得注意的是，在進行文件或者相關資料的遞交過程中，遞交人員應該嚴格按照辦理交接手續(xù)，并進行簽字歸檔，對于那些不符合遞交程序的文件，上級管理者應拒絕進行接收。

2 工程檔案的收集歸納

2.1 分類組卷

在整個檔案管理工作中分類卷組是一項專業(yè)性相對較強的工作，這一工作可以有效反映出工作人員的個人業(yè)務能力。合格的分類組卷需要進行以下幾個步驟：首先，立項和選項。先提出相對簡單的項目報告與可行性報告，對當?shù)貧夂?、地理環(huán)境等進行調(diào)查研究；其次，編制文件。編制文件指的是在工程建設之初所形成的文件與圖紙等資料；再次，整理與歸納。這一環(huán)節(jié)是所有環(huán)節(jié)中最具困難性的環(huán)節(jié)，工作量巨大，信息繁多，包括項目實施前的原始文件、補償協(xié)議書、電力供應協(xié)議書以及項目許可證等等，這些文件都要進行認真核對、仔細審查；再次，竣工驗收環(huán)節(jié)。在項目完成之際，對相關的建筑材料進行仔細驗收是其必不可少的環(huán)節(jié)；再次，調(diào)試與試播。在一環(huán)節(jié)是指設備在進行安裝與調(diào)試中所形成的數(shù)據(jù)；最后，涉外文件。涉外文件就是指廣電進行設備采購中簽定的采購合同與考察記錄等。

2.2 案卷排列與編目

在廣播電視工程檔案管理中，案卷的排列應按照一定時間順序進行統(tǒng)一排列，若工程檔案中文本材料與圖紙材料時間相對，則應遵循文字在前、圖紙在后的原則進行排列。案卷的編目應以阿拉伯數(shù)字進行有序編排，頁號以獨立卷為單位。頁號的編寫位置應在頁面的右下角，單面進行書寫的材料頁號亦是如此。案卷內(nèi)的目錄應與卷盒內(nèi)的文件保持一一對應。

2.3 工程檔案檢索目錄填寫

通過信息軟件進行工程檔案的檢索目錄可以大大節(jié)約工作實踐，實現(xiàn)對工程檔案目錄進行有效管理的目的。工程檔案目錄的填寫大致分為以下幾個環(huán)節(jié)：案卷目錄的填寫，卷內(nèi)目錄的填寫，工程照片檔案的管理，聲像檔案的管理。首先，案卷目錄的填寫。工程檔案文件的形成大體上要經(jīng)歷十個階段，為了確保在檢索目錄中充分體驗文件的形成過程，國家檔案局在原有目錄的基礎上新增了“階段”一環(huán)，即整體的目錄包括：順序號、案卷號、階段、案卷題名、分數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注八大部分；其次，卷內(nèi)目錄的填寫。在廣播電視工程檔案中，由于檔案的內(nèi)容分為文件、圖紙、合同等類型，相對較為復雜，為此，在進行卷內(nèi)目錄內(nèi)容的填寫時應盡可能做到規(guī)范與詳盡，應包括以下幾個方面：文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、階段等內(nèi)容，以確保檔案更為規(guī)范化；再次，工程照片檔案的管理。在這一環(huán)節(jié)應通過數(shù)據(jù)管理軟件對照片進行掛接，將照片在硬盤文件夾中進行存儲，表明照片的時間、地點、事由等內(nèi)容，并建立照片庫進行存儲，做好備份工作；聲像檔案主要是領導的講話材料，會議錄音等，這些聲像資料與照片檔案相同也存貯于數(shù)據(jù)庫之中。

3 工程檔案收集歸檔的有效管理對策

3.1 建立工程檔案管理長效機制

從我國工程檔案管理機制建立的實際情況來看，我國尚未形成一定的長效機制。盡管廣電的集團化改革不斷完善，但檔案管理機制卻未能跟進改革步伐，加之部分領導對于檔案管理工作重視程度不足，造成檔案管理工作規(guī)范性不足，部分地區(qū)甚至尚未建立起相應的制度規(guī)范。為此，應將建立工程檔案管理長效機制作為廣電管理工作的重要環(huán)節(jié)，順應新形勢，反映新要求。作為廣電工程檔案管理部分應明確第一責任人制，加強領導者重視程度，對于工程檔案管理流程進行嚴格的規(guī)范，加大監(jiān)督與管理力度，繼而為安全的檔案管理工作提供有效的制度保障。

3.2 健全廣電工程檔案網(wǎng)絡數(shù)字平臺

廣電工程檔案較之于其他檔案來說，最主要的區(qū)別在與其聲像檔案，這是廣電工程檔案一項重要特點。聲像資料可以更為客觀地記錄政治、經(jīng)濟、文化事件，成為不可或缺的儲存方式。然而，隨著社會信息資源的不斷融合，廣播電視的信息化進程則趨于滯后，檔案資源不能更好地實現(xiàn)信息共享。為此，應在廣電工程檔案管理中建立健全網(wǎng)絡數(shù)字平臺，推動廣電工程檔案管理工作向更高層次發(fā)展，推動檔案建設的互動性與功能性，在網(wǎng)絡平臺中開設多種模塊，如在線咨詢、業(yè)務答疑等等，實現(xiàn)我國數(shù)字化工程檔案的網(wǎng)上查詢、檢索與利用。

3.3 全面提升工程檔案利用率

從實際情況來看，盡管各個單位對于工程檔案均設有專門的檔案室，但其檔案的利用率卻相對不高。這嚴重影響了工程檔案的實際效用，不利于其作用的有效發(fā)揮，形成了變相資源浪費。為此，廣電工程檔案管理人員應明確檔案資料的存在目的，確保信息資源得以有效利用，發(fā)揮其應有價值。同時，根據(jù)當前廣播電視工程檔案管理的新要求，提升管理水平，保證工程檔案的完整性與正確性，積極發(fā)揮工作人員的積極性與主動性，采取有效措施提升工程檔案利用率，為廣電發(fā)展提供有效推動力量。

4 結束語

總而言之，廣播電視工程檔案的有效管理是一項系統(tǒng)任務，需要各個環(huán)節(jié)的有序管理與保障。做好工程檔案管理不僅需要嚴格的制度規(guī)范，同時，還需要檔案管理人員在資料的收集與歸納中有耐心與責任感，認真做好資料的整合，只有這樣才能為工程的驗收，檔案的有效利用提供更為方便快捷的服務，實現(xiàn)工程檔案的科學利用與有效

保存。

參考文獻

[1]王凱. 淺談對廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理[J]. 廣播電視信息，2011，04：104-105+103.

[2]孫輝. 廣播電視工程檔案收集歸檔的有效管理策略探究[J]. 科技創(chuàng)新與應用，2015，10：262.

作者簡介

邵琬婷（1982-），女，廣東省，漢族，廣州市花都區(qū)廣播電視臺，大學本科，助理館員，檔案管理。