農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑探究

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展，信息化日臻成為現(xiàn)代社會(huì)的重要標(biāo)志，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中扮演了愈加重要的角色。農(nóng)業(yè)檔案管理作為檔案管理事業(yè)的子系統(tǒng)，也迎來了信息化的發(fā)展機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)了檔案管理質(zhì)量和效率的飛躍。為此，有必要對(duì)信息化技術(shù)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的重要作用予以探究，就此提出農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)路徑，以切實(shí)推動(dòng)農(nóng)業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)飛躍。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)檔案；信息化；路徑

伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的改革也在不斷深入。仔細(xì)分析當(dāng)前農(nóng)業(yè)檔案管理管理現(xiàn)狀，尚存在著檔案文件內(nèi)容不完善、管理水平低下等問題?，F(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以其為核心的數(shù)字化管理已經(jīng)開始受到越來越多人的推崇，農(nóng)業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上有所改變，充分利用信息化來發(fā)揮農(nóng)業(yè)檔案的管理價(jià)值。

1 農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)概念

顧名思義，農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)是指農(nóng)業(yè)檔案行政機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)整理檔案，使得檔案管理現(xiàn)代化的步伐進(jìn)一步加快?？傊?，農(nóng)業(yè)檔案信息化就是由紙質(zhì)的實(shí)體模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒛Ｊ降倪^程。這個(gè)過程不是一蹴而就的，需要逐層逐步地予以推進(jìn)。所以，相關(guān)單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，積極采納使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)施，不管提高農(nóng)業(yè)檔案管理的水平。

2 農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

（一）提高對(duì)陳舊檔案的管理效率

在進(jìn)行農(nóng)業(yè)檔案整理的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)，各類檔案紛繁復(fù)雜，如果使用紙質(zhì)的檔案保存，首先檔案室便是一大考驗(yàn)，面對(duì)大量的紙質(zhì)檔案，目前各個(gè)單位的檔案室都是捉襟見肘；其次是查詢工作困難，人工查詢讓農(nóng)業(yè)檔案工作人員的管理變得比較繁重。而如果采用信息化的設(shè)備與技術(shù)，可以將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行真空、數(shù)字化的現(xiàn)代化處理，這樣不僅提高了農(nóng)業(yè)檔案的保存率、節(jié)省了存放空間，在查詢與調(diào)用時(shí)也更為方便。

（二）促進(jìn)農(nóng)業(yè)檔案文件信息的交流和分享

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在搬運(yùn)方面十分不便，所以各個(gè)部門或者是各個(gè)單位之間在農(nóng)業(yè)檔案交流分享方面一直存有障礙，但是信息化的管理技術(shù)很好地彌補(bǔ)了這一缺陷。在應(yīng)用了信息化技術(shù)之后，農(nóng)業(yè)檔案的管理級(jí)別發(fā)生了巨大的變化，由案卷級(jí)朝著文件級(jí)轉(zhuǎn)變，體系化管理的模式初步形成。信息化技術(shù)的使用使得各個(gè)部門之間聯(lián)系更為緊密，農(nóng)業(yè)檔案查詢更為方便快捷，從而提高了農(nóng)業(yè)檔案的使用效率，提高了農(nóng)業(yè)檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）提高檔案保存的穩(wěn)定性

在多數(shù)情況下，農(nóng)業(yè)檔案的形成都是始于原始資料的積累，有些甚至是在野外田間或者是地頭形成的直接記錄，這些檔案形成的外部條件差，并且具有稀缺性和單一性的特點(diǎn)，使用傳統(tǒng)檔案保存模式極易對(duì)這些資料造成損壞，從而影響長期保存。而電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案，保存壽命更長，而且具有一定的穩(wěn)定性。這些電子文件載體無論是存儲(chǔ)還是讀取都非常方便快捷，受外界影響比較小，可以滿足機(jī)單位長期存儲(chǔ)農(nóng)業(yè)檔案的需要。

（四）提高農(nóng)業(yè)檔案?jìng)鬟f過程中的速率以及安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在運(yùn)輸?shù)倪^程中需要耗費(fèi)大量的人力、物力，稍有不甚便會(huì)造成檔案的遺失。而在信息化管理技術(shù)的基礎(chǔ)之上，采取相應(yīng)的技術(shù)手段便能夠通過互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案的傳遞，這在無形當(dāng)中便減少了運(yùn)輸農(nóng)業(yè)檔案所使用的時(shí)間，提升了傳遞速率，同時(shí)安全性也得到了極大的保證。

3 農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)的新思路

（一）變管理為服務(wù)

在公眾的印象之中，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)檔案管理只不過是一種單純的管理性工作，但是時(shí)代的發(fā)展變化加速了信息時(shí)代的到來。在這樣一種背景下，人們對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案材料的便捷度要求日益提高，這就需要農(nóng)業(yè)檔案管理部門從自身出發(fā)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維，以服務(wù)的理念來指導(dǎo)工作。例如，利用信息化的優(yōu)勢(shì)幫助服務(wù)對(duì)象提供更為完善和豐富的農(nóng)業(yè)檔案資料，將電子檔案進(jìn)行專門分類，以方便他人的查詢等等。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，人們對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案資料以及信息的需求也越來越多，種類也更為豐富，對(duì)獲取農(nóng)業(yè)檔案的速度上也有了更高的要求，所以作為農(nóng)業(yè)檔案管理部門必須要讓自己的管理服務(wù)更進(jìn)一步。

（二）變被動(dòng)為主動(dòng)

傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)檔案管理材料大多是枯燥的紙質(zhì)材料，而信息化時(shí)代的農(nóng)業(yè)檔案管理面對(duì)的是各種電子材料，要想提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，滿足人們的各種要求，農(nóng)業(yè)檔案管理工作就要由被動(dòng)變主動(dòng)。例如，將相關(guān)人員更新后的信息進(jìn)行自動(dòng)上傳與修改，以便在信息需要更新的時(shí)候系統(tǒng)可以主動(dòng)地進(jìn)行提示，避免遺漏。同時(shí)，農(nóng)業(yè)檔案管理部門還需要將檔案服務(wù)進(jìn)行一定的延伸，也就是無論在何時(shí)、何地都能夠?qū)r(nóng)業(yè)檔案進(jìn)行查詢，充分體現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案管理的方便快捷現(xiàn)。

（三）變實(shí)體為虛體

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，信息化時(shí)代的農(nóng)業(yè)檔案資料管理便無需大量的紙質(zhì)材料，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槭褂脽o紙化的信息采集以及操作，根據(jù)不同的需求，檔案的種類以及方式也在悄然發(fā)生著變化，在不斷地豐富。電子檔案數(shù)據(jù)庫的使用，讓農(nóng)業(yè)檔案電子化管理的功能變得更為強(qiáng)大，數(shù)據(jù)的更新速度更快，查詢也更為快捷。

4 農(nóng)業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體舉措

（一）不斷提高農(nóng)業(yè)檔案信息系統(tǒng)化水平

在信息化時(shí)代，要想使農(nóng)業(yè)檔案管理工作有所創(chuàng)新，那么就需要提高信息系統(tǒng)化水平。農(nóng)業(yè)檔案系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)必須要達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，只有如此，各個(gè)環(huán)節(jié)才能夠相互聯(lián)系，進(jìn)而發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，從而不斷提高信息化系統(tǒng)的功能。當(dāng)然，農(nóng)業(yè)檔案的電子系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中會(huì)出現(xiàn)不同的問題，其自然會(huì)使得系統(tǒng)運(yùn)作能力有所下降，從而影響農(nóng)業(yè)檔案工作的順利開展，這也是農(nóng)業(yè)檔案管理部門要不斷提高檔案信息系統(tǒng)水平的一個(gè)重要原因。

（二）做好農(nóng)業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是機(jī)關(guān)進(jìn)行農(nóng)業(yè)檔案信息體系管理的一個(gè)有利措施，不可否認(rèn)，我國的電子檔案信息體系目前還只是停留在對(duì)文件的處理以及系統(tǒng)管理的發(fā)展時(shí)期，進(jìn)一步完善還需要一定的時(shí)間。所以，在這個(gè)時(shí)期，建立以及完善數(shù)據(jù)庫對(duì)進(jìn)一步優(yōu)化農(nóng)業(yè)電子檔案工作以及對(duì)該工作進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新都起著至關(guān)重要的作用。因此，必須要加大數(shù)據(jù)庫分析研究的力度，從而進(jìn)一步創(chuàng)新農(nóng)業(yè)電子檔案工作。

（三）完善相關(guān)制度

就我國目前農(nóng)業(yè)檔案信息管理工作的現(xiàn)狀來看，主要存在以下四個(gè)方面的問題：第一，技術(shù)相對(duì)比較落后；第二，規(guī)范性較差；第三，檔案之間的分享不及時(shí)；第四，工作人員技術(shù)水平較低。農(nóng)業(yè)檔案管理工作要想創(chuàng)新，首先應(yīng)該建立一套較為完善的管理體系來規(guī)范農(nóng)業(yè)檔案的信息工作，其次要不斷提升農(nóng)業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)水平，定期對(duì)其進(jìn)行考核，對(duì)不能符合要求的人員要予以辭退或轉(zhuǎn)崗，從而實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)檔案的有效管理。

5 結(jié)語

信息化在給農(nóng)業(yè)檔案工作注入了生機(jī)的同時(shí)，也為該項(xiàng)工作提供了新思路。農(nóng)業(yè)檔案信息化不僅需要在硬件上進(jìn)行進(jìn)一步的更新，更需要檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變，構(gòu)建適合現(xiàn)代社會(huì)需求的農(nóng)業(yè)檔案管理工作模式，使得農(nóng)業(yè)檔案管理系統(tǒng)更加完善，從而不斷推進(jìn)農(nóng)業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介

黃麗英（1986-），女，廣西橫縣，本科，助理工程師，肇慶市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所，研究方向：農(nóng)業(yè)科學(xué)檔案管理。