關于檔案管理工作的研究與分析

趙立光

摘 要：檔案管理工作是一個企業(yè)內部工作當中最為基礎性的工作內容，一些文檔資料的整理、歸檔、備案都是需要一個規(guī)范化的工作流程和工作方法，檔案里所記錄的資料對企業(yè)發(fā)展具有一定的查考依據。但是隨著科技發(fā)展無紙化辦公已經成為一種必然趨勢，運用多種現代化技術投入實際的檔案管理工作中，也是檔案管理工作提升辦公效率和工作質量的一個保障。本文是根據檔案管理工作的現狀，發(fā)現一些管理方法上的不足，找到關鍵點提出合理化建議，希望能為以后建設合理化檔案管理工作起到一個參考作用。

關鍵詞：檔案管理；管理力度；信息化

我國的檔案管理水平隨著時代變化在不斷的改進和提升，檔案管理工作融合了各種各樣的信息資源，信息量的迅速擴張也導致了檔案管理工作的難度加大。因此在實際工作當找到科學有效的工作方法也是極為重要的，這樣可解決更多實際工作當中所遇到的技術性難題，把一些不健全的管理體系逐漸規(guī)范化，這也是接下來檔案管理工作的工作重點。

1 檔案管理工作的內涵

檔案管理工作不僅是簡單的資料整理和保存的工作，也是具有一定專業(yè)性和規(guī)范性的具體化工作。時代的改革使檔案管理工作更全面，為企業(yè)的發(fā)展提供一定輔助性服務。檔案管理工作更多的是結合了現代化辦公方法，把傳統(tǒng)復雜的工作內容劃繁為簡，有效的節(jié)省了人力和物力，這也是對資源合理利用的最有效途徑。檔案管理工作在現代化信息社會中有著很重要的作用，將檔案管理工作與現代化結合也彰顯了時代發(fā)展的特性。其中檔案管理工作發(fā)展最為明顯的幾個工作方面就是在與時俱進的管理理念上、系統(tǒng)化操作的辦公流程、現代化檔案管理的運營體系等眾多方面，都有著很實質性的轉變。

2 檔案管理工作的現狀

根據國情的發(fā)展，過去的一些年中，我國在檔案管理方面所實行的工作方法比較落后和陳舊，整體的發(fā)展也是比較緩慢的。想更快速的適應這個社會發(fā)展的節(jié)奏就必須開展創(chuàng)新式的檔案管理工作戰(zhàn)略，切切實實的為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到良好的信息支撐作用。隨著相關部門國家政策的提出，我們要把檔案管理實現現代化作為發(fā)展的最基本目標，同時這也將檔案管理工作提升到了一個新的層面，這對于整個檔案管理隊伍和管理制度都有著嚴格的要求。近幾年來通過各部門之間協(xié)同作業(yè)，達成了將檔案管理工作與互聯(lián)網相結合的具體戰(zhàn)略步驟，很多大量堆積的信息也能通過網絡在線查詢，進行更具體、更全面的信息化服務，大大的提高了整個檔案管理工作效率和質量。

3 檔案管理工作的存在的問題和解決辦法

（一）檔案管理工作存在的問題

1.管理制度方面

在檔案管理方面并沒有一套完整統(tǒng)一的管理制度，其中一些方法和內容也是隨著工作經驗的積累和實踐不斷總結出來的。檔案管理工作沒有一定的法律規(guī)范性標準，也讓整個檔案管理工作出現混亂不清的局面。這充分的說明如能有一個對檔案管理統(tǒng)一化的辦法來加以約束和管理，會讓整個工作進行的更順暢和有序。

2.現代化信息技術方面

將以前陳舊的技術方法與新時代的信息技術相接軌，也是檔案管理工作必須要經歷的一個過程。在執(zhí)行過程中人員基本素質和從業(yè)水平有一定的限制，想要更快的實現現代化信息技術就得考慮到人員問題，還有就是對具體工作內容和信息化的匹配的問題。同時加強對現代信息技術檔案管理的重視程度，如果不利用先進的技術是不能滿足我們檔案管理工作的發(fā)展需求的。

3.檔案管理的認識水平

通常我們把檔案管理工認定為收集、分類、組卷、排列等具體的工作步驟，并沒有更深入的了解檔案管理工作的實際作用。一般我們企業(yè)的檔案保存資源受環(huán)境和辦公設備的限制，并不能很全面和細致的進行檔案統(tǒng)一管理，這也造成了很多檔案存在著丟失或者破損現象。這對后期企業(yè)在信息的查閱和了解方面帶來了很大的麻煩，也降低了檔案管理工作的整體質量。因此，提高檔案管理工作的認識水平，也是為了避免這些實際工作當中常出現的問題。無論在管理的理念，還是工作人員的責任心上，如果能上升到一個專業(yè)負責的態(tài)度，也將有利于整個檔案管理工作的實施和開展。

（二）檔案管理工作的解決辦法

1.加強檔案管理的工作管理力度

對于以前的管理規(guī)定和工作方法我們要學會不斷的改革和創(chuàng)新，在不同時期發(fā)展中應該注入一些新的管理理念，不能讓檔案管理工作制度形同虛設，不起實際作用，這也促使我們加強對檔案管理工作的管理力度。首先在檔案管理方面不能堆積拖延，有一個系統(tǒng)工作的時間周期，在有效的時間內完成檔案的歸檔和整理工作；其次是職能部門崗位分工細化，把具體工作落實在每個工作步驟當中，這樣明確了自己的工作內容也就會更加責任化；第三就是現代化信息管理的應用方面，準確有效的利用現代化科學管理手段，融入先進的技術方法，加大檔案管理的儲存性和便捷性。檔案信息具有分散性，需要各部門之間的相互配合和銜接來完成的，因此有效的建立部門之間的協(xié)調性也是有助于開展現代化信息應用的前提條件，這樣信息資源能達到一個共享的標準，也實現了檔案管理的工作目的。

2.樹立正確的工作理念

檔案管理工作常常會被一些圖文影像等專業(yè)的資料所包圍著，我們不能小看這些資料的作用，在工作當中就應該時刻注意自己的工作理念和工作的責任感。因為這些資料是我們國家、社會或者企業(yè)發(fā)展的最原始的資料，同時也為了以后能有一個更穩(wěn)固的發(fā)展而提前打下堅實的基礎，所以我們要高度重視我們的檔案管理工作。樹立正確的工作理念并與實際工作相結合，深刻的意識到檔案管理工作的重要意義和使命。檔案管理人員應該定期有專業(yè)的業(yè)務培訓、專業(yè)檔案管理知識的學習、現代信息技術的實際操作等具體的學習內容，從而在個人專業(yè)知識方面和綜合素質上都要有能達到考核標準和要求。同時要加強他們工作的高度責任感和敬業(yè)精神，有紀律有組織，塑造良好規(guī)范的職業(yè)形象，在工作崗位上給以足夠的發(fā)展空間，才能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人才，這也能保證檔案管理工作的長遠發(fā)展。

3.在檔案管理的配備設施上要不斷的完善

我們所面臨的是信息化社會，在檔案管理過程中不能按照傳統(tǒng)的人工整理模式，需要更專業(yè)的技術手段和配套設施加以配合，來完成更高效的檔案管理工作。在企業(yè)當中的檔案部門一般都是有獨立安全的辦公空間，其空間范圍一定滿足于檔案管理各工作環(huán)節(jié)需要，檔案室、借閱室、辦公區(qū)都要明確劃分，更要注意其中的基本常識的防范問題。比如資料安全防范問題、資料防損壞保護問題等，都應該做以明確的規(guī)定。信息化時代，辦公區(qū)內的辦公設備也一定要齊全，辦公電腦、刻錄機、掃描儀、打印機等相關的現代化管理辦公設備一定盡量齊全，才能保證檔案管理工作正常有效的運行，只有改善了檔案管理工作的辦公環(huán)境，才能更有效的規(guī)范內部資源整合工作的開展。

4 小結

做好檔案管理工作的合理規(guī)劃和管理，在為企業(yè)內部創(chuàng)造更便捷的信息資源的基礎上，也為社會提供更多的信息化服務。所以想要把檔案管理工作做到井井有條科學合理，是需要檔案工作人員們對本職工作的辛勤付出，在實踐工作經驗中不斷的改進工作方法，拓寬專業(yè)領域，與時代發(fā)展的腳步相結合。潛心研究檔案管理工作，在檔案管理工作當中高度認真負責，這樣才能給企業(yè)和社會帶來更穩(wěn)定和更全面的信息化服務。本文也只是從片面的角度對檔案管理工作進行的分析和研究，希望能對一些專業(yè)的檔案管理人員在實際工作帶來一定的參考和借鑒的作用。