現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新思路探究

楊小樂　翟良龍

摘 要：當(dāng)代社會，隨著信息科技的迅速發(fā)展，一系列高效便利的存儲、傳輸、查詢、利用措施廣泛應(yīng)用于檔案管理工作，這不僅對我國醫(yī)院人事檔案管理工作效能的提高大有裨益，更使醫(yī)院整體管理水平有所提升。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院人事檔案管理工作獲得了新的發(fā)展方向，同時也面臨著嚴(yán)峻的考驗。如何順應(yīng)時代發(fā)展需求，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，已經(jīng)成為現(xiàn)代醫(yī)院突破發(fā)展瓶頸應(yīng)予研討的重要課題之一?；诖?，本文對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了綜合性分析，提出了現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理的新方向，并探討了現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理的融合路徑，以期為醫(yī)院檔案管理工作的提升提供有益參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；人事檔案；檔案管理技術(shù)；信息化

人事檔案資源作為服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要資源，實現(xiàn)檔案資源開發(fā)、應(yīng)用效益最大化為目的的人事檔案資源管理信息化建設(shè)成為日前業(yè)界普遍關(guān)注的熱點問題。開展醫(yī)院人事檔案研究的目的在于更好地服務(wù)于廣大職工，更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。當(dāng)前，技術(shù)條件雖已改善，醫(yī)院的服務(wù)水平不斷提高，但對于人事檔案管理的方式、方法卻未能符合全面發(fā)展的目標(biāo)，部分設(shè)施與制度仍存在一定滯后性。對此，醫(yī)院應(yīng)跟進(jìn)發(fā)展需求，基于實際，突破傳統(tǒng)管理辦法的束縛，踏上網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動化的發(fā)展道路，建立穩(wěn)定的醫(yī)療人事檔案管理系統(tǒng)。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)滯后。部分醫(yī)院在人事檔案管理處理過程中，并沒有進(jìn)行深入改革性發(fā)展，依然用陳舊的設(shè)備和系統(tǒng)開展管理工作，使得檔案處理與利用效能低下，發(fā)展緩慢，統(tǒng)計和歸納的完成效果不理想。即便部分醫(yī)院實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，但在管理上和使用程度上仍存在著一定的局限性，甚至只是停留在簡單的電子錄入和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)階段，并沒有真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化。

（二）管理制度有欠健全?，F(xiàn)實中，很多醫(yī)院人事檔案管理制度并不完善，在檔案的保管、借閱、查詢等方面沒有明確的規(guī)定，或者雖有制度但流于形式，沒有得到嚴(yán)格執(zhí)行。這使得一些醫(yī)院出現(xiàn)因檔案保管不善而造成檔案數(shù)量不全、資料不完整等問題，導(dǎo)致部分職工的人事檔案內(nèi)容難以辨識，失去信息處理價值，常常需要重新處理編輯，影響使用效率與處理速度；甚至還有部分人事檔案在歸檔過程中，因操作銜接脫節(jié)而丟失，這些現(xiàn)象都為醫(yī)院人事檔案信息化處理帶來了極大困擾。

（三）業(yè)務(wù)水平有待提高。檔案管理的數(shù)字化、高效化建設(shè)離不開檔案管理專業(yè)技術(shù)人才的支持，因而醫(yī)院在相關(guān)人事檔案工作開展過程中，需要既熟悉人事檔案管理工作，又懂得計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才作為支撐。但從現(xiàn)狀來看，很多醫(yī)院對此并未給予足夠的重視，醫(yī)院檔案管理人員，大多都是非本專業(yè)出身，從事人事檔案管理工作后亦沒有進(jìn)行充足有效的繼續(xù)教育。更有一些因年齡較大，轉(zhuǎn)崗從事檔案管理工作的人員，對于計算機(jī)技術(shù)鮮有涉足，這些因素都嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作整體水平的提高。

2 現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理新方向

信息化時代的到來，使得大量數(shù)據(jù)信息隨之產(chǎn)生，如何保存并有效利用越發(fā)龐大的數(shù)據(jù)信息資源成為人們關(guān)注的焦點?；诖?，云存儲技術(shù)得到開發(fā)與利用，有效緩解了數(shù)據(jù)信息存儲過大的壓力。云存儲具有高速度、大容量、易搜索等特點，相較于傳統(tǒng)存儲方式而言，其設(shè)備數(shù)量更多，分布區(qū)域更廣。這些設(shè)備由網(wǎng)絡(luò)連接起來，并通過計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)協(xié)同式工作，實現(xiàn)了管理的一體化。同時，云存儲突破了單機(jī)存儲的容量、空間及地域限制，能使用戶更加自由、便捷、準(zhǔn)確地獲取數(shù)據(jù)資源，滿足了用戶的現(xiàn)實需求。

人事檔案作為醫(yī)院選用、評估人才的重要參考依據(jù)，做好人事檔案信息服務(wù)也是人事檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容，因此，醫(yī)院人事檔案管理采用云存儲的管理模式，不僅能有效避免無檔、棄檔、“死”檔等情況的發(fā)生，還能減少檔案管理人員的工作量，避免紙質(zhì)檔案遭受磨損與破壞，同時云存儲能有效保證原始檔案信息存儲的完整性，杜絕檔案資料損壞、內(nèi)容遺失等現(xiàn)象，有利于人事檔案的充分利用，更好地發(fā)揮醫(yī)院人事檔案管理的工作職能。

3 現(xiàn)代技術(shù)與醫(yī)院人事檔案管理的融合思路

（一）加強(qiáng)云存儲在人事檔案管理中的應(yīng)用。此舉不僅需要加大技術(shù)研究力度，還應(yīng)加強(qiáng)云存儲管理的理論研究，依據(jù)人事檔案管理之特點，開發(fā)與之適宜的應(yīng)用技術(shù)和服務(wù)方案，實現(xiàn)管理的優(yōu)化。一方面要健全云存儲加密技術(shù)，建立規(guī)范化的管理體系，加強(qiáng)訪問限制問題研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案存儲管理工作規(guī)范、高效開展；另一方面要加大技術(shù)開發(fā)投入力度，完善云存儲管理服務(wù)體系，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)的實時更新、合理備份、安全保管、便捷訪問。此外，還應(yīng)通過云計算技術(shù)的合理運(yùn)用，建立統(tǒng)一的云存儲平臺，將醫(yī)院各部門、各科室的人事檔案信息集中于該平臺上，建立完善的遠(yuǎn)程存儲系統(tǒng)，最大限度滿足檔案的查詢、開發(fā)和利用。

（二）促進(jìn)信息技術(shù)與人事檔案管理資源整合。在人事檔案資源整合中，現(xiàn)代化信息化技術(shù)的應(yīng)用至關(guān)重要，直接關(guān)系到檔案資源整合的最終效果，現(xiàn)實中由于多種條件的限制，人事檔案資源整合中現(xiàn)代化信息化技術(shù)應(yīng)用的廣度與深度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他系統(tǒng)。為此，醫(yī)院檔案管理人員必須充分認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化的必要性和緊迫性，加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)，加大對檔案資源整合的技術(shù)設(shè)備和基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，堅持高起點、高標(biāo)準(zhǔn)；同時加強(qiáng)軟件環(huán)境建設(shè)，切實提高醫(yī)院人事檔案資源整合管理軟件設(shè)計的專業(yè)化程度，努力開發(fā)出既符合人事檔案資源整合需要，又符合人事檔案工作人員使用習(xí)慣的高水平管理軟件；此外，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，堅持長遠(yuǎn)規(guī)劃、全面兼容的理念，為醫(yī)院人事檔案資源整合提供互聯(lián)互通、安全高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐。

（三）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)?，F(xiàn)代信息技術(shù)不僅是一項應(yīng)用技術(shù)，也是一種新式管理理念，這就需要醫(yī)院人事檔案管理人員在掌握這一先進(jìn)技術(shù)、學(xué)習(xí)相關(guān)知識的同時，還要及時更新管理理念，強(qiáng)化現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理高效融合的服務(wù)意識。具體地說，即是要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，加強(qiáng)對人事檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，定期開展理論學(xué)習(xí)和實踐學(xué)習(xí)，使之熟悉信息化技術(shù)操作的相關(guān)理論知識，熟練掌握相關(guān)設(shè)備設(shè)施及軟件的應(yīng)用。例如，重點研究云存儲管理的最新動態(tài)，并從實際工作出發(fā)，探索人事檔案管理與云存儲之間的最佳契合點，實現(xiàn)整體管理效率和個體服務(wù)水平的同步提升。此外，還要重視對人事檔案管理工作人員個人觀念的調(diào)整，使其走出傳統(tǒng)檔案管理，明確自身職責(zé)。

4 結(jié)語

檔案信息化、數(shù)字化是現(xiàn)代檔案學(xué)研究與發(fā)展的重點之一，各個醫(yī)院都應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理辦法，建立高效、穩(wěn)定、科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。但是，也要認(rèn)清信息技術(shù)雖為人事檔案管理工作帶來快捷與高效，同時埋伏著一定的隱患，存在著信息外泄、隱私信息公開的可能性。因此，醫(yī)院檔案管理人員推動檔案管理事業(yè)有序發(fā)展，也要不斷提高安全意識，強(qiáng)化信息技術(shù)的安全定位，保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的完美對等與平衡，使得醫(yī)院人事檔案管理充分發(fā)揮實效，助力醫(yī)院發(fā)展。

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