信息時(shí)代高校檔案管理新方略

曾援

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和自媒體時(shí)代的到來，高校師生對(duì)檔案服務(wù)的職能提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案服務(wù)缺少共享與互動(dòng)，已經(jīng)難以適應(yīng)和滿足當(dāng)下師生用戶的體驗(yàn)需求，且檔案信息的保存與傳遞風(fēng)險(xiǎn)也阻礙了其長期發(fā)展，借助信息建設(shè)來完善檔案管理，已經(jīng)成為時(shí)下檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文以高校檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，分析了信息時(shí)代下高校檔案管理新方向和新措施，以期為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；檔案管理；措施

1 高校檔案管理現(xiàn)狀概述

從字面定義上看，“檔案管理”是指對(duì)實(shí)體檔案或信息檔案進(jìn)行管理，并提供與之相關(guān)的各類型服務(wù)的工作總稱；而從其具體工作流程來看，主要指收集、整理、保管、編目和歸檔、檢索與研究等工作；對(duì)廣大管理者而言，每天工作的重心，即圍繞混亂無序的檔案資料展開，將分散質(zhì)雜的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一整合，按照統(tǒng)一的管理要求進(jìn)行排序和歸檔，便于使用者查詢和借用。當(dāng)前社會(huì)科技發(fā)展呈現(xiàn)出一種必然趨勢——信息化、數(shù)字化、智能化，這些趨勢在各行各業(yè)明顯可見，憑借其快捷性、系統(tǒng)性和科學(xué)化的管理模式及服務(wù)特點(diǎn)，深受使用者重視。檔案管理工作與高校教研事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展之間存在直接關(guān)聯(lián)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，師生生活方式和服務(wù)需求不斷變更的當(dāng)下，高校檔案管理人員更應(yīng)該加快檔案創(chuàng)新與改革的步伐，不斷提高檔案使用效能、使其成為助推高校發(fā)展的核心力量。

2 高校檔案管理存在的不足

第一，資源投入有所不足。此處所謂“資源”并不限于各種計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施，還涵蓋了與檔案工作相關(guān)的各工作人員。正由于上述資源匱乏，所以部分高校檔案管理工作在質(zhì)量、效率以及專業(yè)性方面都出現(xiàn)了不同程度的缺陷，不僅影響了檔案的正常使用，還對(duì)高校教研活動(dòng)的有序開展造成了負(fù)面影響。

第二，檔案利用率普遍較低。相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前我國大多數(shù)高校對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，僅是重視其中的調(diào)查、收集、歸檔等，對(duì)于檔案資源的開發(fā)與利用則鮮有關(guān)注。針對(duì)這一現(xiàn)狀，從側(cè)面解讀，檔案只有被利用才能真正凸顯其價(jià)值所在，否則，即是毫無用處的展品，難以真正實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值。

第三，管理制度不完善。部分高校在檔案管理實(shí)踐中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案借閱不歸還、重要資料丟失、電子信息泄露等現(xiàn)象，制度執(zhí)行率低，不僅對(duì)檔案管理工作本身造成了惡劣影響，同時(shí)連累了檔案所有人、資料項(xiàng)目利益人，甚至導(dǎo)致高校整體承受損失。

3 信息時(shí)代高校檔案管理新方向

自2012年開始，“大數(shù)據(jù)”一詞被越來越頻繁地提及，通常被用作描述海量的信息和數(shù)據(jù)。立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量的數(shù)據(jù)為高校檔案館提供了更為豐富的信息資源和館藏資源，沖破了傳統(tǒng)檔案管理中信息資源缺乏、服務(wù)范圍有限、服務(wù)能力有限的瓶頸。不僅如此，大數(shù)據(jù)技術(shù)還使高校檔案館的館藏信息和資源具有了廣泛的外延，能夠吸收互聯(lián)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)的同時(shí)，還可以吸收用戶在查詢利用檔案信息資源中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。多個(gè)途徑的信息來源，豐富多樣的信息，加快了高校檔案館館藏信息的更新速度，也為檔案管理帯來了豐富信息資源的良好機(jī)遇，為廣大師生用戶享受更加全面的檔案信息服務(wù)創(chuàng)造了條件。

通過檔案信息的開發(fā)，滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)職能的重要內(nèi)容。在以往的高校檔案服務(wù)模式中，用戶的信息需求內(nèi)容和需求目的比較單一，而隨著社會(huì)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，信息需求者與信息提供者的交互性逐漸提高，越來越多的師生用戶對(duì)檔案信息的需求數(shù)量和需求目的逐漸走向多元化、個(gè)性化，不再局限于檔案信息的單項(xiàng)獲取。以用戶體驗(yàn)為例，作為被服務(wù)者對(duì)服務(wù)者的客觀反映，用戶體驗(yàn)強(qiáng)調(diào)信息使用者在接受檔案信息的過程中對(duì)服務(wù)水平的主觀感受，這就要求高校檔案信息提供者要以客戶為中心來提供檔案信息服務(wù)，完善信息平臺(tái)，借助于各類新媒體技術(shù)的優(yōu)勢加快信息平臺(tái)建設(shè)。

4 信息時(shí)代高校檔案管理新措施

從工作內(nèi)容看，高校檔案管理的具體工作范圍涵蓋了對(duì)檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務(wù)等；從工作性質(zhì)看，高校檔案管理工作強(qiáng)度較大、任務(wù)較為繁雜。隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來，高校檔案管理工作將迎來全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機(jī)遇。

（一）統(tǒng)一備份，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)化。信息時(shí)代所帶來的大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與高速處理，因此，對(duì)于當(dāng)前高校檔案管理工作而言，應(yīng)對(duì)既有的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化整合與備份處理，還應(yīng)充分考慮到檔案的安全問題。通常，檔案資源的備份模式是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，但大數(shù)據(jù)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用之后，單獨(dú)的電子檔案的使用效度過低，因此，應(yīng)推動(dòng)校際合作，創(chuàng)設(shè)大規(guī)模數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)地域抑或是區(qū)域覆蓋；同時(shí)，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、傳輸、查詢、管理、使用、檢索等各個(gè)方面標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的統(tǒng)一，進(jìn)而為高校檔案信息資源的開發(fā)、使用和管理提供可遵循的依據(jù)。

（二）重視人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化。對(duì)于高校檔案管理工作而言，人才就是工作發(fā)展的基礎(chǔ)，缺乏人才支撐便將喪失發(fā)展的動(dòng)力。相較于其他領(lǐng)域，檔案管理工作過于枯燥、繁瑣，缺乏發(fā)展空間，因而對(duì)優(yōu)秀人才缺乏吸引力，“招人難、留人難、用人難”已經(jīng)成為檔案人才隊(duì)伍建設(shè)必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問題。檔案管理人員不僅需要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，較好的語言文字能力、歷史文化知識(shí)和外語知識(shí)，還要更新觀念，能夠及時(shí)適應(yīng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息操作技術(shù)，具備運(yùn)用數(shù)字化手段進(jìn)行檔案管理軟件開發(fā)、設(shè)計(jì)維護(hù)網(wǎng)站以及建設(shè)數(shù)字檔案館等方面的能力。對(duì)此，高校應(yīng)加大檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，將其作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性工作，力求打造一支高素質(zhì)、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案工作隊(duì)伍，為高校檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)、高效開展提供強(qiáng)有力的支持。

（三）完善制度，增強(qiáng)檔案信息管理安保力度。高校檔案信息管理制度通常分為檔案審核、檔案借閱、檔案存儲(chǔ)以及檔案級(jí)別調(diào)整等多個(gè)方面在不同的檔案管理階段發(fā)揮著不同的作用，是檔案管理工作不可缺少的組成部分。在檔案審核環(huán)節(jié)，管理人員需要對(duì)高校檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查看，確保檔案信息的完整性；在檔案借閱環(huán)節(jié)，需要根據(jù)管理制度確定的權(quán)限，有序開展借閱活動(dòng)，并對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，以確保檔案的完整性和內(nèi)容的保密性；而在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，則需要做到分類擺放，定期查看，避免檔案出現(xiàn)毀損，失去保存價(jià)值。可見檔案日常安全維護(hù)十分復(fù)雜與艱難。為此，高校必須提高對(duì)安全內(nèi)涵、安全意識(shí)的重視度，并結(jié)合實(shí)踐操作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員基本業(yè)務(wù)技能以及計(jì)算機(jī)技術(shù)、云端處理、大數(shù)據(jù)操作等能力的培訓(xùn)，以切實(shí)提高檔案管理人員專業(yè)技能水平。

5 總結(jié)

信息數(shù)據(jù)浪潮已席卷各行業(yè)領(lǐng)域，在新模式的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已逐漸凸顯出對(duì)檔案開發(fā)利用不適應(yīng)的跡象。因此，高校檔案管理人員應(yīng)積極運(yùn)用信息數(shù)據(jù)，抓住其中發(fā)展機(jī)遇，學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的預(yù)測工具和方法，以積極應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展和用戶需求變化，將高校檔案承載的歷史“信息化”，深入研究收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，促進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)發(fā)展，以更好地發(fā)揮高校檔案信息的功能和作用。

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