計算機檔案管理的影響因素與控制對策探析

溫杏玲

摘 要：隨著科技的不斷進步，計算機檔案管理已經(jīng)得到了廣泛的應用，并且取得了顯著的成效。采用計算機進行檔案管理，是將科技與信息進行有效的整合，也是將工業(yè)與信息進行深度的融合。本文主要分析在使用計算機進行檔案管理的過程中，對檔案管理造成影響的各項因素，以及控制影響的各項策略。

關(guān)鍵詞：計算機；檔案管理；影響因素；控制對策

由于社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，當前社會群體對檔案信息的需求日益增重，提升檔案管理的質(zhì)量與效率成為檔案管理中較為重要的一項工作，而在這過程中存在許多制約因素，還需得到妥善的解決。

1 計算機檔案管理的特征

1、信息數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案通常都是采用紙質(zhì)的形式，在檔案的收集與管理方面較為繁雜，并且在搜索與查看以及修改等方面也缺乏一定的便利性，另外也造成了紙張的大量浪費。而數(shù)字化檔案管理不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)以上方面的優(yōu)化，在檔案傳遞方面也較為方便快捷。使用計算機進行檔案管理，對檔案管理走向數(shù)字化起到重大的推動作用，從很大程度上加大了檔案的使用率，而且還能適當減少人工管理檔案的各項成本，除此之外，其還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案保存的永久性。

2、管理智能化

使用計算機進行檔案管理的最大優(yōu)勢在于其對信息處理方面具備較強的高效性。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，社會群體對檔案信息的需求日益增強，傳統(tǒng)的檔案管理形式已無法應對新形勢的不斷發(fā)展。通過計算機中不同的數(shù)字化以及信息化管理軟件，只需對檔案信息進行單次的錄入，計算機便能夠?qū)n案進行各種處理，（1）保存；（2）分類；（3）統(tǒng)計；（4）查詢[1]。以上操作均能夠通過計算機進行處理以及完善，由此可見，通過計算機進行檔案管理能夠真正實現(xiàn)管理的智能化。例如，我校今年開始使用中山文檔平臺系統(tǒng)，其管理就非常智能，主要分為政務公開、檔案中心、檔案編研、圖書資料、地方志館以及綜合業(yè)務幾大類，政務公開主要負責將學校里的一些新聞以及最新規(guī)定告知給大家，而檔案中心主要負責將各種檔案幾種起來，例如考生檔案、會計檔案、視頻檔案等等，而圖書資料主要是方便老師和學生進行資料查閱。該系統(tǒng)平臺的操作就具有極大的智能化，方便了學生以及老師的操作。

3、信息共享化

當前檔案管理系統(tǒng)已逐漸達到網(wǎng)絡(luò)化信息檢索，其效果較為顯著。采用計算機進行檔案管理，是在管理過程中融入了以下幾方面的技術(shù)：（1）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；（2）移動通信技術(shù)；（3）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；（4）智能終端技術(shù)；（5）智能信息檢索技術(shù)。將以上各方面技術(shù)相融合后建立檔案信息檢索網(wǎng)，其具備兩大優(yōu)勢，第一是功能強大；第二是覆蓋面較廣。其能夠完成多種信息檢索方式，分別為：（1）單機檢索；（2）在線檢索；（3）網(wǎng)絡(luò)檢索。并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享。例如今年，我校使用中山文檔平臺系統(tǒng)就具有很強的信息共享性，其系統(tǒng)平臺下的政務公開、圖書資料以及地方志館等都具有公開性，只要擁有賬號就能夠?qū)W校的一些最新公告以及規(guī)定，對學校圖書館里的資料進行下載查閱，對地方志館里的資料進行下載等等，都說明了該系統(tǒng)平臺的信息共享化。

2 影響管理質(zhì)量的各項因素

1、缺乏安全性

計算機檔案管理的基礎(chǔ)是保證數(shù)字檔案的準確性，但由于在管理檔案管理的過程中，需進行檔案的錄入、保存以及傳輸處理等，對數(shù)字檔案而言，很難恢復其原有的樣式，尤其是經(jīng)歷過掃描處理以及傳輸后的數(shù)字檔案，有時會因計算機病毒而遭受到損害，使其原有的形式遭到破壞，嚴重者會導致整個文件的損壞。除此之外，由于計算機能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，在對檔案進行上傳以及下載的過程中，對檔案的保密性以及安全性造成了嚴重的威脅[2]。因此，在通過計算機進行檔案管理的過程中，如何采取有效的措施提升其準確性以及完整性，并促使其更加安全可靠，成為相關(guān)人員需要進一步研究與思考的問題。

2、缺乏統(tǒng)一的管理標準

使用計算機進行檔案管理獲得了大眾的一致好評，與此同時各種不同的檔案管理系統(tǒng)也逐漸出現(xiàn)，盡管相關(guān)系統(tǒng)軟件較多，但是普遍存在一種重要的問題，當前在我國，針對檔案管理系統(tǒng)還缺乏統(tǒng)一的標準，并且缺少相關(guān)部門擬定的指導性意見，導致各類檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)大不相同，并且數(shù)據(jù)格式無法具備兼容性，對我國創(chuàng)建全國性網(wǎng)絡(luò)化檔案管理造成一定的阻礙。

3、人員素質(zhì)的影響

在我國，從多年前已開始采用計算機進行檔案管理，但大多數(shù)管理人員的管理理念仍未得到轉(zhuǎn)變。主要體現(xiàn)在以下幾方面：第一、部分管理人員對檔案的歸檔以及存儲還缺乏相關(guān)的意識，經(jīng)常將數(shù)字檔案看成是對紙質(zhì)檔案進行補充或者將數(shù)字檔案作為傳送紙質(zhì)檔案的一種形式，在檔案管理過程中無法充分的意識到數(shù)字檔案的重要性；第二、少數(shù)管理人員認為沒有必要對數(shù)字檔案進行歸檔以及存儲，并且只要原始紙質(zhì)檔案還有所保留，即無需對數(shù)字檔案進行各項管理；第三、部分管理人員片面的以為采用計算機進行檔案管理僅僅是為了查閱檔案時便于查找以及搜索等。檔案管理人員對數(shù)字化檔案管理的意識淺薄，在使用計算機進行檔案管理的過程中，對檔案管理的質(zhì)量造成嚴重的影響。

3 提升管理質(zhì)量的各項策略

1、加強建設(shè)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施

在使用計算機進行檔案管理的過程中，加強建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施，能夠有效保證檔案信息實現(xiàn)以下幾種特性：（1）準確性；（2）可靠性；（3）完整性；（4）安全性[3]。并且能夠有效推動檔案管理的長效發(fā)展。管理部門以及管理人員在強化紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，需加強建設(shè)檔案的數(shù)字化進程，加大各方面的投入力度，采用各種有效的措施，將全部的紙質(zhì)檔案合理轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，例如采用手工錄入的方式，或者采用掃描錄入的形式，努力實現(xiàn)數(shù)字檔案覆蓋的全面性，為計算機檔案管理的優(yōu)化奠定堅實的基礎(chǔ)。

2、促進檔案數(shù)據(jù)庫管理的規(guī)范化

首先，應加強管理檔案信息資源，將各種檔案信息資源進行全面的整合，促使資源的總量得到增加，并且有效提升信息資源的質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源的結(jié)構(gòu)；其次，加強建設(shè)信息資源共享平臺的形式以及層次，積極創(chuàng)新檔案管理的服務機制，促使信息資源逐漸走向公開化，實現(xiàn)資源的共享以及資源的再次利用；最后，積極促進檔案管理環(huán)境的優(yōu)化，創(chuàng)建檔案管理長效發(fā)展體制，全面提升檔案信息資源的開發(fā)利用能力。除此之外，還應努力實現(xiàn)檔案管理標準的統(tǒng)一性，促使檔案管理的數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化逐漸得到規(guī)范。

3、完善檔案管理章程

針對當前多數(shù)管理人員對檔案管理意識淺薄的問題，須進一步完善數(shù)字檔案管理的相關(guān)制度。主要體現(xiàn)在以下幾點：第一、計算機中的所有文檔資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)必須得到有效的整理以及歸檔；第二、命令禁止相關(guān)人員將相關(guān)文檔資料、各項數(shù)據(jù)信息以及計算機配置參數(shù)等通過各種形式傳播至無關(guān)人員；第三、針對涉及安全性的重要文檔資料以及數(shù)據(jù)信息等必須妥善保管，必要時需進行加密存儲以及數(shù)據(jù)備份；第四、外來人員需要對相關(guān)文檔資料以及數(shù)據(jù)進行查閱時，應由管理人員代為查閱，并且只能提供與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的資料信息。相關(guān)部門在完善檔案管理制度的同時，還應加大監(jiān)管力度，以確保數(shù)字檔案管理的合理化以及規(guī)范化。

4、加強建設(shè)管理人才

在使用計算機進行檔案管理的過程中，要求管理人員具備以下幾種特性：第一是技術(shù)性；第二是專業(yè)性；第三是服務性[4]。因此，相關(guān)部門應加強管理人才隊伍建設(shè)。在管理人員的聘用時，應盡量選擇專業(yè)院校畢業(yè)的人才，從本質(zhì)上強化管理人員的整體素質(zhì)；另外，在工作過程中還應定期對管理人員進行相關(guān)的培訓，并積極鼓勵管理人員參與信息技術(shù)相關(guān)的考核等，為數(shù)字檔案管理的長效發(fā)展提供有效的保障。

4 結(jié)語

檔案信息是社會信息系統(tǒng)的主要組成因素，因而加強管理檔案信息的工作尤為重要。而各項硬軟件設(shè)施以及檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量能夠直接影響到檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量，要使檔案管理系統(tǒng)具備科學性以及高效性，必須控制好各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量，并對可能造成影響的各項因素進行深入的分析與探究，及時采取相應的措施進行改進，促使數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量以及效率均能得到進一步的提升。

參考文獻

[1]陳閏.計算機檔案管理的影響因素與控制對策探析[J].檔案時空，2015，（04）：7-9.

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[3]徐志敏.計算機檔案管理信息系統(tǒng)的安全保護[J].辦公室業(yè)務，2007，（03）：38-40.