淺析如何提升辦公室檔案管理效率

石貞貞

檔案管理作為辦公室工作的重要組成部分，關(guān)系著各個部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。近年來，我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，在市場經(jīng)濟條件下，若要提升辦公室檔案管理的效率，就必須不斷革新管理模式和辦法，根據(jù)時代的發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檔案管理手段，促使辦公人員能準確、快速、便捷地檢索與查詢相關(guān)信息，進而提升辦公室整體工作效率和質(zhì)量。目前，辦公室檔案管理中還存在管理人員素質(zhì)較低、檔案管理重視程度不高、未能合理運用信息技術(shù)等問題，這無疑嚴重影響了檔案管理效率的提升，因此，必須在深入研究這些問題的基礎(chǔ)上，遵循檔案管理的基本原則，不斷創(chuàng)新管理手段和機制，制定更加切實可行的檔案管理策略，學(xué)習(xí)和掌握各種新理念、新知識、新技巧，以順應(yīng)當前的社會發(fā)展形勢，增強辦公室檔案管理的時效性。

一、辦公室檔案管理需遵循的原則

（一）嚴謹性原則

隨著人們生活和工作節(jié)奏的逐漸加快，辦公室檔案管理的效率要求也越來越高，檔案管理人員不僅需要記錄和傳達多種多樣的信息，而且需要組織與協(xié)調(diào)各部門人員保質(zhì)保量的完成工作任務(wù)。這些煩瑣的管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格遵守嚴謹性原則，秉持認真細致的態(tài)度，增強檔案管理工作的準確性和細致性。檔案管理人員必須關(guān)注工作細節(jié)，并根據(jù)管理層要求及時協(xié)調(diào)和輔助相關(guān)部門的工作，以便順利完成檔案管理的各項任務(wù)。此外，對公司內(nèi)部資料及相關(guān)信息，檔案管理人員必須妥善保管，而對于機密文件更要加強保密力度，禁止向任何人泄露相關(guān)信息，更不能利用自身的職務(wù)便利越權(quán)行事或謀取不正當利益，在遵循嚴密性原則的同時增強自身的職業(yè)道德。

（二）合作性原則

辦公室檔案管理并非機械、被動地接受和保存文檔，而是要和其他部門、科室及時溝通，搜集相關(guān)文件，并進行準確歸檔?？梢姡粢嵘k公室檔案管理效率，還必須遵循合作性原則，及時了解內(nèi)部信息和外部信息，并運用相關(guān)技巧進行協(xié)調(diào)，確保管理工作順利完成。需要注意的是，合作性原則不僅要求檔案管理人員增強自身合作意識，還要求他們必須秉持客觀的態(tài)度與立場，并提升自身的溝通能力。

（三）準確性原則

檔案管理在辦公室工作中起著重要的橋梁和紐帶作用，因此，檔案管理工作人員若想為各部門領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確的信息，就必須及時收集、整理、歸納相關(guān)的有用信息，同時還必須遵守準確性原則。此外，檔案管理人員還必須具備較強的責任心與全局觀念，能夠準確體會和理解辦公室的發(fā)展策略、經(jīng)營戰(zhàn)略，并以客觀、公正的態(tài)度記錄會議內(nèi)容、整理相關(guān)資料，以確保信息真實有效。只有這樣，才能為辦公室各個部門提供更加精細化、精準化的信息，進而促進辦公室工作順利開展。

二、當前辦公室檔案管理中存在的問題

（一）管理人員素質(zhì)不高

目前，我國許多企業(yè)與單位都開始重視辦公室檔案管理，但總體而言，辦公室檔案管理仍然未能實現(xiàn)其應(yīng)有價值，究其根本原因，則是檔案管理人員素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)水平有待提升。尤其在檔案管理、檔案分類等方面，許多辦公室檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高。檔案分類若不合理，就會導(dǎo)致檔案信息無法得到有效利用，而要獲取有用信息則需要花費更多時間，這無疑會嚴重影響辦公室工作的整體效率。此外，一些辦公室檔案管理人員缺乏必要的基礎(chǔ)理論知識，部分管理人員甚至未能充分認識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致其在工作過程中出現(xiàn)態(tài)度不端正、理念意識落后等問題，直接影響了檔案管理的效率。

（二）管理制度不健全

要推動辦公室檔案管理工作的順利開展，就必須健全管理制度，制定切實可行的規(guī)章條例。檔案管理制度主要包括收集機制、檔案分類、查閱借閱規(guī)定、保管期限、歸整規(guī)范、介質(zhì)區(qū)分等，可見，從新資料的產(chǎn)生到資料使用周期的結(jié)束，檔案管理制度貫穿始終。若要完善和健全檔案管理制度，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)必須充分重視檔案管理工作，但目前大部分辦公室仍未建立單獨的檔案管理資料室，更缺乏系統(tǒng)、合理的檔案管理體制，導(dǎo)致檔案管理工作整體效率低下，結(jié)構(gòu)機制混亂。

（三）檔案管理重視程度不夠

調(diào)查顯示，當前許多企業(yè)和單位并未重視辦公室檔案管理工作，甚至將辦公室檔案管理等同于合同文件管理，將檔案管理工作視為辦公室人員的附屬性工作。許多辦公室的檔案管理工作也僅局限于人事檔案管理以及合同文件管理，對其余信息與材料的管理則甚少涉及。除此之外，由于相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致許多重要材料和機密信息都交由普通工作人員整理和保存，一旦人員出現(xiàn)流動，這些機密信息就會存在流失風險，進而對辦公室乃至整個企業(yè)和單位工作造成嚴重影響。

三、提升辦公室檔案管理效率的主要策略

（一）增強管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)

相關(guān)部門應(yīng)當組織辦公室檔案管理人員參加各種各樣的專業(yè)技能培訓(xùn)，增強他們對辦公室檔案管理工作的靈活性、準確性、嚴謹性的認識，并及時了解最新的專業(yè)技巧和理論知識。此外，檔案管理人員也應(yīng)當自覺提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德水平，更加客觀、公正、合理地處理檔案信息。同時，辦公室檔案管理人員要全面系統(tǒng)地了解和把握職位要求，并在此基礎(chǔ)上及時改正自身不足，提升自身的工作勝任能力，進而做好本職工作。除此之外，檔案管理人員時常會面臨工作調(diào)動，這就要求檔案管理者必須在動態(tài)職業(yè)環(huán)境中，學(xué)會處理相關(guān)工作關(guān)系，并遵守職業(yè)道德，嚴守機密信息。與此同時，辦公室檔案管理人員還應(yīng)當提升自身的協(xié)調(diào)能力，并能夠恰當處理人際關(guān)系，為檔案管理打好基礎(chǔ)。

（二）加強日常維護與管理

辦公室檔案管理系統(tǒng)還包括檔案的維護與更新，所以，辦公室檔案管理者首先應(yīng)當建立科學(xué)的檔案管理體系，在此基礎(chǔ)上時常整理、更新、歸納之前保存的檔案，并對新進檔案及時進行保存、整理，以便為各個部門人員及時提供所需資料，節(jié)省辦公室工作時間，進而提升辦公室整體工作效率。除此之外，還應(yīng)當適時學(xué)習(xí)和借鑒新型檔案管理知識，針對檔案類型選取不同的管理模式，進行科學(xué)的整理與分類，以更加科學(xué)、嚴謹?shù)膽B(tài)度維護與管理辦公室檔案。

（三）合理運用信息技術(shù)

若要提升辦公室檔案管理效率，還應(yīng)當及時采用更加便利的信息技術(shù)手段。目前，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化已經(jīng)成為主要趨勢，隨著辦公自動化的演進，檔案收集可以逐漸實現(xiàn)自動獲取、程序保存、主觀識別等，這樣做，一方面可以增強檔案管理的便捷性和靈活性，另一方面也可以有效減輕辦公室檔案管理人員的工作負擔。所以，辦公室檔案管理人員必須順應(yīng)當前的社會發(fā)展形勢，積極學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的信息技術(shù)，并將其合理運用于檔案管理工作，以提升工作效率和質(zhì)量。

（四）科學(xué)設(shè)置檔案管理組織

相關(guān)部門應(yīng)當設(shè)置專門的辦公室檔案管理崗位，并安排專職人員進行信息錄入、收集、修改、歸檔、核對和更新等工作，以增強檔案管理的時效性。除此之外，還應(yīng)當完善檔案管理制度，以授權(quán)形式約束借調(diào)檔案、查閱資料等情況，以便增強檔案管理的保密性，防止檔案信息外泄。同時，還應(yīng)當構(gòu)建一個上下銜接、及時溝通的檔案收集系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上明確檔案管理人員、各部門領(lǐng)導(dǎo)的具體職責，確保檔案管理的每個環(huán)節(jié)工作都能夠落實到位。此外，還要將檔案收集工作滲透到辦公室工作程序、崗位職責、工作計劃中。各部門負責人也應(yīng)當支持和幫助檔案管理人員順利開展相關(guān)工作，并通過整理、收集和歸檔，將檔案完整、齊全、準時地移交相關(guān)部門。

（五）提升檔案管理的重視程度

充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，不僅要不斷完善辦公室檔案管理機制，還應(yīng)當采取各種措施，引導(dǎo)各部門充分重視檔案管理工作，并對其形成正確認知。首先，必須提高辦公室檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度。組織他們進行定期或不定期培訓(xùn)，幫助檔案管理人員掌握豐富的檔案管理知識與技巧，并在此過程中自覺認識到檔案管理對辦公室工作的意義。其次，要建立科學(xué)的獎懲制度，一方面可以約束和督促檔案管理人員以更加認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度處理相關(guān)檔案信息，并自覺保守機密信息。另一方面還能夠激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，增強他們在工作過程中的成就感。只有提升檔案管理重視程度，才能夠構(gòu)建和完善檔案管理工作體系，并協(xié)調(diào)各個部門人員共同為檔案管理工作貢獻力量。

（六）及時轉(zhuǎn)變管理理念

任何工作若無法及時更新工作理念，就會逐漸喪失工作效率，進而被時代淘汰，辦公室檔案管理工作亦是如此。因此，辦公室檔案管理人員必須根據(jù)當前的時代發(fā)展形勢和實際工作情況，及時更新工作理念，改革檔案管理模式和方法，創(chuàng)建新的檔案管理機制，并積極參加相關(guān)講座和培訓(xùn)，了解最新的檔案管理知識與技能，增強日常管理工作的實效性。此外，相關(guān)部門還應(yīng)當及時革新辦公室檔案管理人員的聘任制度，以便吸收新成員和新動力，督促檔案管理人員加強學(xué)習(xí)，不僅要掌握必要的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)當了解最新的檔案管理理念，在此基礎(chǔ)上革新管理模式。

綜上所述，辦公室檔案管理工作對單位的長遠發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)的決策制定都起到重要作用。它是辦公室工作的重要組成部分。從某種程度上看，辦公室檔案管理工作的效率不僅對辦公室工作效果有直接影響，而且還對資源配置、協(xié)調(diào)各部門工作、工作模式改革都具有重要影響。只有合理開展檔案管理工作，才能夠使管理者在制定相關(guān)決策和制度時及時查閱所需資料，并根據(jù)查閱信息真實，全面的了解相關(guān)情況，進而提高工作效率，為進一步開展工作打好基礎(chǔ)。當前辦公室檔案管理工作中還存在諸多不容忽視的問題，這顯然影響了檔案管理工作效率，而若要切實解決這些問題，就必須協(xié)調(diào)各個部門，綜合運用各個部門的力量，不斷革新工作理念，并學(xué)習(xí)和借鑒各種新知識、新技能，順利解決檔案管理者遇到的各種難題。

（作者單位：南陽師范學(xué)院）